Primeiros Passos

Acessando o Fusion Platform

Para acessar a tela de login do Fusion, abra o navegador (confira os navegadores homologados: Chrome 119.0, Edge 119.0 e Safari 17.4) e insira a URL de acesso ao Fusion, por exemplo: http://servidor:porta/fusion/

Para acessar o Fusion, insira seu login e senha, como exemplifica a seguinte tela:

Atenção

A criação de usuários deve ser feita pelo administrador do sistema. Caso esqueça seu login e senha, solicite ajuda diretamente com o administrador.

Atenção

A opção de Esqueceu a senha? ficará disponível apenas para ambientes com:

• Envio de e-mail configurado;
• Autenticação do sistema configurado como Padrão, ou seja, se for definido como LDAP, CAS, SAML ou Customizado, essa opção não poderá ser utilizada.

Marque a opção Manter conectado para que em seu próximo acesso ao Fusion, não seja necessário inserir novamente as informações de login, pois assim será encaminhado automaticamente ao sistema.

A tela abaixo exemplifica a mensagem de validação que será exibida ao digitar o login ou senha incorretos.

Para maior segurança, se o usuário errar seu login múltiplas vezes, terá que preencher também o Captcha, como exibe a seguinte tela:

Atenção

A quantidade máxima de tentativas de login antes da exibição do Captcha pode ser configurada em Configurações do Sistema. Para mais informações, consulte a seção Método de Autenticação - Padrão.

Conclua o preenchimento e clique em Entrar.

Autenticação em dois fatores

Se, após inserir seu login e senha, for solicitada a digitação de um código de verificação, isso significa que a autenticação em dois fatores (2FA) está habilitada para seu usuário.

Essa verificação adicional aumenta a segurança do acesso e está disponível apenas para os métodos de autenticação Padrão e LDAP. Nos demais métodos (como CAS, SAML ou Customizado), essa funcionalidade não é suportada nativamente pelo Fusion. Para saber como habilitar essa opção de autenticação, consulte a seção Configuração da autenticação em dois fatores.

Se o ambiente estiver configurado com a autenticação Padrão ou LDAP, e a opção de dois fatores estiver habilitada, após o login com usuário e senha, será solicitada a inserção de um código de verificação temporário gerado por um aplicativo autenticador compatível com TOTP (Time-based One-Time Password), como Google Authenticator, Microsoft Authenticator ou Authy.

Nota

Se você consegue acessar o sistema usando mais de um tipo de login — por exemplo, tanto por login e senha (Padrão) quanto por credenciais corporativas (LDAP) — o código da autenticação em dois fatores pode ser solicitado apenas em um dos métodos. Isso acontece porque a verificação em duas etapas depende do método de login que está sendo usado:

• Se a autenticação em dois fatores estiver ativada para o LDAP, será solicitada nesse acesso.
• Se não estiver ativada para o Padrão, o sistema não solicitará o código.

Esse comportamento é normal e reflete exatamente as configurações definidas pelo administrador do sistema.

Se for sua primeira vez usando autenticação em dois fatores no Fusion, siga os passos abaixo:

1. Escaneie o código QR com o aplicativo autenticador:

No primeiro acesso, será exibido um QR Code para que o usuário possa vincular sua conta do Fusion ao aplicativo autenticador:

Além da opção de escanear o QR Code, o sistema também exibirá a chave secreta (código alfanumérico) que poderá ser copiada e inserida manualmente no aplicativo autenticador, caso o escaneamento não seja possível.

2. Digite o código gerado pelo autenticador:

Após vincular sua conta do Fusion no aplicativo autenticador, será gerado um código temporário. O usuário deverá inseri-lo no campo indicado e clicar em Verificar para concluir a vinculação e acessar o sistema.

Nota

O nome exibido no aplicativo autenticador será, por padrão, Fusion Platform. Esse nome pode ser personalizado no arquivo application.yml, através da propriedade appName. Para saber como configurar, consulte a seção Personalização do nome exibido no autenticador.

Caso o código inserido seja inválido, será exibida a mensagem de validação Código de autenticação inválido abaixo do campo de digitação.

Após a primeira configuração ser realizada com sucesso, nos acessos seguintes, após preencher usuário e senha, o sistema exibirá diretamente a tela de autenticação em dois fatores, solicitando o código gerado pelo aplicativo autenticador:

Ao inserir o código e clicar em Verificar, o sistema validará a autenticação:

• Se o código estiver correto, o acesso será liberado;
• Se o código estiver incorreto, uma mensagem de erro será exibida logo abaixo do campo.

Após cinco tentativas consecutivas com códigos inválidos, o acesso será temporariamente bloqueado como medida de segurança. A seguinte mensagem será exibida:

Ao clicar em Tentar novamente, o usuário será redirecionado à tela inicial de login, devendo informar novamente o usuário e a senha para tentar o acesso.

Para fins de controle e segurança, a autenticação em dois fatores pode ser restaurada manualmente pelo próprio usuário, por meio do Perfil do Usuário, ou por um administrador do sistema diretamente na tela de gerenciamento de usuários.

Nota

Caso o usuário selecione a opção "Manter conectado" (quando esta estiver habilitada na tela de login), o sistema poderá manter a sessão ativa por mais tempo, evitando a necessidade de digitar o código de autenticação em dois fatores em cada novo acesso. A autenticação em dois fatores será solicitada novamente apenas quando o usuário precisar refazer o login com usuário e senha.

