Central de Tarefas

A central de tarefas possibilita aos usuários a visualização e execução dos processos de negócios. Ela facilita a interação entre pessoas, documentações e sistemas, estimula a pró-atividade na realização de tarefas, reduz o custo e promove agilidade na comunicação entre os colaboradores. Para acessar a Central de tarefas, acesse Processos > Central de Tarefas, como exibe a seguinte tela:

Ao clicar em Central de Tarefas, fica disponível a seguinte tela:

Caixas de Tarefas

Ao lado esquerdo da central estão as Caixas:

As caixas têm a função de organizar as tarefas no Fusion. Elas dispõem de contadores para informar o número de tarefas que possuem. Além das caixas padrões, como Caixa de Entrada, Caixa de Pool, Caixa de Saída, Meus Processos, Tarefas sob Gestão e Tarefas Arquivadas, é possível ainda criar novas caixas.

Criando caixas

As caixas têm a função de organizar as tarefas que estão na Central. Além das padrões, é possível ainda criar novas caixas. Com isso, cada usuário pode customizar a Central de Tarefas, podendo organizar suas tarefas de acordo com a necessidade. O intuito das caixas é organizar suas tarefas que devem ser executadas, elas só podem ser criadas abaixo da Caixa de Entrada. Ao selecionar a caixa de entrada, será exibido um ícone de adicionar, como a seguinte tela:

Ao clicar, será exibida uma nova caixa em edição que ficará abaixo da caixa de entrada. Nela serão exibidas algumas opções que auxiliam na criação e customização de suas caixas. Primeiro insira um nome:

Para inserir regras na sua nova caixa, clique no ícone de engrenagem e será exibida a caixa de regras para ser escolhida, conforme imagem abaixo:

Em escolha regra para aplicar, selecione uma regra. Não esqueça que a regra já deve estar criada. Ao configurar a nova caixa, clique em Ok, para efetivar a criação:

Crie quantas caixas forem necessárias. Elas são individuais, somente você pode visualizá-las em sua Central. Para inserir tarefas nas caixas basta arrastá-las para a caixa desejada conforme a imagem abaixo, onde uma tarefa está sendo movida para a caixa Importante:

Ao mover uma tarefa, é exibida uma caixa mostrando que o usuário está movendo uma tarefa. Para mover mais de uma tarefa, selecione as tarefas desejadas e mova para a nova caixa, como exibe a seguinte tela:

Atenção: Quando você move tarefas em pool, está automaticamente as assumindo. Cuidado para não assumir tarefas erradas! Para excluir uma caixa, é necessário clicar no ícone de edição:

Na tela de edição, é possível alterar o nome, alterar as regras e adicionar subpastas. Além de realizar a exclusão, para excluir clique no ícone de x, como exibe a seguinte tela:

Ao remover uma caixa, é exibido o aviso de excluído com sucesso:

Iniciar Novo Processo

No botão de Iniciar Novo Processo, permite que o usuário inicie novas solicitações a partir da Central de Tarefas:

Além de exibir uma lista de processos:

É possível pesquisar o processo no campo de busca:

Ao clicar sobre um nome de modelo de processo, ficará disponível a primeira atividade do modelo para ser preenchida:

Exportar Resultado da Consulta

É possível, através da Central de Tarefas, realizar a exportação de uma planilha CSV e de arquivos relacionados.

Nota

Essa exportação vai funcionar exatamente da mesma forma como já funciona na Consulta de Processos.

Primeiramente, é importante reforçar que a exportação vai ocorrer quando mais de uma tarefa do mesmo processo for selecionada para exportação em lote, conforme imagem abaixo.

Ao selecionar a opção, ficará disponível uma segunda tela.

Atenção

A Exportação Simples se refere a um lote de tarefas de processos, versões ou atividades diferentes. Enquanto a Exportação Avançada se refere a um lote de tarefas do mesmo processo, versão e atividade.

No passo 1, onde é definido o tipo de exportação:

Na exportação simples, serão exportados: Código do Processo, Processo, Título do Processo, Versão, Categoria, Data de Solicitação, Solicitante, Situação do Processo (se está em execução, cancelado ou finalizado) e Data da Conclusão (exibirá o campo em branco quando ainda estiver em execução).

Caso queira exportar apenas alguns registros, então selecione a opção Exportar apenas os selecionados no resultado da consulta, localizada acima da opção de Exportar. Para isso, alguns resultados de busca devem ser selecionados anteriormente.

Na exportação avançada, serão exportados: Código do Processo, Processo, Título do Processo, Versão, Categoria, Data de Solicitação, Solicitante, Situação do Processo (se está em execução, cancelado ou finalizado), Data da Conclusão (exibirá o campo em branco quando ainda estiver em execução), Campos do Formulário, Tarefas do Processo, Situação da Tarefa, Proprietário da Tarefa e Prazo da tarefa.

Atenção

Os passos 2 e 3, irão aparecer apenas se a exportação for do tipo avançado.

