Central de Riscos

Para realizar a gestão de riscos será necessário identificar os riscos existentes na organização e analisar alternativas possíveis para solucionar esses problemas, considerando recursos disponíveis, prazos, custos envolvidos e, em alguns casos, acompanhando essas ações frequentemente. Todas essas ações podem ser realizadas por meio da Central de Riscos.

O submenu Central de Riscos fica localizado na segunda posição dentro do módulo de Gestão de Riscos.

Listagem dos Riscos

Na listagem dos riscos, cada risco terá os dados de Código e Nome do Risco, exibidos na primeira linha, possuindo link que ao clicar abrirá a tela do risco na etapa Identificar no modo de visualização, se o usuário for somente usuário de consulta, e no modo de edição, se o usuário for responsável pelo contexto do risco na configuração de categoria onde esse risco foi criado. Na segunda linha será exibido o nome do Contexto relacionado ao risco.

Além disso, o card do risco também possui um botão de ação. Esse botão abrirá o risco em formato de edição para que as informações sejam preenchidas e ele sempre terá o nome da próxima etapa que precisa ser realizada no risco. Portanto, se o risco foi preenchido até a etapa Identificar o botão virá com o nome Analisar, se ele tiver sido preenchido até a etapa Analisar seu botão será Avaliar e, após a primeira avaliação realizada, enquanto estiver em reavaliação, ele sempre manterá o botão de Reavaliar.

Ao clicar na seta de ações do risco, é possível realizar algumas ações.

• Editar: A edição dos riscos só poderá ser feita pelos responsáveis do contexto que o risco foi cadastrado. Ao clicar no botão, abrirá a etapa Identificar para edição, independente de qual etapa o risco está.

• Visualizar: A visualização dos riscos poderá ser feita tanto pelos responsáveis quanto os usuários de consulta do contexto que o risco foi cadastrado. Ao clicar no botão será direcionado para a etapa Identificar somente em modo visualização.

Nota

Nas ações de Editar e Visualizar apenas as etapas do risco que já foram realizadas aparecerão habilitadas. As demais etapas ficarão desabilitadas até que sejam preenchidas a primeira vez.

• Remover: O risco só poderá ser removido pelos responsáveis do contexto e somente se não possuir vínculo com o sistema. Ao remover um risco, irá gerar uma janela para confirmação da ação.

Quando a ação for confirmada aparecerá uma validação em tela e o risco será removido permanentemente, ou seja, não constará nem no banco de dados.

O risco possui vínculo com sistema quando possuir tarefas de plano de ação em execução, pois estas são processos que foram iniciados no módulo de Processos.

A opção Remover ficará disponível, mas ao selecioná-la irá gerar um erro em tela informando que não é possível removê-lo.

Nota

Quando um usuário de consulta de um contexto clicar na seta de ações do risco, ele só terá acesso a opção Visualizar. Portanto, as demais opções aparecerão desabilitadas para ele.

Ao atingir o prazo da frequência de reavaliação, aparecerá um ícone para identificar que este risco precisa ser reavaliado.

Ele sumirá após o usuário reavaliar o risco e salvar as mudanças.

Quando um risco for encerrado, aparecerá a tag Encerrado e ao posicionar o cursor em cima da tag será informado a data e hora do encerramento.

Quando um risco estiver encerrado, seu botão de ação será de Visualizar e quando clicado irá fazer a mesma ação que a opção Visualizar da seta de ações do risco.

Ao clicar no ícone de três pontos ao lado do botão de etapa, abrirá a aba de detalhes do risco contendo mais informações.

Os campos Autor e Criado em serão preenchidos automaticamente na criação do risco, sendo respectivamente, o criador do risco e sua data de criação.

Pesquisa de Riscos

Para pesquisar por um risco basta realizar uma pesquisa na barra superior. Digite o termo que se quer pesquisar em Pesquisar riscos.

A pesquisa poderá ser realizada na Categoria Atual, nas Subcategorias e em Todos.

• Categoria Atual: Irá realizar a pesquisa apenas na categoria em que a pesquisa está sendo realizada.
• Subcategorias: Realizará a pesquisa na categoria e subcategoria em que a pesquisa está sendo realizada.
• Todos: Realizará a pesquisa em todas as categorias existentes no módulo Gestão de Riscos.

Caso a pesquisa não traga nenhum resultado será exibida uma mensagem de que a pesquisa não retornou resultados.

Ordenação

Na Central de Riscos é possível ordenar os riscos para que sejam exibidos de acordo com o que o usuário precisa. Para ordenar clique na opção Situação que é a opção selecionada por padrão ao abrir a Central de Riscos.

Os riscos podem ser ordenados por Código, Nome, Contexto, Tipo de Risco, Origem, Situação e Data de criação, de forma ascendente ou descendente. Por padrão eles serão ordenados por Situação em ordem ascendente.

Nota

Além da ordenação padrão que pode ser alterada pelo usuário. Os riscos sempre são ordenados também por Data de criação. Ou seja, primeiramente eles são ordenados pela ordenação selecionada e em seguida, caso haja “empate”, o desempate será realizado pela Data de criação do risco.

Caso os riscos sejam ordenados por: Contexto, Tipo de Risco, Origem, Situação ou Data de Criação eles terão agrupadores para separá-los.

Filtro

Os riscos também poderão ser filtrados por Situação, Status, Origem, Impacto, Probabilidade, Contexto e Tipo de Risco.

• Situação: Marque para encontrar riscos pela situação em que ele se encontra, ou seja, em qual etapa ele está no cadastro do riscos. Pode ser escolhido entre Analisar, Avaliar, Reavaliar e Visualizar.

• Status: Marque para encontrar os riscos por seu status. Podem ser encontrados riscos com status Aberto ou Fechado.

• Origem: Marque para encontrar riscos por sua origem. As origens podem ser Interno e Externo.