Nota

Em casos em que o ambiente possua outros métodos de autenticação configurados além do padrão nas configurações de Sistema a tela de login encontrada poderá ser diferente da especificada anteriormente. Neste caso você poderá verificar todas as telas disponíveis em Tela de Login.

A partir da versão 3.19.0 o e-mail também poderá ser utilizado como chave de login no Fusion. Para isso será necessário que a opção de Permitir o login por e-mail esteja como Sim nas configurações do Sistema, fazendo assim com que o e-mail possa ser utilizado no campo de Usuário ao realizar o login.

Ao fazer login utilizando o e-mail, ele deverá ser utilizado por apenas um usuário. Em casos em que houver mais de um usuário com o mesmo endereço de e-mail um erro de autenticação aparecerá em tela.

Então um e-mail será enviado com uma explicação do motivo pelo qual o login foi bloqueado. O e-mail informativo será encaminhado apenas se o e-mail e senha corresponder a uma conta do Fusion, uma vez que, se o usuário inserir a senha incorretamente, não há necessidade de enviar e-mail sobre endereços duplicados.

Propriedades da autenticação

No primeiro acesso ao ambiente após atualização das configurações de senha por parte do Administrador, ao tentar realizar o login o sistema irá verificar se a senha atende aos requisitos definidos nas propriedades do sistema. Caso não atenda, o usuário é redirecionado para uma tela de redefinição de senha.

Você poderá então digitar sua nova senha e a confirmação da nova senha, respeitando as condições que a senha deve atender conforme o que foi definido nas propriedades do sistema pelo Administrador.

Atenção

Enquanto o usuário não redefinir a senha nessa tela ele não poderá acessar o Fusion. Sendo assim, após redefinir a senha ele será redirecionado para a tela de login.

Ao clicar em Esqueci a Senha na tela de login o usuário é direcionado para a página de redefinição de senha.

Nela o usuário deve inserir seu ID de usuário ou seu E-mail e em seguida clicar em Recuperar senha para dar continuidade ou, caso contrário, clicar em Voltar para login.

Nota

Usuários que possuírem e-mails duplicados não poderão recuperar senha de login por meio da opção via e-mail, somente por ID do usuário.

Ao clicar em Recuperar senha o usuário é direcionado para uma página de confirmação informando que um e-mail deve chegar em breve com as instruções para a recuperação da senha. Para deixar a página basta clicar em Voltar para o login.

No e-mail recebido haverá um link que deve ser acessado para iniciar a redefinição da senha. Esse e-mail possuí o horário do prazo da validade do link de recuperação. Dessa forma, o usuário tem 1 hora a partir do momento de criação do link para realizar a alteração de senha antes que este link expire e torne-se inválido por questões de segurança.

Caso o usuário tente acessar o link após ele ter expirado será exibida uma mensagem informando o ocorrido.

No link de redefinição de senha será possível preencher a nova senha e confirmar a mesma. Logo abaixo dos campos de preenchimento da senha estarão os requisitos de composição da senha. Esse requisitos atualizam em tempo real, então conforme você preencher os campos de senha os requisitos que forem atendidos recebem um destaque. Ao finalizar basta clicar em Concluir.

Nota

Ao clicar no ícone de olho, será possível esconder ou exibir a senha preenchida.

Ao concluir a redefinição de senha o usuário verá uma tela de confirmação e clicando no botão Continuar nela, o sistema era direcionar o usuário para a tela de login.

Requisitos Mínimos do Sistema

Para melhor desempenho e qualidade na sua experiência no Fusion, é necessário que seu computador tenha alguns requisitos mínimos. Para acessar estas informações, clique no ícone Fusion Platform, conforme a imagem abaixo:

Ao clicar, será exibida a seguinte tela de informações:

O Fusion Platform é homologado para rodar nos navegadores: Google Chrome, Microsoft Edge e Safari. Instale o Google Chrome com a versão mínima 80.0, Microsoft Edge na versão 80.0 ou o Safari na versão 10.0. Caso desejar usar a versão 45 do Chrome é necessário realizar os seguintes procedimentos: Configuração Chrome. Para as aplicações com Java, como por exemplo o digitalizador de documentos e abertura de documentos com Office, utilize a versão mínima 1.8.111.

Conhecendo o Fusion

Ao logar no Fusion, é exibida uma tela conforme a imagem abaixo:

Nesta tela são apresentados os menus e funcionalidades que o sistema oferece. Localizados à esquerda, estão os menus: Início, Documentos, Analytics, Processos, Formulários, Configuração e Administração. Ao clicar em algum desses menus, eles expandem para uma visualização melhor, conforme exibe a próxima imagem:

Caso deseje voltar à tela principal e/ou retirar os menus estendidos, basta clicar em Início ou fora da área dos menus. No ícone de sino localizado ao canto superior direito da tela inicial, você pode acessar suas novas notificações.

Ao clicar em seu nome de usuário, ao lado das notificações, acesse Perfil, para configurações do perfil do usuário, Dashboard para ser redirecionado para tela da Dashboard do usuário, Downloads para abrir a caixa de Downloads, Proteção de Dados para acessar os documentos relacionados ao uso de dados (Política de Privacidade e os Termos e Condições de Uso), Ajuda para abrir a Central de Ajudas do Fusion Platform. Em Sair, finalize seu acesso ao Fusion.