Ainda na exportação avançada, no passo 2, onde é definido quais campos do formulário serão exportados:

Em seguida, temos o passo 3, Opções:

A primeira opção significa que, caso habilitada, será realizado o download dos arquivos que contém nos campos selecionados.

A segunda opção significa que, caso habilitada, será realizada a exportação do histórico de tarefas do processo.

Ao habilitá-la, outros campos ficarão disponíveis:

1. Todas: Selecione esta opção para que sejam exportadas todos os tipos de tarefas existentes no processo.
2. Usuário: Ao marcar esta opção serão habilitadas as opções para selecionar os status das tarefas, que poderão ser tarefas Pendentes, Finalizadas ou Todas, conforme imagem abaixo:
3. Subprocesso: Selecione esta opção para que sejam exportadas todas as tarefas do subprocesso quando houver.
4. Decisão: Selecione esta opção para que sejam exportados todos os componentes de decisão existentes no processo.
5. Sistema: Selecione esta opção para que sejam exportadas todas as tarefas do tipo sistema existentes no processo.
6. Notificação: Selecione esta opção para que sejam exportadas todas as tarefas do tipo notificação existentes no processo.

Para concluir a exportação, basta clicar em Exportar no canto inferior direito. Após essa confirmação de exportação, será gerado um arquivo que ficará disponível na parte inferior do seu navegador.

Chatbot de IA na Central de Tarefas

Nesta seção será abordado sobre o uso do Chatbot para Processos, um assistente virtual com inteligência artificial integrado ao Fusion Platform, que pode ser acessado a partir da Central de Tarefas, na Caixa de Entrada ou na visualização de tarefa ou processo, para consultar informações de processos e seus formulários, além de gerar gráficos e relatórios.

Para utilizar essa função, certifique-se de habilitar o Chatbot de IA nas configurações do sistema e configurar as permissões dos usuários que poderão visualizar e utilizar essa função. Para mais detalhes sobre como realizar essa configuração, consulte Configurações do Chatbot de IA.

Além das configurações no sistema, para que o chatbot consiga obter informações preenchidas em campos de formulário do processo, será necessário habilitar a opção Fornecer dados para IA. Este campo está disponível para ativação apenas nos tipos: Arquivo, Consenso, Data, E-form, Hora, Número Decimal, Número Inteiro, Texto e Usuário. Para mais informações sobre essa ativação consulte o conteúdo sobre a configuração desses tipos de campos a partir de Tipos de Campos

Atenção

Para o funcionamento do chatbot é importante que o sistema esteja acessível internamente no servidor pela mesma URL utilizada pelos usuários. Por exemplo, se os usuários acessam via "https://www.neomind.com.br/fusion" esta mesma URL deve ser acessível de dentro do servidor do Fusion para que o chatbot possa fazer as consultas no sistema. Esta é uma boa prática para o sistema como um todo, não só para o chatbot. O sistema deve ser acessível pela mesma URL para usuários externos, internos, VPN, para não quebrar funcionalidades como exibição de links e e-mails, entre outras.

Para utilização do chatbot na Caixa de Entrada, o assistente precisa saber em qual processo deve buscar as informações. Para isso, é necessário aplicar um filtro por "Processo".

A partir do filtro aplicado, ao clicar no ícone, o chatbot será iniciado automaticamente com as informações das solicitações referentes ao processo filtrado. Assim, a primeira mensagem exibida pelo chatbot será direcionada às informações do processo informado.

Ao visualizar um processo ou tarefa do processo, estará disponível o chatbot para buscas de informações sobre o processo ou tarefa que o usuário está visualizando.

Tanto no assistente disponível na Caixa de Entrada, quanto na visualização de tarefa ou processo, na mensagem há um link, caso o usuário queira consultar dicas de como o chatbot pode ajudá-lo.

Ao clicar no link, será exibida uma mensagem com orientações.

Se o usuário solicitar a geração de um gráfico ou relatório, o chatbot confirmará a criação do arquivo e disponibilizará um link para acesso. Entretanto, o chatbot pode enviar informações relacionadas a solicitação em forma de mensagem e/ou fazer perguntas para entender melhor a solicitação, o que pode resultar no envio do arquivo apenas após essa interação.

Nota

Os relatórios serão gerados em formato PDF e o usuário precisará salvar ou fazer o download do arquivo manualmente. Para configurar o logotipo exibido no relatório acesse a seção de Configurações de Estilo nas Configurações do Sistema.

Nota

Os gráficos serão gerados em formato SVG e o usuário precisará salvar ou fazer o download do arquivo manualmente.

Importante

Como o chatbot utiliza inteligência artificial, erros podem ocorrer. Por isso, recomenda-se sempre conferir os resultados das repostas e relatórios gerados. A IA também pode falhar na sua linha de raciocínio devido a sequência de pedidos e histórico da conversa. Nestes casos, recomenda-se reiniciar a sessão de chat e solicitar novamente as informações desejadas.