• Impacto: Marque para encontrar riscos pelo impacto cadastrado nele. Os impactos que podem ser pesquisados vão depender das configurações realizadas no Apetite de Riscos da categoria em que se está realizando o filtro.

• Probabilidade: Marque para encontrar riscos pela probabilidade cadastrada nele. As probabilidades que podem ser pesquisados vão depender das configurações realizadas no Apetite de Riscos da categoria em que se está realizando o filtro.

• Contexto: Marque para encontrar riscos pelo contexto cadastrado nele. Aparecerão apenas os contextos configurados na categoria em que se está realizando o filtro.

• Tipo de Risco: Marque para encontrar riscos pelo tipo de risco cadastrado nele. Todos os tipos de riscos cadastrados no sistema aparecerão para realização do filtro.

Após escolher as opções de filtro desejadas, clique em Aplicar, então deverá exibir os riscos conforme o filtro realizado.

Podem ser escolhidos vários filtros, podendo assim especificar mais a exibição dos riscos. Porém, só será possível escolher uma opção por filtro, ou seja, não é possível realizar o filtro por dois contextos ou dois tipos de riscos diferentes. Para que todos os riscos da categoria sejam exibidas novamente, clique em Limpar.

Atenção

Ao acessar a Central de Riscos serão exibidos apenas os riscos que o usuário possui acesso, seja como responsável pelo contexto ou como usuário de consulta.

Configurando Categorias

Ao acessar a Central de Riscos, você terá uma visão da lista de categorias criadas. Essas categorias têm como objetivo estruturar a Central de Riscos de acordo com as necessidades específicas da organização. Você pode segmentá-las por unidades, como "Unidade de Joinville", "Unidade de Blumenau" e "Unidade de Florianópolis", ou por áreas funcionais da empresa, como Recursos Humanos, Comercial, Financeiro, Qualidade, Atendimento e Produção.

Não é possível adicionar riscos na categoria raiz.

Após a criação de categorias haverão situações em que não será possível adicionar riscos dentro da categoria. São eles:

• Se a categoria não possuir nenhum Contexto cadastrado. Nesse caso, será necessário realizar o cadastro de um contexto dentro da categoria, podendo ser criado a qualquer momento pelo usuário responsável pela categoria.
• Se o usuário logado não for responsável por nenhum Contexto dentro da categoria criada. Mesmo usuários que são responsáveis pela categoria, não poderão criar riscos nela se eles não forem responsáveis por nenhum contexto.

Nota

Usuários de consulta poderão ver os riscos criados, porém, não poderão criar novos riscos se não forem responsáveis pelo contexto.

Nota

A configuração da Categoria é fundamental, pois é nela que são definidos os Responsáveis, Contextos, Frequência de reavaliação, Usuários autorizados para consulta e os termos contidos no Apetite de risco.

Atenção

Ressaltamos que a configuração de um Novo Risco ou Categoria só é possível após a criação do Contexto e do Tipo de Risco. Portanto, é crucial criar esses registros previamente para uma integração eficaz.

É possível organizar as categorias por subcategorias, criando uma hierarquia entre elas de até três níveis. Para incluir uma subcategoria, é simples: basta selecionar a categoria desejada e clicar no ícone de edição.

Em seguida, é necessário clicar no ícone para adicionar uma subcategoria (+).

Com isso, aparecerá uma janela para a configuração desta nova categoria.

Nota

Cada categoria ou subcategoria terá configurações próprias para o Apetite de Risco.

Para remover uma categoria ou subcategoria, basta clicar no ícone de exclusão (x).

Em seguida, uma mensagem será exibida na tela, alertando que, caso a categoria contenha subcategorias, estas também serão removidas.

Após confirmar a remoção, outra mensagem será exibida, confirmando que a operação foi realizada com sucesso.

Atenção

Caso a categoria possua riscos criados dentro dela ou subcategorias que possuam riscos, elas não poderão ser excluídas. Isso ocorre porque a exclusão dessas categorias poderia comprometer a integridade dos dados, uma vez que existem informações associadas a elas.

Ao tentar excluir uma categoria nessas condições, será exibida uma validação em tela informando o motivo da impossibilidade de remoção.

Ao clicar no ícone de engrenagem de uma categoria, uma janela para fazer a edição dos dados será exibida.

Após a edição dos dados, basta clicar no botão Salvar.

Para criar uma nova categoria, clique no ícone de tag.

Em seguida, uma nova janela contendo três abas será exibida, permitindo que insira os dados necessários para configuração da categoria.

Configuração dos Dados

Na primeira aba, chamada Dados, teremos três campos para preenchimento.

• Nome: Insira um nome para a categoria. Esse é um campo obrigatório e possui limite de 64 caracteres.
• Responsáveis: Selecione um ou mais grupos, papéis ou usuários que serão responsáveis pela categoria. Esses usuários poderão editar a categoria e configurar Contextos e Responsáveis a cada um deles por meio da categoria.

Nota

No campo Responsáveis será possível escolher qualquer usuário existente no sistema, porém, somente usuários com permissão no módulo poderão ver o módulo e suas categorias.

• Descrição: Insira uma descrição para a categoria. Esse campo não é obrigatório e possui limite de até 2000 caracteres.

Configuração dos Contextos

Após definir o nome da categoria e seus Responsáveis, é possível criar um ou mais Contextos para ela. É importante observar que uma categoria pode ser salva sem ter um Contexto, no entanto, para criar novos riscos dentro dessa categoria, é necessário que ela tenha pelo menos um Contexto adicionado a ela. Além disso, é possível designar responsáveis para cada Contexto criado nesta categoria e incluir Usuários de Consulta, que podem ser usuários individuais, grupos ou papéis.

Para configurar um Contexto, basta clicar em "Adicionar contexto".

Então ficarão disponíveis alguns campos para serem preenchidos.