Nota

A opção de menu Proteção de Dados só ficará disponível caso haja algum documento relacionado a proteção de dados cadastrado no sistema pelo administrador.

Proteção de dados

Caso o administrador geral do sistema tenha feito a configuração dos documentos relativos a proteção de dados, no primeiro acesso seguinte a configuração o usuário será direcionado para uma tela com o visualizador de documentos do Fusion exibindo a Política de Privacidade e os Termos e Condições de Uso para que possa ser feito o aceite dos mesmos.

Nessa tela você poderá identificar algumas informações bem como fazer a leitura dos documentos e o aceite dos mesmos.

Nota

Cada vez que, um ou ambos, os documentos relativos a proteção de dados forem atualizados o aceite deve ser feito novamente. Se várias atualizações forem feitas, ao efetuar o login a mais recente será exibida para aceite.

1. Nesse bloco é possível identificar as informações como nome e e-mail do responsável pela proteção de dados, o DPO. Ao clicar sobre o e-mail o aplicativo de e-mail que estiver instalado em seu computador é aberto para que você efetue o envio com dúvidas, por exemplo.

2. Caso tenham sido feitas alterações nos documentos publicados relativos a proteção de dados, esse aviso é exibido identificando quais documentos sofreram alteração e quando ela foi realizada.

3. Clicando nos ícones de (+) e (-) você pode amplificar e reduzir o zoom, respectivamente. É possível clicar na caixa e selecionar uma opção de tamanho, em porcentagem, pré-definida disponível.

4. Ao clicar no ícone da "mãozinha" você pode navegar de forma manual, deslizando pela página de forma mais natural.

5. Ao clicar no ícone de "setas" a visualização é exibida em tela cheia dentro do navegador.

6. Clicando no ícone de "engrenagem" a opção de clarear o plano de fundo é exibida, você pode habilitar ou desabilitar essa opção.

7. Após fazer a leitura dos documentos você poderá fazer o aceite do documento clicando na opção Agree, ou, caso não aceite, deverá ser clicado em Refuse, para que sua posição em relação a proteção de dados seja registrada.

Nota

Você pode encontrar informações mais detalhadas sobre o Visualizador Universal de Documentos do Fusion em Documentos > Central de Documentos > Gerenciamento dos Documentos > Visualizando Documentos.

Caso você concorde e aceite os documentos, a navegação é liberada normalmente em seguida.

Caso você não aceite e clique em confirmar, uma tela é exibida conforme a imagem a seguir:

Ao clicar em "Aqui" você é redirecionado para fazer o login novamente, e ao fazer login poderá interagir novamente com os documentos.

A navegação no sistema sem o aceite dos mesmos não é permitida, pois o Fusion utilizará seus dados para identificar o executor de uma tarefa, por exemplo, bem como possuirá dados relacionados a empresa, como novos projetos por exemplo, e possívelmente relacionados a clientes, como contratos, e todos esses dados devem ter seu uso sob amparo legal.

Ao acessar o menu do usuário, caso seu administrador já tenha feito o cadastro dos documentos, o usuário poderá acessar o item Proteção de Dados.

Clicando em Proteção de Dados o usuário poderá acessar novamente os documentos aos quais fez o aceite, para ler novamente ou para revogar o consentimento sobre os mesmos.

A tela apresentará as informações conforme a tela de consentimento inicial, porém haverá um botão para revogar o consentimento. Ao clicar nele, uma modal é aberta conforme a tela abaixo:

Ao confirmar você estará revogando o aceite e perdendo o acesso ao sistema. Portanto ao finalizar a revogação a seguinte tela é exibida:

Clicando em "aqui" você será direcionado para a tela de login do Fusion.

Após concordar com os documentos relacionados a proteção de dados, um ícone de escudo aparecerá ao lado do seu nome no perfil de usuário.

Ao posicionar o mouse sobre o ícone você poderá ver informações como o nome do usuário, data e hora de quando foi feito o consentimento sobre os documentos relacionados a proteção de dados.

Caso o administrador do sistema acesse o perfil do usuário ele poderá identificar quando o consentimento foi feito ao posicionar o mouse sobre o ícone e ainda, caso o consentimento tenha sido feito sobre documentos que não estejam mais vigentes a frase "A versão dos documentos consentidos está desatualizada" será exibida também.

Realizando Buscas

Na maior parte das telas do Fusion estará disponível a opção “Busque aqui”, onde poderão ser consultados documentos ou processos:

Em documentos

Digite termos relacionados ao documento que você deseja encontrar e clique na lupa ou pressione Enter para realizar a busca. Podem ser procurados por títulos de documentos, assuntos, tags, nome de usuários ou até mesmo palavras chaves no conteúdo de um arquivo.

Caso não tenha certeza do termo exato que deseja pesquisar, o Fusion permite buscas por partes da palavra. Por exemplo, ao pesquisar por “colab”, podem retornar documentos que contenham a palavra “Colaborador".

Quando a pesquisa indexada do cabeçalho for utilizada, as configurações de pesquisa definidas na Central de Documentos também serão aplicadas automaticamente à pesquisa do cabeçalho.