A conversa com o chatbot permanece ativa por 30 minutos. Se não houver troca de mensagens durante esse período, o chatbot considera que a conversa foi encerrada por inatividade. Quando isso acontece, o usuário deve fornecer novamente as informações necessárias para iniciar uma nova conversa.

Atenção

Quando o chatbot estiver em uso, sua sessão será encerrada sempre que o usuário navegar para outra tela do sistema ou atualizar a aba do navegador. Ao retornar para a tela da Central de Tarefas (Caixa de Entrada ou visualização de tarefa ou processo) e reabrir o chatbot, ele será reiniciado, sem manter o histórico da conversa.

Além do Chatbot de IA disponível na Central de Tarefas, o Fusion também oferece o Chatbot de IA acessível pela barra superior do sistema. Estes podem ser utilizados simultaneamente, pois funcionam de forma independente. Quando o usuário alternar entre o chatbot da barra superior e um chatbot da Central de Tarefas, o chatbot atualmente aberto será automaticamente minimizado e o chatbot selecionado será exibido.

Para mais informações sobre o chatbot disponível na barra superior do Fusion, acesse Chatbot de IA para Processos.

Se o usuário estiver deslogado do sistema e tentar abrir o Chatbot de IA, o sistema não exibirá o chatbot e o redirecionará para o fluxo padrão de logout do Fusion. Se o usuário estiver com o chatbot aberto e a sessão do Fusion expirar, qualquer tentativa de interação fará o sistema redirecioná-lo para o fluxo padrão de logout. Após o timeout, mesmo com a opção “Manter conectado” habilitada, o chatbot não preservará a conversa anterior e será reiniciado.

Configurações da Central de Tarefas

No canto direito, em um ícone discreto estão as Configurações da Central de Tarefas:

As configurações da Central de Tarefas permitem customizar a visualização de tarefas e caixas. Nela é possível realizar customizações na sua Central. Ao clicar, serão exibidas as seguintes opções:

1. Mostrar Resumo: Quando habilitada esta opção, assim que abrir a central, as tarefas serão exibidas com seus campos de resumo expandido.

Os campos de resumo podem ser visualizados na central de tarefas em dois lugares distintos, sendo eles:

• Na listagem de processos: Ao clicar no ícone de três pontos, o resumo é expandido abaixo da tarefa:

• Ao visualizar a tarefa: Ao clicar para visualizar a tarefa, basta clicar no ícone de três pontos que o resumo ficará visível:

Os campos de resumo são configurados na modelagem do processo.

2. Nova Janela: Habilite para que, ao clicar em uma tarefa ou processo, eles serão aberto em uma nova janela.
3. Mostrar Caixa de Aprovação: Habilite a opção para que a Caixa de Aprovação fique visível na Central de Tarefas. As atividades que tiverem a opção Tarefa de Aprovação habilitada na modelagem do processo serão exibidas nesta caixa, facilitando a gestão e acompanhamento das aprovações pendentes.

Nota

A Caixa de Aprovação funciona como um atalho para tarefas desse tipo. No entanto, é importante observar que essas tarefas ainda serão exibidas na Caixa de Entrada do usuário.

4. Mostrar Caixa de Pool: Clique para que seja exibida uma caixa que separa as tarefas em pool. Com isso, a caixa de Entrada exibirá somente as tarefas que o usuário logado é destinatário.

Atenção

Assim que o usuário assume uma tarefa em pool, ele se torna destinatário. Por isso, a tarefa assumida será exibida na caixa de entrada.

• Apenas caixas com tarefas: Essa opção é exibida quando a opção de Mostrar Caixas de Pool for marcada, então é possível habilitar para exibir somente caixas que contém tarefas ou então quando não marcada exibirá todas as caixas de pool.

5. Gerenciar Regras: Crie e gerencie regras para serem usadas em caixas e marcadores.

Atenção

Essa opção é exibida somente para usuários administradores e administradores BPM.

6. Gerenciar Marcadores: Crie e gerencie marcadores para destacar e organizar suas tarefas.
7. Gerenciar Centrais: Habilite a gestão de usuários e atribuições temporárias.

Gerenciar Regras

A criação de regras possibilita que tarefas possam receber marcadores ou ser movidas automaticamente para outras caixas, garantindo mais organização das suas tarefas em sua Caixa de Entrada. Por exemplo: Vinculando uma regra a uma determinada caixa, assim que algumas tarefas chegam na sua Central, são movidas automaticamente para a caixa com regra, sem a necessidade de que seja movida manualmente.

Para criar uma nova regra acesse Gerenciar Regras:

Então ficará disponível a tela de gerenciamento de regras:

A seguir algumas propriedades das regras:

1. Filtros: Filtre as regras, deixando assim somente as desejadas sendo exibidas.

2. Pesquisa: Digite o nome da regra que está procurando, depois clique no ícone de lupa ou aperte Enter para realizar a busca.