• Contexto: Esse campo é autocomplete e obrigatório, ao tentar digitar o nome aparecem sugestões de contextos existentes. Para configurar um Contexto, é necessário que ele tenha sido previamente criado no módulo Gerenciar Contextos. Para mais informações sobre como criar novos contextos acesse o manual Gerenciar Contextos

Nota

Não é permitido criar dois contextos iguais em uma mesma categoria. Por isso, quando criado novos Contextos, os que foram previamente selecionados ficarão desabilitados em novas configurações.

Nota

Não é permitido alterar o Contexto já existente dentro de uma categoria. Por esse motivo, ao tentar editar um contexto o nome aparecerá desabilitado para edição.

Após selecionar um Contexto, você terá a opção de escolher se ele terá uma frequência de reavaliação dos riscos associados para monitoramento. Para isso, habilite a opção Adicionar frequência de reavaliação em riscos deste contexto.

• Frequência de Reavaliação: Esse campo serve para definir a recorrência da verificação dos riscos associados ao contexto. Em Quantidade adicione o tempo em número inteiro que será realizado a reavaliação e em Unidade é possível escolher entre as unidades de medida de tempo Dia(s), Semana(s), Mês(es) e Ano(s).

• Responsáveis: Nesse campo será definido os responsáveis por esse contexto. Os responsáveis desempenham um papel fundamental na supervisão e gerenciamento eficaz dos riscos associados. Eles são os principais indivíduos ou grupos encarregados de tomar medidas adequadas em caso de identificação ou ocorrência de qualquer risco dentro do Contexto estabelecido. Essa definição é obrigatória, pois garante que haja clareza sobre quem é responsável por quais aspectos do monitoramento e tratamento de riscos.

• Usuários de Consulta: Esse campo é opcional. Podem ser selecionados entre usuários individuais, grupos ou papéis dentro da organização. Sua função é acompanhar de perto o desenvolvimento e a evolução dos riscos dentro do Contexto específico. Embora não sejam responsáveis diretamente pelas ações corretivas, sua participação é valiosa para fornecer insights adicionais e uma visão abrangente do cenário de risco. Os usuários de consulta têm acesso para visualizar todo o monitoramento e histórico associado. Isso inclui informações detalhadas sobre ações tomadas, resultados de avaliações de risco e outras atividades relevantes. Essa transparência promove uma cultura de Gestão de Riscos mais robusta e colaborativa, onde múltiplos colaboradores podem contribuir para a mitigação eficaz de riscos e a tomada de decisões informadas.

Portanto, a definição cuidadosa dos responsáveis e a inclusão de usuários de consulta são passos essenciais para garantir a eficácia e a abrangência do processo de Gestão de Riscos dentro da organização. Essas medidas contribuem significativamente para fortalecer a resiliência organizacional e minimizar potenciais impactos negativos decorrentes de eventos adversos.

Após salvar um Contexto dentro de uma categoria da Central de Riscos, as informações específicas dele serão exibidas na tela. Se você criou mais Contextos verá uma lista dos mesmos, e cada um deles conterá detalhes sobre os seus Contextos correspondentes, respectivos Responsáveis, Frequência de reavaliação e Usuários de consulta.

Para fazer alterações nesses Contextos, basta clicar no ícone de edição, representado por um lápis. Isso abrirá opções para editar as informações conforme necessário.

Se precisar remover um Contexto, procure pelo ícone de exclusão, representado por uma lixeira. Ao clicar nele, o sistema excluirá permanentemente o Contexto selecionado.

Um ícone só poderá ser excluído quando um contexto não possuir nenhum risco relacionado, caso contrário, ele ficará desabilitado para exclusão.

Configuração do Apetite de Risco

O último passo das configurações da categoria é a configuração do Apetite de Risco. Essa funcionalidade é essencial para definir os níveis de probabilidade e impacto dos riscos, bem como as ações a serem tomadas em cada cenário.

Vamos explorar em detalhes como utilizar essa ferramenta e como ela impacta o monitoramento contínuo dos riscos para a organização.

Entendendo o Apetite de Risco

O Apetite de Risco é como um guia que define o grau de risco que a empresa está disposta a aceitar em suas operações. Ele ajuda a estabelecer os limites dentro dos quais a organização se sente confortável em operar, levando em consideração a probabilidade e o impacto dos riscos.

Configurando o Apetite de Risco

Ao configurar o Apetite de Risco, você terá a oportunidade de definir os níveis de probabilidade e impacto dos riscos, além de especificar as ações a serem tomadas em cada cenário.

Por exemplo, imagine que você esteja lidando com um risco cuja probabilidade de ocorrência é considerada "muito alta" e o impacto para a empresa é avaliado como "muito alto". Nesse caso, a ação recomendada pode ser "Evitar" o risco, ou seja, tomar medidas para eliminá-lo completamente.

Por outro lado, se o risco tiver uma probabilidade "baixa" de ocorrer, mas um impacto "muito alto", a ação sugerida pode ser "Mitigar" o risco, implementando estratégias para reduzir seu impacto, mesmo que a probabilidade de ocorrência seja baixa.

Embora o sistema já venha com configurações padrões para as ações de "Reter", "Mitigar" e "Evitar", você tem a flexibilidade de personalizar esses quadrantes de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. A alteração dessas configurações pode ser feita clicando em cima do quadrante que se quer alterar, em seguida, será exibida uma lista com as opções disponíveis para escolha.

Além disso, se sua organização tem uma estratégia de gestão de riscos exclusiva que envolve uma abordagem diferente, você pode ajustar as configurações para refletir essa abordagem personalizada. Podendo, inclusive alterar as nomenclaturas "muito baixa", "baixa", "média", "alta" e "muito alta" tanto da probabilidade quanto do impacto.

Após realizado as configurações de Probabilidade e Impacto na configuração de categorias, elas serão utilizadas como referência para a criação de riscos nessa categoria.