No entanto, por padrão, a seção "Pesquisar em" sempre virá com a opção Todas as Pastas selecionada na primeira consulta realizada.

Note que, na seção "Pesquisar por", as opções de Pasta atual e Subpastas aparecem desabilitadas. Isso acontece porque, nessa tela de pesquisa, não são exibidas as pastas disponíveis que o usuário pode utilizar para a pesquisa, impossibilitando a seleção de uma pasta específica.

Porém, ao realizar uma busca que inclua pastas e documentos, é possível acessar uma pasta diretamente a partir dos resultados.

Uma vez dentro da pasta, você poderá navegar entre pastas clicando no caminho exibido abaixo da barra de pesquisa.

Depois de acessar uma pasta, ao retornar às configurações de pesquisa, todas as opções na seção "Pesquisar em" estarão disponíveis para seleção, e a última configuração utilizada será aplicada automaticamente.

Se o usuário não tiver configurações de pesquisa anteriores, o sistema aplicará as configurações padrão, com "Pesquisar em" marcado como Pasta atual e "Pesquisa por" definido como Documentos.

Em processos

Ao efetivar sua busca com a opção de processos, a seguinte tela será exibida:

O resultado da pesquisa é exibido em uma lista. Para processos é exibido seu código, nome do processo, seu título, a data em que foi iniciado, por qual usuário e caso já tenha sido concluído mostrará a data de conclusão.

Cada resultado da pesquisa possui um menu de opções, sendo possível: Selecionar todos os resultados, ver o histórico, ver o fluxo ou ainda cancelar aquele processo.

Atenção

As opções no menu de cada resultado da pesquisa de processos vão variar de acordo com as permissões de acesso de cada usuário, além das configurações feitas na modelagem do processo, como por exemplo quando as opções de Reabertura, ou Movimentação são marcadas.

Para processos ainda não concluídos, aparecerá o ícone de atividades pendentes, que quando selecionado, expande o resultado da pesquisa mostrando qual atividade está pendente e com qual usuário ela está, além de apresentar informações como de apontamento de horas, prazo da tarefa, o ícone para colocar a tarefa em andamento e o ícone de marcadores, conforme a imagem abaixo:

Aparecerá também ao lado do ícone de tarefas pendentes, o ícone de campos de resumo, ao clicar nele, aparecerão os campos do processo que são resumo.

Ainda em Busque aqui, ao efetivar sua busca com a opção de documentos, a seguinte tela será exibida:

O resultado da pesquisa é exibido em uma lista. Para documentos é exibido seu código, seu título, por qual usuário foi publicado, tags e assuntos relacionados. Enquanto no canto direito de cada resultado é possível ver a data e hora da publicação ou da última edição daquele determinado documento, abaixo estão as opções sociais do documento, favoritar documento e detalhes que serão exibidas nas imagens seguintes.

Nas opções sociais estão as quantidades de visualizações do documento, comentários e curtidas. Além disso está o ícone de estrela para favoritar um documento. Ao lado está o ícone para visualizar detalhes daquele documento, ao clicar nele aparecerão informações como qual o tipo de documento, a pasta que ele foi publicado, se possui versão e qual versão está, data de criação e usuário que criou, data de edição caso tenha sido editado e qual usuário editou, além do próprio arquivo.

Ao clicar no menu do arquivo, é possível ver as opções sobre ele.

Sendo:

• Visualizar: Esta visualização será no visualizador do Fusion
• Visualizar PDF: visualização em formato PDF e Realizar Download.

Na aba do lado, estão os comentários publicados naquele documento, visto na imagem abaixo:

Ainda no resultado da pesquisa do Busque aqui com documentos, possui um menu de opções para cada resultado, sendo possível: Selecionar todos os resultados, ou nas opções de gerenciamento: editar, visualizar, mover, remover, inativar o documento. Nas opções gerais: efetuar o download, gerar link ou emitir cópia. Ou ainda as opções sociais como curtir ou favoritar, conforme a imagem abaixo:

Atenção

As opções no menu de cada resultado da pesquisa de documentos vão variar de acordo com as permissões de acesso de cada usuário e das configurações do tipo de documento. Para modificar essas permissões, entre em contato com o Administrador.

Acessando Notificações

Em notificações, visualize suas interações, novas tarefas, atualizações de documento, entre outros. A imagem abaixo exemplifica a tela de notificações:

Serão exibidas as notificações ainda não visualizadas. Ao selecionar alguma delas, é exibida uma tela com os dados da notificação, que podem ser tarefas, documentos, conforme notificação selecionada.

As imagens abaixo exemplificam primeiramente a abertura da notificação de uma tarefa e o redirecionamento do usuário para a tarefa em questão:

Atenção

Em Perfil na aba de Notificações, personalize as notificações que deseja receber.

Configurações do Usuário

O Fusion permite ao usuário modificar determinadas configurações, desde informações pessoais até a visualização da interface. A tela de configurações de usuário contém informações individuais do usuário logado. Estas ficam distribuídas em abas para melhor visualização.

Acessando o perfil

Para acessar as configurações do usuário, clique sobre o seu nome de usuário, localizado no canto superior da interface. No menu exibido, selecione a opção Perfil, conforme ilustrado abaixo:

Alteração de senha

Caso deseje alterar a senha, clique no botão Alterar senha, conforme imagem:

Em seguida, será exibida uma tela onde poderá ser definida uma nova senha e confirmá-la, observando os requisitos mínimos definidos para senhas:

Nota

O botão para alterar senha somente é exibido quando o usuário que está acessando o perfil possui permissão de edição daquele usuário.