3. Nova Regra: Clique para criar uma nova regra:

Ao clicar, será exibida a seguinte tela:

• Nome: Crie um nome para a nova regra.
• Descrição: Descreva a nova regra. Essa informação será exibida como ajuda sempre que você precisar utilizá-la.
• Tornar Pública: Marque para tornar a regra pública. Com isso, é possível compartilhar a regra com todos os usuários do sistema.
• Adapter: Para inserir uma regra customizada, insira a classe Java.

Ao finalizar, clique em Cadastrar.

Após cadastrar uma regra, ela será inclusa na lista de regras. Em cada regra presente na listagem, fica disponível um menu de ações. Ao clicar, são exibidas as seguintes opções:

• Selecionar Todos: Clique para selecionar todas as regras presentes na listagem e efetuar exclusão de regras em lote.
• Editar: Clique para editar os dados da regra selecionada.
• Excluir: Clique para excluir a regra ou as regras selecionadas.

Ainda em gerenciar regras, é possível ordenar as regras cadastradas, através dos ícones de ordenação, ao lado de cada campo:

Gerenciar Marcadores

Para melhorar a identificação de tarefas, o usuário pode criar marcadores. Com isso, tarefas ficam com ícones de bandeiras coloridas, denotando que nelas existem diferenciais. Incluir uma marcação em uma tarefa não interfere no processo, esta opção serve apenas para ajudar na visualização da mesma.

Ao selecionar Gerenciar Marcadores:

A tela de configuração de Marcadores, ficará disponível:

A seguir algumas propriedades dos marcadores:

1. Filtros: Filtre os marcadores, deixando assim somente as desejadas sendo exibidas.

Se for selecionada a opção Situação, então será definido se é público, ou não público:

Caso seja público, ela estará disponível para outros usuários, caso seja não público ficará visível apenas para o usuário que o criou.

2. Pesquisa: Digite o nome do marcador que está procurando, depois clique no ícone de lupa ou aperte Enter para realizar a busca.

3. Novo Marcador: Clique para criar um novo marcador:

Ao clicar, será exibida a seguinte tela:

• Nome: Crie um nome para o novo marcador. Exemplo: “Importante”, “Urgente”, entre outros.
• Cor: Clique para definir uma cor ao ícone de bandeira que vai pertencer ao novo marcador.
• Tornar Público: Marque pare que o marcador possa ser usado por todos os usuários do Fusion.
• Associar regra: Para que tarefas possam receber automaticamente o marcador que está sendo criado, é possível associar uma regra nele. Para isso, expanda Associar Regra, ao expandir será exibido o seguinte campo:

Informe a regra desejada.

Após cadastrar um marcador, ele será incluso na lista de marcadores. Em cada marcador presente na listagem, fica disponível um menu de ações. Ao clicar, são exibidas as seguintes opções:

• Selecionar Todos: Clique para selecionar todas os marcadores presentes na listagem e efetuar exclusão de marcadores em lote.
• Editar: Clique para editar os dados do marcador selecionado.
• Excluir: Clique para excluir o marcador ou os marcadores selecionados.

Ainda em gerenciar marcadores, é possível ordenar os marcadores cadastrados, através dos ícones de ordenação, ao lado dos campos Nome e Público:

Para adicionar um marcador manualmente em uma tarefa, clique no ícone de bandeira que fica localizado à direita da tarefa. A seguinte imagem exemplifica a adição do marcador:

A lista de marcadores é exibida, além dela, são exibidos os botões de Gerenciar Marcadores e Criar. Clique em Gerenciar Marcadores para visualizar a lista de marcadores. Para criar um novo marcador, clique em Criar.

Ao selecionar um ou mais marcadores, será exibido o seguinte botão:

Clique em Aplicar para adicionar os marcadores selecionados na tarefa.

Com os marcadores aplicados a tarefa ficará conforme a imagem:

Importante

É importante observar que os marcadores são específicos de cada tarefa e não se mantêm ao longo de todo o processo. Assim, um marcador configurado em uma tarefa é automaticamente removido quando ela é enviada para a próxima atividade.

Gerenciar Centrais e Usuários Sob Gestão

Quando o gestor desejar visualizar as Centrais de seus colaboradores, deverá marcar para exibi-las. Esta configuração é realizada na sessão de Gerenciar Centrais.

Para acessar, navegue até as configurações da central de tarefas e clique em Gerenciar Centrais, conforme imagem abaixo:

Serão exibidos todos os usuários cadastrados sob gestão, conforme imagem de exemplo:

Atenção: Para que o usuário apareça nestas configurações é necessário cadastrá-lo no perfil do gestor como usuário sob gestão.

O gerenciamento de visualização das centrais dos usuários, possui alguns componentes. A seguir eles serão listados:

Filtrar: Digite neste campo o nome de algum usuário que queira filtrar.