A configuração do Apetite de Risco tem um impacto significativo no monitoramento contínuo dos riscos para a organização. Ao estabelecer claramente os limites e as ações apropriadas para cada cenário de risco, o Apetite de Risco ajuda a orientar as decisões de gestão de riscos e a priorizar os recursos da empresa de maneira eficaz.

Por exemplo, suponha que sua empresa esteja considerando lançar um novo produto no mercado. Antes de prosseguir, é essencial avaliar os riscos envolvidos.

Usando o Apetite de Risco, você pode determinar que, se a probabilidade de o novo produto falhar no mercado for "alta" e o impacto financeiro para a empresa for "muito alto", a ação recomendada é "Evitar", ou seja, adiar ou abandonar o lançamento do produto até que os riscos possam ser mitigados.

Em resumo, o Apetite de Risco é uma ferramenta poderosa que permite à empresa definir seus limites de tolerância ao risco e tomar decisões informadas sobre a gestão de riscos. Ao entender como configurá-lo e aplicá-lo a cenários práticos, os usuários podem melhorar significativamente a capacidade da organização de lidar com os desafios e oportunidades em seu ambiente operacional.

Com o Apetite de Risco configurado, basta clicar em Salvar e uma mensagem será exibida na tela informando que a nova categoria foi criada com sucesso.

Também é importante mencionar que o apetite pode ser editado a qualquer momento. No entanto, caso já existam riscos criados nesta categoria, ao editá-lo e clicar em salvar, uma confirmação será gerada para que o usuário esteja ciente de que os riscos poderão ser impactados pelas alterações.

Configurando um novo risco

Após realizar a criação e configuração de uma nova categoria, o próximo passo é criar um Novo risco. Para isso, basta clicar no botão localizado no canto superior direito da tela.

No processo de cadastro de um risco existem algumas etapas que este risco deve passar para que seja identificado, evaluado e resolvido. A configuração do risco iniciará com a identificação detalhada do mesmo, seguida pela análise, avaliação de sua gravidade e potencial impacto, e finalizando com um planejamento estratégico para lidar com ele de forma eficaz.

A seguir explicaremos cada etapa e como realizar cada uma delas.

Etapa Identificar

Essa etapa é crucial para configurar o risco de forma abrangente. Para dar início a esse processo, é necessário preencher todos os campos relacionados ao risco, garantindo que informações essenciais sejam fornecidas.

• Nome: O nome do risco, servirá como identificação do mesmo. Ele é um campo obrigatório e possui limite de 255 caracteres.
• Código: Esse campo é não editável, pois ele terá um valor único, ou seja, não poderá ter dois riscos com o mesmo código. Ele possui valor padrão de 0000000 seguindo uma sequência numérica de criação. Por isso, o primeiro risco criado terá o valor 0000000 o segundo terá o valor 0000001 e assim sucessivamente.
• Descrição: Insira uma descrição para a utilização desse risco. Esse não é um campo obrigatório e possui limite de até 2000 caracteres.
• Contexto: Esse é um campo autocomplete e obrigatório. Será possível selecionar contextos já criados no módulo de Gerenciar Contextos e configurados dentro da categoria em que está sendo criado o risco. Mais informações podem ser visualizadas no menu Gerenciar Contextos.
• Tipo de Risco: Esse é um campo autocomplete e obrigatório. Será possível escolher tipos de riscos criados no módulo de Gerenciar Tipos de Riscos. Mais informações podem ser visualizadas no menu Gerenciar Tipos de Riscos.
• Origem: Indique se esse risco é gerado internamente pela organização ou é uma ameaça externa.

Nota

Caso ainda não existam Tipos de Riscos ou Contextos cadastrados para selecionar, não será possível passar dessa etapa do cadastro, devido a obrigatoriedade desses campos.

Não é possível salvar um risco sem concluir a etapa de identificação. Após preencher todos os campos obrigatórios dessa etapa, você tem duas opções: avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as etapas subsequentes posteriormente.

Etapa Analisar

Após o preenchimento da etapa inicial de identificação do risco, é essencial realizar uma análise detalhada das causas e consequências envolvidas. Por exemplo, no caso de um risco que trata da falta de mão de obra suficiente para atender à demanda, é essencial compreender as razões por trás desse problema e as implicações que ele pode ter para a empresa.

Uma das causas observadas é a Expansão Repentina do Mercado, caracterizada pelo surgimento de novas oportunidades de negócios que geram uma demanda imprevista por parte dos clientes. Esta situação pode sobrecarregar os funcionários existentes, levando a longas horas de trabalho, o que pode afetar diretamente a produtividade e o bem-estar da equipe.

As consequências desse cenário podem ser diversas. Primeiramente, podem ocorrer atrasos nas entregas devido ao número limitado de funcionários disponíveis para lidar com o aumento repentino na demanda. Isso pode comprometer os prazos estabelecidos, prejudicando a relação com os clientes e a reputação da empresa.

Além disso, a qualidade do serviço pode ser afetada devido à dificuldade da equipe reduzida em manter os padrões de qualidade habituais sob a pressão da alta demanda. Erros operacionais e dificuldades na manutenção dos padrões de qualidade podem surgir, resultando em uma experiência de serviço menos satisfatória para os clientes.

Outra consequência significativa é a perda de oportunidades de negócios. A incapacidade de atender à demanda pode resultar na perda de clientes e oportunidades de negócios, afetando diretamente a reputação da empresa no mercado e sua capacidade de crescimento futuro. Portanto, a análise detalhada das causas e consequências desse risco é fundamental para identificar medidas preventivas e mitigatórias eficazes.

Os campos de Causa e Consequência são campos obrigatórios que possuem um limite de 100000 caracteres.

Após preencher todos os campos obrigatórios dessa etapa, escolha entre avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as próximas etapas posteriormente.

Etapa Avaliar

Na etapa Avaliar deve ser preenchido os campos Probabilidade e Impacto, sendo ambos campos obrigatórios do tipo selecionável. Os valores desses campos são definidos nas configurações da categoria.