Atenção

A opção de Alterar senha estará disponível apenas nas seguintes situações:

• O usuário possui e-mail cadastrado no perfil;
• A autenticação do sistema está configurada como Padrão;
• Em autenticação LDAP, quando o usuário possui uma senha padrão cadastrada por um administrador do sistema.

Nos demais casos, somente usuários com permissões de administrador geral poderão alterar a senha de outro usuário.

Restauração de autenticação em dois fatores

Caso o usuário possua a autenticação em dois fatores (2FA) habilitada, o botão Alterar senha exibirá uma seta lateral que abre um menu adicional com a opção Restaurar autenticação em dois fatores. Essa funcionalidade é útil em casos de perda ou troca do dispositivo autenticador, permitindo reconfigurar a autenticação.

Para restaurar, clique na seta ao lado de Alterar senha e selecione a opção desejada:

Essa ação abrirá uma janela de confirmação com mensagens específicas conforme o tipo de usuário:

• Se for o próprio usuário: A mensagem exibida será: A autenticação em dois fatores será restaurada. Esta ação desconectará sua sessão, e será necessário configurar a autenticação novamente no próximo login.
• Se for um administrador do sistema: A mensagem exibida será: "A autenticação em dois fatores será restaurada. Esta ação desconectará o usuário, e será necessário configurar a autenticação novamente no próximo login.

Após a confirmação:

• A sessão será encerrada imediatamente;
• O usuário será redirecionado para a tela de login para configurar novamente o aplicativo autenticador;
• Caso tenha sido restaurado por um administrador, o usuário verá a tela de sessão finalizada.

Cenários com autenticação LDAP

Em ambientes com autenticação via LDAP, onde a alteração de senha não está disponível, a opção de restaurar autenticação será exibida como um botão separado, logo abaixo do botão Editar perfil.

Opções disponíveis no cabeçalho

No cabeçalho estão dispostas algumas informações do usuário como: nome completo, ícone de online, tempo de cadastro no sistema, última ação executada, cargo e e-mail.

Para editar a foto de perfil, clique no botão Editar perfil, em seguida no ícone do lápis e será exibida a tela para editar a foto com as opções de Trocar foto e o ícone de lixeira para excluir:

Clique em Trocar Foto para localizar a foto que deseja inserir.

Após selecionar a nova foto, é possível ajustar a imagem arrastando as linhas de recorte para que seja exibida apenas a área desejada da foto. Em Visualizar, é possível saber como a foto será exibida no Fusion. Conforme a imagem abaixo:

Para descartar a foto, basta clicar no ícone da lixeira. Ao concluir a edição, clique em Salvar.

Edição de informações do usuário

Para editar as informações do usuário clique em Editar perfil. As informações sobre o usuário estão dispostas em abas, para uma melhor organização e visualização. Dentro de cada aba estão campos de preenchimento obrigatório e outros apenas informativos, estes estarão descritos a seguir por aba, juntamente com suas formas de preenchimento.

Perfil

Nessa aba devem ser definidas configurações de dados pessoais e gerais do usuário.

1. ID do Usuário: Este campo informa o login do usuário, que também é considerado seu código. Para a criação desse campo existem alguns requisitos:

• É necessário criar um ID diferente dos já existentes;
• Não pode fazer o uso de caracteres especiais (com exceção do "." e "-");
• Existe um limite de caractes para esse campo, que é de 64;
• Não pode conter espaçamento.

2. Nome: Informe o nome completo do usuário. Este é um campo obrigatório.
3. E-mail: Informe o endereço de e-mail. Esta informação é importante para que as notificações das tarefas do Fusion sejam enviadas por e-mail. Além de que, se o usuário esquecer a senha e tiver configurado o envio de e-mail, o Fusion ajudará a criar uma nova senha mandando um e-mail de confirmação.

Atenção

Nas configurações do sistema é possível escolher se os e-mails utilizados pelos usuários serão únicos ou não. Se os e-mails forem configurados como únicos, não será possível cadastrar o mesmo e-mail para dois usuários diferentes, mesmo quando um dos usuários estiver inativo. Ao tentar alterar ou registrar um novo e-mail para um usuário e o mesmo já estiver sendo utilizado em outra conta, será exibida uma mensagem informando que o endereço de e-mail já está sendo utilizado. Sendo assim, o usuário não poderá ser salvo até que o e-mail seja alterado.

Nota

Em todos os e-mails encaminhados pelo Fusion, caso o campo "Assunto" ultrapasse o limite de 255 caracteres, ele será encaminhado normalmente, porém, irá gerar três pontos ao final do assunto no e-mail.

4. Data de Nascimento: Informe a data de nascimento.
5. Sexo: Marque o gênero.
6. Telefone: Informe neste campo os números de telefone. É possível cadastrar quantos números forem necessários através do botão adicionar (+), e remover números a partir do botão remover (-). Ao lado do campo de telefone, é possível selecionar o seu tipo.

Além disso, também informe se o número é válido para envio de notificações via WhatsApp habilitando ou desabilitando o botão ao lado do telefone. Habilite quantos números forem necessários.