Na listagem de usuários, estão os itens:

• Nome: Nesta coluna são exibidos os nomes dos usuários. Ao clicar no título da coluna os nomes serão ordenados de forma ascendente e se clicar novamente serão ordenados de forma descendente.
• Grupo: Nesta coluna são exibidos os grupos aos quais os usuários pertencem. Ao clicar no título da coluna os grupos serão ordenados de forma ascendente e se clicar novamente serão ordenados de forma descendente.
• Visível: Nesta coluna são exibidos os status dos usuários. Ao clicar no título da coluna os status serão ordenados iniciando pelos marcados e se clicar novamente serão ordenados pelos desmarcados. O status que está dentro dessa coluna, define quais centrais de quais usuários ficarão visíveis na central do gestor.
• Exibir usuários por grupo na central: Marcando essa opção, os usuários selecionados para serem exibidos na tree serão agrupados por grupo.

A imagem abaixo exemplifica o usuário selecionado, sendo exibido na tree, com a sua central minimizada:

Para expandir a central do usuário sob gestão, basta clicar no ícone ao lado da miniatura da foto do usuário:

Ao clicar em uma tarefa será possível executar em nome do usuário. Ao executar a tarefa em nome do usuário, no histórico do processo ficará gravado que o gestor executou a tarefa em nome do responsável. Conforme o exemplo abaixo:

Usuários em Ausência Temporária

O Fusion permite visualizar e executar tarefas em nome de outro usuário por um determinado período. Cadastrando uma ausência temporária, é possível que um usuário possa ver a central de tarefas de um ou mais usuários. Esta função é utilizada por exemplo, quando funcionários entram de férias ou precisam se ausentar por determinado período.

Depois que o usuário administrador realizar o cadastro da ausência e a data cadastrada chegar, será exibido automaticamente a central do outro usuário na tree, conforme exemplo abaixo:

Para configurar as centrais que deseja ou não visualizar, acesse Gerenciar Centrais, conforme exibe a seguinte tela:

Abrirá a tela de gerenciamento de centrais, acesse Atribuição Temporária:

Serão exibidos todos os usuários cadastrados com atribuição, conforme a imagem de exemplo:

Abaixo estão descritas as funcionalidades de cada item da atribuição temporária:

Filtrar: Digite neste campo o nome de algum usuário que queira filtrar.

Na listagem de ausências temporárias estão alguns itens:

• Nome: Nesta coluna são exibidos os nomes dos usuários. Ao clicar no título da coluna os nomes serão ordenados de forma ascendente e se clicar novamente serão ordenados de forma descendente.
• Expiração: É exibido quanto tempo falta para expirar a atribuição, ou seja, por quanto tempo o usuário ainda ficará responsável pelas tarefas.

Atenção: Após finalizar o prazo cadastrado, a central desaparecerá automaticamente.

• Grupo: Nesta coluna são exibidos os grupos aos quais os usuários pertencem. Ao clicar no título da coluna os grupos serão ordenados de forma ascendente e se clicar novamente serão ordenados de forma descendente.
• Visível: Nesta coluna são exibidos os status dos usuários. Ao clicar no título da coluna os status serão ordenados iniciando pelos marcados e se clicar novamente serão ordenados pelos desmarcados.

Para visualizar as centrais, marque os usuários. Caso desejar poderá desmarcar os usuários, dessa forma não serão exibidos na tree.

Ao retornar para a Central, é possível expandir o usuário e visualizar suas caixas e tarefas. Ao clicar em uma tarefa será possível executar em nome do usuário. Após executar a tarefa em nome do usuário, no histórico do processo ficará gravado que o Usuário executou a tarefa em no do usuário. Acompanhe no exemplo abaixo:

Pesquisar Tarefas

Na área superior da Central de Tarefas está o campo de pesquisa chamado Pesquisar Tarefas:

Todos os conteúdos das tarefas são indexados para facilitar a pesquisa. Digite um termo relacionado para encontrar a tarefa desejada:

No exemplo, a pesquisa “admissão” retornou dois resultados.

Atenção: Para otimizar a pesquisa, pode-se utilizar o termo desejado entre aspas, assim "conteúdo desejado".

Para desfazer uma pesquisa realizada na Central de Tarefas, basta clicar sobre o x que fica ao lado direito do campo de Pesquisar Tarefas:

Com isso os resultados de buscas se tornam mais específicos e próximos da expectativa do usuário.

Nota: Pesquisas que não venham a utilizar aspas, continuarão com o comportamento padrão de busca, que confere a pesquisa de cada palavra individualmente.

Ordenar e Filtrar Tarefas

As tarefas podem ser ordenadas e filtradas. Essas duas funcionalidades organizam a visualização das tarefas que estão sendo exibidas. Além de organizar, é permitido filtrar as tarefas pendentes, deixando assim somente as desejadas sendo exibidas.