• Probabilidade: Informe a probabilidade do risco ocorrer. Por padrão ficam disponíveis as seguintes opções: Muito baixa, Baixa, Média, Alta e Muito alta, mas podem ser alterados a qualquer momento nas configurações da categoria.
• Impacto: Informe o impacto desse risco para a empresa. Por padrão ficam disponíveis as seguintes opções: Muito baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito alto, mas podem ser alterados a qualquer momento nas configurações da categoria.

Após escolher as opções mais apropriadas para o risco em questão, o sistema determinará a ação que deve ser realizada para aquele risco, que pode ser Reter, Mitigar ou Evitar. No exemplo em análise, a opção de mitigar o risco foi selecionada.

Nota

As ações a serem realizadas também podem ser alteradas nas configurações da categoria.

A avaliação de Impacto e Probabilidade de risco é fundamental para ajudar as empresas a entenderem melhor os possíveis cenários de risco e tomar decisões informadas sobre como lidar com eles. Vamos considerar alguns exemplos para ilustrar como essa ferramenta pode ser aplicada:

Imagine uma empresa que enfrenta o risco de falta de mão de obra suficiente. Ao usar avaliação de Impacto e Probabilidade de risco, a empresa pode considerar diferentes cenários:

No primeiro cenário, a probabilidade de ocorrer uma escassez de mão de obra é baixa, e mesmo se isso acontecer, o impacto na empresa será mínimo. Por exemplo, durante períodos sazonais leves, como feriados específicos, a empresa pode enfrentar uma demanda ligeiramente aumentada, mas isso pode ser facilmente gerenciado com recursos internos existentes. Portanto, a medida apropriada aqui seria mitigar o risco, implementando um plano de contingência para realocar recursos internos durante os picos sazonais de demanda.

No segundo cenário, a probabilidade de uma escassez de mão de obra é média, e o impacto na empresa seria moderado. Por exemplo, se a empresa lançar uma nova campanha de marketing que resulte em um aumento moderado nas vendas, isso poderá gerar uma demanda maior do que o esperado. Nesse caso, contratar funcionários temporários pode ajudar a lidar com o aumento na demanda durante o período da campanha. Portanto, a medida apropriada seria novamente mitigar o risco, mas com uma abordagem mais proativa.

No terceiro cenário, a probabilidade de escassez de mão de obra é alta, e o impacto na empresa seria significativo. Por exemplo, se a empresa receber uma grande encomenda de um cliente corporativo importante, isso poderá resultar em um aumento significativo na demanda que excede a capacidade atual da equipe. Nesse caso, adiar temporariamente novos projetos ou negócios até que a capacidade da equipe seja aumentada para atender à demanda pode ser a melhor opção. Portanto, a medida apropriada aqui seria evitar o risco, tomando medidas preventivas proativas para mitigar seu impacto.

Por fim, no quarto cenário, a probabilidade de escassez de mão de obra é muito alta, e o impacto na empresa seria extremamente grave. Por exemplo, uma crise de saúde pública, como uma pandemia, pode causar interrupções significativas na força de trabalho da empresa, levando a uma escassez extrema de mão de obra em um curto período de tempo. Nesse caso, implementar medidas preventivas proativas, como a criação de um banco de talentos de reserva, pode ser essencial para mitigar o impacto da escassez de mão de obra em caso de emergências. Portanto, a medida apropriada seria novamente evitar o risco, mas com uma abordagem mais robusta e abrangente.

Esses exemplos demonstram como a avaliação de Impacto e Probabilidade de risco pode ajudar as empresas a identificar e avaliar os riscos de forma mais eficaz, permitindo-lhes tomar medidas adequadas para proteger seus negócios e garantir sua resiliência em fases de incertezas.

Após preencher todos os campos obrigatórios dessa etapa, escolha entre avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as próximas etapas posteriormente.

Etapa Planejar

Essa etapa não é obrigatória. Portanto, é possível avança-la normalmente sem a necessidade de cadastrar nenhum plano de ação. As ações podem ser realizadas para contribuir com um monitoramento adequado e eficaz dos riscos.

Para implementar as ações que guiarão a gestão deste risco, é necessário clicar no botão Nova Ação, localizado no canto superior direito da tela. Em seguida, uma nova janela será aberta para preenchimento dos campos necessários.

• Quem?: É necessário nomear um usuário do sistema para executar as ações necessárias para mitigar esse risco. Esse usuário será responsável por coordenar toda a ação cadastrada relacionada ao risco. Esse campo funciona como um campo autocomplete para seleção de um usuário. Ele mostra apenas usuários que possuem permissões no módulo de Processos. Não é possível selecionar grupos ou papéis nesse campo e ele aceita a seleção de um usuário por ação.

Ao selecionar qualquer usuário nesse campo, um ícone de exclusão ficará ao lado dele. Esse ícone servirá para limpar o campo, desselecionando o usuário selecionado.

• O quê?: Nesse campo defina quais serão as ações a serem implementadas. Por exemplo: planejar aumentar a capacidade de produção, contratar mais pessoal de vendas temporariamente ou negociar acordos com fornecedores para garantir o abastecimento de produtos.
• Como?: Nesse campo detalhe os passos necessários para implementação das ações. Isso pode incluir etapas como identificar fornecedores adicionais, treinar novos funcionários e ajustar as estratégias de marketing para lidar com a demanda aumentada.
• Por quê?: Nesse campo explique o motivo pelo qual essas ações estão sendo realizadas. Exemplo: garantir que a empresa possa atender à demanda crescente e aproveitar as oportunidades de negócios que surgem com a expansão do mercado.
• Onde?: Nesse campo indique onde as ações serão executadas, o que pode envolver diferentes áreas da empresa, como produção, vendas e logística.
• Até quando?: Nesse campo estabeleça um prazo para a conclusão das ações para garantir que o plano seja executado dentro do tempo previsto. Esse campo funciona como um campo data, mostrando um calendário ao clicar nele. Não é possível selecionar datas retroativas para a realização de uma ação, ocorrendo um erro em tela caso tente selecionar uma data inferior a data atual.