Endereço: Durante a edição do perfil do usuário, é possível informar ou editar seu endereço. Ao clicar para expandir as configurações do endereço, são exibidos os seguintes campos:

1. Logradouro: Informe a rua ou logradouro. Este é um campo obrigatório.
2. Número: Informe o número.
3. Complemento: Informe um complemento. Exemplo: Casa ou Bloco A – Apartamento 10.
4. Bairro: Informe o bairro.
5. CEP: Informe o CEP. Este é um campo obrigatório.
6. País: Informe o país. Este é um campo obrigatório.
7. Estado: Ao selecionar o País, serão exibidos para selecionar apenas os estados que pertencem àquele país.
8. Cidade: Ao selecionar o Estado serão exibidas para selecionar apenas as cidades que pertencem àquele estado.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Organizacional

Posteriormente, as configurações organizacionais devem ser inseridas. Ao clicar na aba Organizacional, a seguinte tela será exibida:

1. Nome da Empresa: Informe o nome da instituição.
2. Cargo: Informe o cargo que o usuário possui.
3. Grupo: Informe o grupo que o usuário pertence. Este é um campo obrigatório.

Atenção

Apenas usuários com perfil de administrador tem permissão para alterar o grupo de outro usuário.

4. Papéis: Os papéis permitem relacionar o usuário à determinadas competências realizadas na empresa. Para incluir papéis, clique sobre o ícone de lupa e selecione os papéis desejados, conforme a imagem abaixo:.

Atenção

Note que é possível ter múltiplos papéis vinculados a um usuário, porém é possível ter apenas um grupo.

Jornada de Trabalho: Deve ser selecionada a jornada de trabalho do usuário. Nela possuem os períodos em que o usuário estará trabalhando. Ao clicar para expandir, é exibido um campo para seleção de um modelo de jornada de trabalho:

Nesse campo estarão disponíveis todas as jornadas cadastradas para escolha. Para cadastrar novo(s) modelo(s) de jornada clique em Criar novo item.

Atenção

As jornadas possuem influência sobre apontamentos de horas em atividades de um processo.

Certificados: Para garantir a idoneidade do usuário, o Fusion disponibiliza os certificados eletrônicos para que o usuário possa inserir assinaturas digitais. A assinatura digital vale como uma assinatura em papel e pode ser utilizada em campos do tipo Arquivo. Para visualizar, basta expandir Certificados, conforme a seguinte tela:

Se o usuário nunca realizou uma assinatura digital, ao clicar em Certificados será exibida a mensagem “Você não possui Certificados Digitais". Para que os certificados digitais sejam exibidos, é preciso apenas assinar um documento. Com isso, o certificado é cadastrado automaticamente. Assim que expirar o seu certificado, é necessário criar um novo cartão.

Assinatura: É possível inserir a imagem de assinatura do usuário. Essa imagem pode ser utilizada na construção de Adapters ou também na visualização de arquivos. Para inserir, é preciso expandir a opção de Assinatura clicando sobre ela, conforme a imagem:

É possível arrastar e soltar uma imagem para a área determinada, ou também clicar em Busque a imagem no seu computador para encontrar a imagem navegando entre as pastas do computador. Além disso, é possível excluir ou fazer download da imagem, basta clicar sobre o menu da imagem:

Dispositivos: Sempre que o usuário acessar o Fusion de algum dispositivo móvel, seja celular ou tablet, ficará gravado nessa sessão o nome do dispositivo e a data do último acesso. Não existe um limite de dispositivos, é possível acessar quantas vezes for necessário e do aparelho que desejar. Para visualizar os registros dos dispositivos conectados, basta expandir o item de Dispositivos e será exibido o nome dos dispositivos e o tempo do último acesso, conforme a imagem abaixo:

Os dispositivos vinculados podem ser reordenados no formato ascendente ou descendente, e então para dispositivos com o mesmo nome, será exibida a atividade mais antiga para a mais recente.

Por meio da seta de ações dos dispositivos exibidos, é possível selecionar todos para exclusão em lote ou excluir apenas os dispositivos desejados, assim encerrando a sessão.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Permissões

Em Permissões estão as configurações referentes às permissões do usuário, usuários sob gestão e ausência temporária:

Atenção

A alteração das permissões, gerenciamento e ausência temporária somente pode ser realizada pelo usuário com perfil de administrador, demais usuários poderão apenas visualizar suas configurações.

Perfil de Acesso: É definido o perfil do usuário baseado em quais atividades ele terá acesso. Ao clicar nesse item para expandir, as permissões serão exibidas:

Atenção

As permissões apenas podem ser alteradas por um usuário administrador do sistema. Caso seja necessário alterar suas permissões, basta entrar em contato com o administrador. Os demais usuários não poderão alterar suas permissões mesmo que estejam em modo de edição, podendo então, apenas visualizá-las.

Geral

Pode visualizar, criar, editar e excluir configurações do sistema e todos os usuários, grupos e papéis:

• O usuário terá acesso aos menus Administração e Configuração.
• Consegue criar e editar todos os usuários, papéis e grupos.

Nota

Deve ser concedida somente a usuários que realmente necessitam desse acesso, por ser uma permissão ampla.