Para ordenar tarefas, elas podem ser organizadas por prazo da tarefa, processo, data de início da tarefa, solicitante, no formato ascendente ou descendente:

1. Prazo da tarefa: Selecione para que as tarefas sejam exibidas por ordem de prazo.
2. Processo: Selecione para que as tarefas sejam exibidas por ordem alfabética dos nomes dos processos.
3. Data início tarefa: Selecione para que as tarefas sejam exibidas por ordem da data do seu início.
4. Solicitante: Selecione para que as tarefas sejam exibidas por ordem alfabética do nome do solicitante.
5. Ascendente: Marque para que o prazo da tarefa, processo data do início da tarefa ou solicitante selecionado anteriormente seja exibido de A a Z.
6. Descendente: Marque para que o prazo da tarefa, processo, data do início da tarefa ou solicitante selecionado anteriormente seja exibido de Z a A.

Atenção

Quando o usuário acessar a central de tarefas e alterar a opção de ordenação, o sistema salvará essas preferências, porém ao limpar o cache do navegador essa configuração será perdida voltando as preferências padrões do sistema.

Além da ordenação, é possível filtrar as tarefas que estão sendo exibidas na central. Para filtrar tarefas, estão disponíveis as opções de filtrar por processo, prazo, marcadores,assumido não lido, progresso, desarquivado:

1. Processos: Para encontrar as tarefas relacionadas a um processo ou por categoria, marque Processo. A seguinte imagem exibe como filtrar as tarefas do Processo:

Ao marcar a opção de processo foram exibidas as opções de Categoria, Processo e Atividade. Clique em Categoria para selecionar a categoria do processo desejado. Ao clicar é exibida a seguinte tela:

Clique em Processo, para selecionar o processo desejado. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:

Ao selecionar o processo desejado, ficará disponível abaixo de Atividade, a opção de Formulário.

E ao selecionar o checkbox, é disponibilizado uma opção de Campo

Dessa forma, o usuário poderá selecionar qual campo do formulário ele deseja basear o seu filtro.

Atenção

Vale ressaltar que apenas campos configurados como Filtráveis nas configurações do formulário em questão, ficarão disponíveis para serem filtrados.

Após selecionar o campo desejado, a opção de Operador ficará disponível logo abaixo.

Quando o campo for definido (no caso da imagem abaixo, do tipo Data), será possível saber que tipo de Operadores podem ser aplicados e como que este campo se comportará, isto porque será utilizado o padrão de filtragem de campos existente da Consulta Avançada da Consulta de Processos.

Da mesma forma, o campo de Operadores vai seguir os operadores possíveis para cada tipo de campo baseando-se nos operadores possíveis pela Consulta Avançada da Consulta de Processos, que vão se alterar de acordo com o tipo de campo selecionado.

O campo Termo seguirá o mesmo padrão citado anteriormente, se alterando de acordo com o tipo de campo selecionado (no caso da imagem abaixo, do tipo Texto).

Tipos de Campos Filtráveis

Campo	Operadores
Texto e Arquivo	Contém, É igual a, É diferente de, Não contém, Começa com e Termina com
Número Inteiro e Número Decimal	É igual a, É diferente de, É maior do que, É menor do que, É maior ou igual a, É menor ou igual a, Está entre e Não está entre
Booleano e Lista de Opções	Não possui operadores.
E-form Lista	Não é permitido selecionar um registro através de um autocomplete e não possui operadores.
Data	Após, Antes, Exatamente, Hoje, Ontem, Essa semana, Esse mês, e Esse ano, Está entre, Não está entre (um período entre duas datas) e Nos últimos (uma quantidade e uma unidade de tempo).
Hora	Após, Antes, Exatamente, Está entre, Não está entre (um período entre dois horários).

Atenção

Campos do tipo E-form Lista não serão filtráveis na filtragem da Central de Tarefas assim como não são filtráveis na Consulta de Processos.

Nota

Campos do tipo Data e Hora funcionam como campos do tipo Data, entretanto, também é possível adicionar hora.

E por último, também é possível selecionar a opção de Atividade, para selecionar a atividade desejada:

Atenção

Só serão exibidas as atividades do processo selecionado no campo Processo.

2. Prazo: Marque para selecionar o status do prazo da tarefa. Ao marcar, é exibida a seguinte tela:

Defina o status com as opções em dia (que ainda não venceu), em aviso (até 24 horas para vencer) ou em atraso (vencido).

3. Marcadores: Marque esta opção para selecionar um marcador. Ao selecionar é exibida a seguinte tela:

Selecione os marcadores desejados.

4. Assumido: Marque para filtrar apenas as tarefas assumidas pelo usuário logado.
5. Não lido: Marque para filtrar apenas as tarefas não lidas.
6. Progresso: Marque para filtrar de acordo com o andamento da tarefa, se ele está em progresso ou em pausa.

7. Desarquivado: Marque para filtrar apenas as tarefas que já foram anteriormente arquivadas e que retornaram para caixa de entrada.

Para concluir, clique em Aplicar.

Atenção: Podem ser escolhidos vários filtros, podendo assim especificar mais a exibição das tarefas. Para que todas as tarefas sejam exibidas novamente, clique em Limpar.

Propriedades das Tarefas

Na área central da Central de Tarefas, está a lista de tarefas disponíveis referentes a caixa selecionada ou a pesquisa realizada:

Nesse exemplo estão listadas as tarefas que estão na caixa de entrada do usuário logado.