• Terá custo: Nesse campo avalie se a implementação das ações terá custos associados e determine se será necessário alocar recursos financeiros para sua execução. Isso pode incluir despesas com contratação, treinamento e investimentos em infraestrutura. Ele possui opções de Sim e Não, vindo a opção Não selecionada por padrão.

• Tipo de Ação: Por fim, é importante classificar as ações como Corretivas ou Preventivas, dependendo se visam corrigir um problema existente ou evitar que o problema ocorra no futuro. No caso da expansão do mercado, as ações são preventivas, pois visam preparar a empresa para lidar com um aumento na demanda antes que isso ocorra. Esse campo por padrão vem com preenchimento vazio.

Todos os campos dessa janela são de preenchimento obrigatório.

Com todos esses dados devidamente preenchidos, é possível criar um plano de ação robusto para mitigar os impactos do risco de expansão repentina do mercado. Essa abordagem estruturada contribui significativamente para uma gestão eficaz de riscos dentro da organização, permitindo uma resposta proativa a potenciais ameaças e oportunidades.

Com todos esses dados preenchidos, clique no botão Salvar.

Então o plano de ação será criado e pode ser iniciado assim que concluir a configuração deste novo risco.

Nota

Os campos Data de Conclusão e Esforço (Horas) são informações que serão retiradas do processo após esse ser iniciado para realização das ações. Portanto, a Data de Conclusão será a data em que a tarefa for concluída e Esforço a quantidade de horas apontadas na tarefa (quando houver apontamento de horas na tarefa).

A ação criada possuirá três botões de ações disponíveis na seta a esquerda da linha.

• Editar: Será possível editar a ação criada, portanto, abrirá a janela para criação da ação em formato editável.
• Visualizar: Será possível visualizar as informações prestadas na criação da ação, portanto, abrirá a janela de ação em formato visualização.

• Remover: Remove a ação. Essa remoção não possui validação, portanto, ao clicar em remover a ação sempre será removida.

Nota

A opção Visualizar só abrirá a janela de criação de ação em modo não editável enquanto ela ainda não foi iniciada. Após o botão Iniciar da ação ter sido clicado, a ação Visualizar levará o usuário para o processo que essa ação abriu na Central de Tarefas.

Nota

As ações adicionadas poderão ser removidas ou editadas somente quando o processo ainda não foi iniciado. Portanto, após clicar no botão Iniciar essas opções ficam desabilitadas.

É possível iniciar processos através dos registros inseridos. A lista possuirá uma coluna chamada Status onde o processo poderá ser iniciado através do botão Iniciar e informará também quando ele estiver Em execução, Cancelado ou Concluído.

As ações aparecerão ordenadas por Status e seguirão a seguinte ordem:

• Iniciar (desabilitado): A ação foi criada e o botão Iniciar aparece, porém, o risco ainda não foi salvo após a criação da ação. Portanto, a ação está aguardando para que o risco seja salvo e o botão fique habilitado.
• Iniciar: A ação foi criada e o risco salvo após sua criação, sendo assim, o botão Iniciar foi habilitado mas ainda não foi clicado.
• Em execução: O botão Iniciar foi clicado ocasionando o disparo do processo, porém, o responsável pela ação ainda não concluiu a mesma. Esse status possui uma seta em seu botão que ao clicar aparece a ação Cancelar. A ação cancelar faz que o processo passe a ter seu status Cancelado.

• Concluído: O processo foi iniciado e a ação foi concluída pelo responsável.
• Cancelado: A ação foi cancelada quando ela estava com status Em execução.
• Recusado: Responsável preencheu o campo Executar Tarefa como Não, recusando a ação.

Nota

As ações com Status Iniciar podem ser visualizadas, editadas e removidas, sendo a remoção possível em lote. Já as que possuem Status Em execução e Concluído podem ser apenas visualizadas.

Usuários que possuírem permissão para editarem um risco, mas não possuírem permissões no módulo de Processos não podem realizar nenhuma ação da coluna Status, ou seja, não podem iniciar um processo e nem cancelar o mesmo. Nesses casos será gerado um erro em tela impedindo a ação.

Além disso também não é possível iniciar uma ação que possua um prazo retroativo. Por exemplo, é possível que o criador do risco, preencheu o campo Até quando? de uma ação com uma data que não era retroativa no momento da criação dessa ação, porém, alguns dias se passarão e agora a data que foi selecionada já passou. Dessa forma, para que nenhuma ação seja iniciada com prazo retroativo, há uma validação ao clicar no botão Iniciar que irá conferir se a data inserida no campo é retroativa. Caso seja retroativa um outro erro aparecerá em tela.

Para os Usuários de Consulta os botões da coluna Status serão em formato texto, ou seja, podem apenas ser visualizados, mas não clicados.

As ações só podem ser iniciadas após preenchidas e o riscos salvos pelo menos uma vez. Caso a ação tenha sido preenchida e o risco não tenha sido salvo não será possível iniciar a mesma.

Após salvar o risco o botão Iniciar pode ser clicado.

Ao clicar no botão, irá iniciar o processo Plano de Ação (5W2H) na Central de Tarefas. O processo iniciará pela tarefa Executar Ação, que será encaminhada diretamente ao usuário responsável pela ação que foi preenchido no campo Quem?.

As tarefas que foram iniciadas no plano de ação funcionam normalmente como tarefas iniciadas pelo próprio módulo de processos. Após receber essa tarefa em sua caixa de entrada o usuário responsável por ela receberá um e-mail de notificação de tarefa pendente.