Pode visualizar, criar, editar e excluir usuários e grupos inferiores a este usuário:

• Permite editar apenas usuários que possuam permissões abaixo das dele.
• Menus habilitados:
• Configuração: Agendador de Tarefas
• Administração: Segurança, Jornada de Trabalho e Central de Auditorias

Nota

Se um usuário possuir apenas as permissões da aba Geral (e não possuir nenhuma outra permissão, em outros módulos), ele não consumirá licenças no Fusion.

Pode acessar o aplicativo mobile de acordo com as permissões recebidas de cada módulo:

• Permite o acesso ao aplicativo mobile, respeitando as permissões já atribuídas.

Documentos

Pode administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar documentos e tipos de documentos:

• O usuário poderá criar e editar pastas, tipos de documentos, modelos e assuntos.

Nota

Pode ser que exista algum tipo de documento que o usuário não possa acessar, devido a permissões específicas configuradas no tipo de documento. Isso vale também para pastas e documentos.

Pode apenas visualizar, criar, editar e excluir documentos:

• O usuário poderá visualizar, criar e editar documentos no GED.

Nota

Podem haver restrições específicas em cada pasta ou documento.

Processos

Pode administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar processos e formulários:

• O usuário poderá criar e editar formulários e modelagens de processos.

Nota

• Podem haver restrições em categorias e formulários específicos.
• Ser administrador do módulo não concede automaticamente a gestão de todas as modelagens.

Pode apenas visualizar, criar e editar solicitações de processos:

• O usuário poderá executar tarefas destinadas a ele, consultar e iniciar processos.

Analytics

Pode administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar indicadores e relatórios:

• O usuário poderá criar relatórios, análises e business performance.

Nota

Ainda podem existir restrições em categorias e relatórios.

Pode apenas visualizar análises de indicadores e executar relatórios:

• O usuário poderá visualizar e gerar relatórios, de acordo com as permissões concedidas.

Riscos

Com esta permissão, o usuário pode acessar o módulo de Gestão de Riscos.

Nota

Neste módulo não existe distinção entre administrador e participante.

Gerenciamento: Quando o usuário possui colaboradores abaixo dele, ou seja, exerce um papel de líder, coordenador, gestor, etc, o Fusion permite que ele visualize a Central de Tarefas de seus subordinados e permite também que o usuário execute tarefas como gestor em nome do usuário que está sob sua gestão. Para que isso seja possível é necessário vincular outros usuários, papéis ou grupos a este. Após o cadastro dos usuários, papéis ou grupos sob gestão, ao clicar para expandir o item Gerenciamento, é possível visualizar quais usuários papéis ou grupos estão sob gestão, conforme a imagem:

Ausência Temporária: Em situações em que o usuário precisa estar ausente da empresa, como por exemplo, férias ou atestado médico, pode ser utilizado o cadastro de ausência temporária. Nesse cadastro deve ser informada uma data ou período de ausência, um usuário para que sejam atribuídas as funções da Central de Tarefas daquele usuário em ausência e o motivo da ausência. Após realizar o cadastro, basta clicar para expandir o item Ausência Temporária, conforme a seguinte imagem do perfil de outro usuário:

Em ausências temporárias adicionadas, será exibido o nome do usuário para qual a Central de Tarefas do usuário ficará disponível, embaixo o motivo da ausência e ao lado o tempo para finalização da ausência.

Atenção

É possível adicionar ausências temporárias futuras, porém elas serão exibidas na Central de Tarefas do receptor somente no dia da ausência ou na data inicial do período de ausência. Quando esta finalizar, será excluído automaticamente da Central de Tarefas do receptor, porém no cadastro de ausência temporária do usuário que esteve ausente, ficará marcado como “expirado”.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Notificações

Na aba Notificações é possível que o usuário configure sobre quais notificações ele deseja ser alertado. Elas podem ser exibidas no ícone do sino localizado no canto superior direito da tela, por e-mail ou por WhatsApp. As categorias de notificações incluem: Processos, Documentos, Sociais ou WhatsApp.

Processos: Informações sobre avanço ou pendências em processos configurados.

• Tarefas Pendentes: Marque se deseja receber notificações sobre tarefas pendentes.
• Tarefas Disponíveis: Marque se deseja receber notificações sobre novas tarefas disponíveis para assumir, disponíveis em pool que você seja participante.
• Prazo: Marque se deseja receber notificações sobre as situações das tarefas, como tarefas em atraso ou tarefas em aviso.
• Avisos: Marque se deseja receber notificações sobre processos ou tarefas que você tenha envolvimento, como consenso de aprovações, cancelamento de processos, entre outros.

Documentos: Alertas relacionados a documentos publicados, aprovados ou expirados.

• Novos Documentos: Marque se deseja receber notificações sobre publicações ou edições de documentos marcados em assuntos que você segue.
• Expiração: Marque se deseja receber notificações sobre documentos expirados publicados por você ou marcados em assuntos que você segue.
• Cópias Controladas: Marque se deseja receber notificações sobre emissão, inativação e expiração de cópias controladas geradas por você ou para você.
• Outras Ações: Marque se deseja receber notificações sobre ações realizadas em documentos publicados por você ou marcados em assuntos que você segue.

Social: Notificações de interações sociais dentro da plataforma como comentários ou curtidas.