Nota: O usuário solicitante do processo será o usuário que vai receber as notificações caso alguém comente ou curta as tarefas do processo.

Caixa de Entrada

A seguir serão listados os detalhes da listagem de tarefas na caixa de entrada:

A caixa de Entrada é a caixa mais importante da Central de Tarefas. Nela é possível encontrar todas as tarefas que o usuário deve executar.

Na seguinte imagem, exibe o nome da tarefa, no exemplo “Aprovação de Hora Extra”, ao lado está o campo configurado como título do e-form no formulário relacionado ao modelo de processo dessa tarefa:

Abaixo está o código do processo, seguido do nome do modelo de processo em que a tarefa pertence. Além das informações de há quanto tempo ele foi iniciado e por quem:

Ao lado esquerdo da tarefa, ela pode ou não possuir uma bolinha azul, ela indica se a tarefa foi lida ou não. Se a bolinha estiver em azul, a tarefa ainda não foi aberta e visualizada. Se a bolinha não está sendo exibida, então a tarefa já foi visualizada:

Se clicar na bolinha azul, então a tarefa será marcada como lida:

No canto direito, indica o prazo da tarefa, se ela está atrasada, em aviso ou em dia, quando ela estiver em dia aparecerá “Vence em X dias”. Ao posicionar o mouse sobre o prazo da tarefa irá aparecer a data de início e a de vencimento:

A barra com coloração diferenciada mostra o status da tarefa, referente ao prazo:

• Se estiver em Verde, a tarefa está em dia.
• Se estiver em Amarelo, a tarefa está sob aviso, ou seja, faltam menos de 24 horas para seu prazo expirar.
• Se estiver em Vermelho, a tarefa está em atraso.

Clique para expandir as informações presentes no resumo, estas são configuradas na modelagem do processo. Elas servem como resumo do processo, para que seja visível do que se trata o processo e suas informações principais, ainda da tela da Central de Tarefas, sem ser necessário acessar a tarefa. Ao clicar nos três pontos, que indicam resumo, as informações aparecerão expandidas abaixo da tarefa:

Quando a tarefa possui um marcador, ele será exibido como na imagem:

Se não houver marcadores na tarefa, ou for de necessidade adicionar mais marcadores, basta clicar sobre o ícone de marcador:

Se a atividade possuir ações rápidas, elas aparecerão nas tarefas na Central de Tarefas, dessa maneira:

As ações rápidas, como diz o nome, é para tomar uma ação rápida sobre a tarefa em questão. No exemplo é uma tarefa de Aprovar Admissão do processo de Admissão de Novo Colaborador. O usuário que está com essa tarefa pendente pode clicar sobre a tarefa, para enviar com aprovação ou não aprovação. Porém se ele quiser, pode apenas clicar em um dos botões “Aprovar” ou “Reprovar”, sem precisar abrir a tarefa.

As ações são particulares para cada processo e atividade, ou seja, elas variam de acordo com a necessidade do negócio. Elas podem ser configuradas na modelagem do processo. Uma tarefa pode ser coloca em andamento.

Atenção

As opções de Ações Rápidas não aparecem para as tarefas que possuam algum campo com configuração de Assinatura Eletrônica.

Sendo assim, não é possível avançar, voltar e nem preencher informações em atividades que possuam campos com essa configuração. Além disso, também não é possível utilizar a opção de Ocultar botões padrões da tarefa, ou seja, todas as configurações relacionadas a Ações Rápidas serão desconsideradas na execução do processo.

O andamento da tarefa indica se ela já está sendo realizada e possui total influência sobre o apontamento de horas para uma tarefa. Uma tarefa que não está em andamento, possui o ícone de andamento conforme a imagem:

Enquanto uma tarefa que está em andamento, possui o ícone de andamento conforme a imagem:

Ao lado esquerdo de cada tarefa existe um botão de ações. Ao clicar, são exibidas as seguintes opções:

1. Selecionar todos: Clique para selecionar todas as tarefas presentes na caixa de entrada e praticar ação em lote:

Sendo elas: Arquivar, Colocar em andamento, Marcar selecionado como lido/não lido.

Atenção

No exemplo acima, há tarefas lidas e outras não lidas. Se ao clicar em uma tarefa lida, selecionar todos e marcar selecionados como não lido, então ela ficará com uma bolinha azul, e as outras tarefas que já estavam marcadas com a bolinha azul, permanecerão assim. Se ao clicar na tarefa não lida, selecionar todos e marcar selecionado como lido, então ela ficará sem a bolinha azul, e as outras tarefas que já estavam sem a bolinha azul, permanecerão assim.

Nota

Note que ao selecionar várias tarefas e optar por Executar Selecionadas, as tarefas abrirão e ao clicar em Salvar ou Enviar, após preencher o necessário, a tarefa seguinte será imediatamente aberta. No entanto, caso existam campos não preenchidos no formulário, será exibida uma tela solicitando que o usuário escolha entre duas opções:

- Ignorar os campos não preenchidos e manter os valores do formulário da tarefa: Os valores preenchidos no formulário da tarefa serão mantidos, mesmo que esses campos estejam vazios no formulário da execução em lote.