Quando o processo estiver em execução é possível cancelá-lo através da ação criada.

Ao clicar no botão cancelar aparecerá uma mensagem em tela para confirmar o cancelamento do processo, onde deverá ser informado o motivo do cancelamento.

No histórico do processo será possível observar quando o processo foi iniciado através de um risco.

Ao clicar nele, abrirá uma nova aba que redirecionará para o risco que deu origem ao processo quando o usuário possuir permissão de visualização.

Caso o usuário não possua acesso ao módulo de Gestão de Riscos, ou caso tenha acesso ao módulo, mas não seja um usuário responsável nem de consulta na configuração do contexto, ao clicar no link e abrir uma nova aba, mostrará uma tela de cadeado, informando que ele não possui permissão de visualização.

Após preencher todos os campos obrigatórios dessa etapa, escolha entre avançar para a próxima etapa ou salvar o risco para preencher as próximas etapas posteriormente.

Etapa Anexos

A próxima tela apresentará a possibilidade de anexar um arquivo ao novo risco. Essa aba pode ser acessada em qualquer etapa do risco.

Esta ação possui possibilidades e vantagens que podem aprimorar significativamente o processo de gerenciamento de riscos. Vamos considerar o exemplo de que estão lidando com o risco de uma expansão repentina do mercado na empresa.

Uma das principais vantagens de anexar um arquivo é a capacidade de fornecer documentação adicional relevante para o risco em questão. Por exemplo, podemos anexar relatórios de análise de mercado, que detalham as tendências de crescimento e as demandas previstas dos clientes. Isso oferece mais contexto sobre o risco e ajuda na tomada de decisões informadas sobre as estratégias de mitigação.

Além disso, ao anexar documentos como políticas de negócios ou procedimentos operacionais padrão, é possível garantir que todas as atividades relacionadas à expansão do mercado estejam alinhadas com as práticas recomendadas da empresa. Isso contribui para a conformidade com as diretrizes internas e externas e reduz o risco de não conformidade.

Outra vantagem é a possibilidade de compartilhar informações de forma eficiente entre os membros da equipe. Por exemplo, se precisarmos colaborar com outros departamentos, como o de produção ou marketing, podemos anexar documentos relevantes para garantir que todos tenham acesso às mesmas informações e estejam alinhados com os objetivos e estratégias de mitigação de riscos.

Além disso, os arquivos anexados podem servir como evidências durante auditorias internas ou externas, demonstrando o compromisso da empresa com a gestão eficaz de riscos e a transparência em suas operações.

Por fim, manter um histórico de documentos anexados permite um rastreamento completo das atividades relacionadas ao risco ao longo do tempo. Isso inclui revisões, atualizações e ações tomadas, o que é essencial para uma gestão de riscos eficiente e para aprender com experiências passadas.

Em resumo, anexar arquivos é uma maneira poderosa de enriquecer o processo de tomada de decisão, promover a colaboração entre as equipes, garantir conformidade e transparência, e fornecer um registro completo das atividades relacionadas ao risco.

Para anexar um documento, clique no botão Novo anexo que está localizado no canto superior direito da tela.

Ao clicar, será exibida uma tela onde você poderá escolher um arquivo em seu dispositivo local ou arrastá-lo para a janela.

É importante lembrar que o sistema suporta arquivos de até 2 MB de tamanho. Também é possível inserir uma descrição para o arquivo anexado. Após colocar as informações necessárias, basta clicar em Salvar.

Com o novo documento anexado a este risco, é possível visualizar uma seta de ações que possuem as ações para Editar, Visualizar ou Remover o anexo do risco criado.

É importante lembrar que é possível anexar múltiplos arquivos a um mesmo risco.

Após concluir todas as etapas de identificação, análise, avaliação e planejamento, o risco será exibido na tela dentro da categoria em que foi criado. Com o novo risco criado, é possível editá-lo, visualizá-lo ou removê-lo do sistema.

Além disso, o novo risco criado fica disponível para reavaliação. Isso significa que todo o plano de ação pode ser revisitado e analisado, gerando um histórico a cada vez que é avaliado. Sendo assim, após o risco ser salvo pela primeira vez, a etapa Avaliar se transformará em Reavaliar. Para reavaliar uma ação, basta clicar em Reavaliar.

Etapa Reavaliar

Essa é a última etapa do risco. Ela serve para um acompanhamento regular dos riscos criados, identificando eventuais mudanças e verificando a eficácia das medidas de tratamento implantadas.

• Probabilidade e Impacto: Se portará da mesma forma que os campos da etapa Avaliar. A primeira vez que acessar, virão preenchidos com as opções definidas na etapa de Avaliar. Nas demais vezes mostrará os últimos valores definidos e salvos na própria etapa de Reavaliar. Da mesma forma que foi especificado na etapa Avaliar, conforme os valores definidos nesses campos selecionáveis, o quadrante é alterado automaticamente.

• Próxima etapa: Esse é um campo obrigatório e selecionável. Permite ao usuário definir a ação a ser tomada ao salvar o risco. Selecionando Manter em reavaliação, o risco permanece aberto e editável. Ao escolher Encerrar risco, ele é finalizado e não pode mais ser alterado. Após salvar, o campo é limpo para ser preenchido novamente em uma nova avaliação.

• Justificativa: Esse campo é obrigatório e possui limite de até 2000 caracteres. Informe a justificativa das mudanças feitas no risco, não apenas da etapa Reavaliar, como de todas as outras. Após salvar, o campo é limpo para ser preenchido novamente em uma nova avaliação.

• Histórico de Avaliações: Nesse campo ficarão salvos as informações preenchidas a cada nova avaliação dos riscos de acordo com as decisões tomadas. Na tabela terão informações do usuário e data em que foi feito cada avaliação e dos campos preenchidos. O primeiro registro será o da etapa Avaliar. Nele não contém valor nos campo Próxima Etapa e Justificativa, pois esses campos não são preenchidos.