• Comentários: Marque se deseja receber notificações sobre comentários e marcações associados a você no feed, central de documentos ou processos.
• Curtidas: Marque se deseja receber notificações sobre curtidas associadas a você no feed, central de documentos ou processos.

WhatsApp: Trata das notificações realizadas via WhatsApp.

• Notificações via WhatsApp: Marque essa opção se desejar que o usuário receba avisos de tarefas pendentes, disponíveis e assinaturas eletrônicas via WhatsApp.

Nota

Por padrão, todas as notificações estarão habilitadas ao criar um usuário. Tanto o administrador da ferramenta quanto o próprio usuário podem desabilitar as notificações que considerarem desnecessárias.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Configurações

Nessa aba são configuradas as exibições de interface do novo usuário.

1. Registros por páginas das tabelas: Insira um número máximo de itens de pesquisa que serão exibidos ao usuário na mesma página. Por exemplo: ao consultar ou pesquisar, os resultados serão exibidos na tela. Se surgirem 100 resultados, o usuário poderá optar em visualizar 10 resultados por página. Este campo não é de preenchimento obrigatório, mas se estiver vazio, será atribuído automaticamente o valor 10.
2. Registros nos campos de busca: Insira um número máximo de registros que serão exibidos quando feita uma busca. Por exemplo, ao realizar uma pesquisa de usuários com a letra “A”, serão exibidos os 10 primeiros nomes com a letra “A”. Este campo não é de preenchimento obrigatório, mas se estiver vazio será atribuído automaticamente o valor 10.
3. Idioma: Selecione o idioma que o Fusion deve ser exibido. Os idiomas disponíveis são: Português, Inglês ou Espanhol.
4. Área de Trabalho Padrão: Informe a URL do Fusion que deve ser exibida sempre que a área de trabalho for acessada. Com isso, ao acessar o Fusion, será encaminhado diretamente à página inserida neste campo. Por exemplo, informando a URL da Central de Tarefas (http://servidor:porta/fusion/appfusion/app/modules/bpm/task/central), ao acessar o sistema ou clicar em Início, será encaminhado diretamente para a Central de Tarefas.

Importante: Substitua servidor e porta pelo endereço e porta configurados no seu ambiente.

Nota

Não é recomendado que sejam inseridos sites externos. Essa funcionalidade deve ser utilizada para redirecionar telas do Fusion.

5. Configuração de inatividade: Defina se a inatividade será "Personalizada", "Padrão do Sistema" ou "Sem limite". Ao passar o tempo configurado, o usuário é automaticamente desconectado do Fusion.

• Ao selecionar Personalizada significa que os usuários poderão editar o limite de inatividade (em minutos) do perfil como já acontece nas versões anteriores do Fusion.
• Ao selecionar Padrão do Sistema significa que o limite de inatividade deve ser igual ao definido nas configurações do sistema, sendo atualizado sempre que for alterado lá e não sendo possível realizar a configuração desse tempo no perfil do usuário.
• Ao selecionar Sem limite significa que o usuário nunca será desconectado por inatividade no Fusion e além disso, o campo de Limite de inatividade será ocultado.

Importante

Caso o administrador opte por não permitir a alteração do limite pelos usuários nas configurações de sistema, os campos citados acima serão bloqueados para edição, sendo exibidos apenas como modo de visualização.

6. Permitir uma tarefa em progresso por vez: Informe se o usuário poderá colocar em execução apenas uma tarefa por vez em sua Central de Tarefas.
7. Microsoft Office: Ao marcar essa opção indica que o Fusion deverá abrir os documentos utilizando o Office da máquina do usuário e quando não estiver marcada, indica que será realizado download automaticamente dos documentos.

Nota

Sempre que houver alterações nas configurações do perfil do usuário, como idioma, limite de registros exibidos e configurações de inatividade será necessário fazer logout do Fusion e realizar um novo login. Esse procedimento garante que as novas informações sejam carregadas corretamente pelo sistema, evitando inconsistências e assegurando o funcionamento adequado da plataforma.

Histórico

Na aba Histórico é possível ver o histórico de acessos do usuário, além das alterações realizadas por ele. Para visualizar a listagem de acessos, clique em Acessos. Estes são exibidos com os parâmetros de: Data (data do acesso), IP (endereço da rede de acesso) e Ação (se está conectado ou desconectado):

As alterações realizadas pelo usuário podem ser visualizadas em Alterações do Usuário:

• Usuário: exibirá o nome do usuário que realizou a alteração.
• Data: exibirá a data de alteração em formato reduzido juntamente com a hora.
• IP: exibirá o IP da rede utilizada para realização da alteração.
• Campo: refere-se ao campo que foi alterado ou habilitado.
• Valor Anterior: exibirá os valores anteriores após sofrerem edições, ou seja, se o campo passar de desabilitado para habilitado, essa coluna ficará sem valor.
• Novo Valor: exibirá o valor atual do campo, ou caso seja desabilitado ou removido haverá uma informação a respeito.

Nota

Para um usuário administrador visualizar as alterações realizadas no sistema é possível acessar Administração > Sistema. Na tela de Configurações do Sistema possui um botão de Histórico que exibe as edições realizadas nas configurações do sistema:

O histórico de edições na Configuração do Sistema apresentará as mesmas informações exibidas no histórico de alterações do perfil do usuário:

Ao concluir a edição, clique em Salvar.