A única ação disponível no históricos de avaliações será o de Visualizar.

Nota

Quando o risco for encerrado, também irá gerar um registro nessa tabela.

Frequência de Reavaliação

Na configuração de categoria, é definido uma frequência de reavaliação para os riscos. Esta frequência começa a contar a partir da data que o risco avançou para a etapa Reavaliar.

Caso o usuário altere a frequência na edição da categoria, os prazos dos riscos serão zerados e começará a contar novamente de acordo com a nova frequência definida. Além disso, se o usuário reavaliar o risco antes de atingir o prazo, a frequência será zerada também. O prazo começa a contar sempre após a última reavaliação.

Quando um risco atingir o prazo de reavaliação os usuários responsáveis pelo contexto deste risco serão notificados dentro do Fusion Platform, através das notificações, e fora dele por notificações via e-mail.

Ao atingir o prazo estipulado para reavaliação, o risco exibirá um ícone para identificar que sua reavaliação está pendente.

Assim que o risco for reavaliado, ou seja, o usuário realizar qualquer alteração e salvar, o ícone sumirá.

Nota

As alterações feitas na reavaliação não precisam ser necessariamente nos campo Probabilidade e Impacto da aba Reavaliar. Somente os campos Próxima etapa e Justificativa deverão ser preenchidos sempre.

Encerrar Risco

O risco é encerrado quando não representa mais uma ameaça significativa ou quando as ações de mitigação foram bem-sucedidas em reduzi-lo ou eliminá-lo completamente.

Só poderá ser encerrado na etapa Reavaliar através do campo Próxima etapa ao selecionar a opção Encerrar risco.

Sempre que não for criado nenhum Plano de Ação, disponível na etapa Planejar, ao encerrar o risco irá aparecer uma janela onde será necessário informar o motivo de não ter nenhum plano de ação.

Ao clicar em Concluir, o risco será encerrado. A justificativa de não ter plano de ação aparecerá como um campo não editável na visualização da etapa Planejar.

Após o risco ser encerrado, ele não poderá mais ser editado ou removido somente visualizado.

Não é possível encerrar um risco que contenham ações com o Status Em execução no plano de ações. Ao tentar encerrar um risco nessas condições aparecerá um erro em tela, alertando o motivo da impossibilidade de encerrar o risco.

Os riscos podem ser visualizados em qualquer etapa, estejam eles encerrados ou não. Ao clicar para visualizar o risco ele aparece em modo de visualização, sem a possibilidade de fazer qualquer edição.

Nota

Caso alguma etapa ainda não tenha sido realizada nenhuma vez, ela não deve aparecer para visualização.

Iniciando o Processo de Plano de Ação

O processo é iniciado através da tabela de Plano de ação, na etapa Planejar do cadastro de riscos. Os processos só podem ser iniciados pelos responsáveis do risco, que são configurados na categoria ao qual este risco está sendo criado, cuja responsabilidade é atribuída ao Contexto.

De forma mais explicativa: Ao criar uma categoria, deve-se dizer quais contextos aquela categoria possui. Cada contexto, em seu cadastro, possuem responsáveis, que são os usuários “gestores” dos riscos daquele contexto na categoria ao qual o contexto está criado. São estes responsáveis que podem criar, iniciar e cancelar os Planos de Ação nesta etapa do cadastro do risco.

Para iniciar o processo, clique no botão Iniciar. O usuário responsável que clicar para Iniciar o processo de plano de ação é definido como Solicitante daquele processo iniciado.

Os valores dos campos preenchidos no Plano de Ação são copiados para a primeira tarefa do fluxo em campos de mesmo nome. Assim, a primeira atividade é automaticamente enviada e o fluxo chega para ser preenchido na segunda tarefa do processo ao executor. O executor dessa tarefa será definido pelo usuário preenchido no campo Quem? dentro do preenchimento do plano de ação.

Os gestores do processo serão todos os usuários responsáveis pelo risco daquele contexto/categoria. Enquanto usuários de consulta são todos os usuários de consulta daquele risco naquele contexto/categoria.

Após clicar no botão Iniciar, o status é alterado para Em execução, indicando que o plano de ação ainda está em aberto.

Após o processo ser iniciado, uma tarefa será atribuída e encaminhada às pessoas relacionadas ao novo risco criado. Após a conclusão da configuração do novo risco, uma nova tarefa foi atribuída a este usuário e estará disponível em sua Central de Tarefas na Caixa de Entrada. Para acessar a tarefa, o usuário só precisa clicar em "Executar Ação".

Em seguida, uma tela será exibida para informar se a tarefa foi realizada e detalhar as ações executadas.

A tarefa possui campos de preenchimento obrigatório. São eles:

• Executar tarefa?: Campo que dita se o executor da tarefa vai ou não executar a ação. Se ele colocar como Sim, vai precisar preencher o campo Descreva o que foi realizado. Se ele colocar como Não, precisará preencher o campo Motivo pelo qual a tarefa não foi executada.

Após preencher os detalhes sobre a execução da tarefa, o usuário pode clicar em Enviar. Em seguida, uma mensagem aparecerá na tela informando que o processo foi concluído e que a tarefa foi executada com sucesso.

Logo em seguida que a tarefa foi executada com sucesso, o autor do processo receberá a notificação de que o processo foi executado.

Atenção

É fundamental observar que este processo funcionará exclusivamente dentro do módulo de Gestão de Riscos. Isso significa que todas as atividades relacionadas ao Plano de Ação devem ser realizadas e gerenciadas dentro deste módulo específico, garantindo uma abordagem centralizada e controlada para a gestão de riscos.

Além disso, é importante destacar que o formulário e a modelagem associados a este processo não podem ser alterados. Essa restrição é essencial para garantir a integridade da estrutura do Plano de Ação, assegurando que todas as informações sejam mantidas de maneira consistente e confiável.