- Manter os campos com valores não preenchidos: Os valores preenchidos no formulário da tarefa serão descartados, e os campos correspondentes permanecerão em branco na execução em lote.

Ao optar por Salvar, o valor preenchido nos campos das tarefas executadas em lote é gravado, porém a tela permanecerá com os campos em branco. Acessando a tarefa isoladamente é possível ver os valores preenchidos.

Atenção

Caso as tarefas em lote sejam reexecutadas, elas virão com os campos em branco, mesmo que já tenham recebido algum registro antes. Note que apenas na tela da execução, ao fazer a ação em lote, elas são carregadas sem os registros. Registros esses que serão sobrescritos, caso os campos sejam modificados ou não serão mantidos se deixados em branco.

2. Executar: Clique para executar a tarefa ou as tarefas selecionadas.

Atenção

Para executar mais de uma tarefa simultaneamente, é necessário que sejam as mesmas tarefas e do mesmo processo. Em execução de tarefas com processos de diferentes versões a visualização de campos respeita a última versão liberada, por exemplo:

• Versão 1 - Campos: A, B, C
• Versão 2 - Campos: A, B

Ao selecionar as duas tarefas e executá-las, os campos visíveis serão A, B, que corresponde a Versão 2.

• Versão 1 - Campos: A, B, C
• Versão 2 - Campos: A, B
• Versão 3 - Campos: A, B, C

Ao selecionar as três tarefas e executá-las, os campos visíveis serão A, B, C, que corresponde a Versão 3.

3. Transferir: Clique para transferir a tarefa ou as tarefas selecionadas a outro usuário. A transferência também pode ser feita por dentro da tarefa, através do botão de Ações:

Atenção

Atividades com execução múltipla configurada não possuem permissão de transferência. Sendo assim, a opção de Transferir ficará bloqueada na Central de Tarefas nesses casos.

Ao selecionar a opção Transferir, abrirá a seguinte tela:

Será possível escolher entre as seguintes opções para realizar o filtro de Novos proprietários da tarefa:

• Apenas usuários do Pool: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário sejam filtrados fazendo aparecer apenas os usuários que fazem parte do pool da tarefa.
  
• Qualquer usuário do Sistema: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário mostrem todos os usuários que possuem a permissão de processos ativada.

Caso seja escolhida a opção Apenas usuários do Pool a tarefa só poderá ser transferida para outro usuário que pertence ao pool. Se a tarefa estiver disponível para execução de apenas um usuário, a tarefa deve ser realizada por ele.

Nesse caso para realizar a transferência de tarefas existirão as seguintes regras:

• Regra 1: Ao configurar como participantes da raia algum papel, grupo ou vários usuários, o sistema irá permitir a transferência de tarefas para os mesmos, desde que, eles sejam usuários do módulo de BPM. Em cenários onde a raia possua um papel, grupo ou um campo que aponte para um papel ou grupo e este possuir apenas um usuário, não será possível realizar transferências dessas atividades. Para transferir, é necessário que o papel ou grupo selecionado na raia possua mais de um usuário.
  
• Regra 2: Quando a raia possui como seus participantes um único usuário ou um campo que possui apenas um usuário selecionado, automaticamente nas opções de transferência serão exibidos os usuários que fazem parte dos mesmos papéis do usuário selecionado, a condição é que o usuário tenha permissão para uso do módulo BPM.

Atenção

O filtro Qualquer usuário do Sistema só será incluido na opção Transferir Tarefa nas seguintes situações:

• Para transferências realizadas pelo usuário responsável pela tarefa: Quando o campo Transferir Para, nas configurações das atividades dentro da modelagem do processo esteja com a opção Qualquer Usuário selecionada.
• Para transferências realizadas pelo gestor do processo: Quando a permissão Permitir transferência de tarefas para qualquer usuário dentro das configurações de gestores na modelagem do processo esteja ativada.

• Novo Proprietário: Selecione para quem a tarefa será enviada.

Nota

Quando é realizada a transferência de tarefas em lote só poderá ser definido um Novo proprietário que seja um possível destinatário de transferência comum entre todas as tarefas do lote.

• Motivo: Descreva obrigatoriamente o motivo da transferência da tarefa. O motivo será exibido no histórico do processo depois que a tarefa for executada.

• Arquivar: Clique para arquivar temporariamente uma tarefa. Ao clicar é exibida a seguinte tela:

Primeiramente deve ser definido um parâmetro:

Se a tarefa retornará para a caixa de entrada Daqui a X tempo, ou exatamente em X tempo.

Posteriormente é definido o período de tempo, em um campo inteiro, onde deve ser informado um número. A unidade de tempo é definida por último, entre as opções de dias, horas e meses:

Atenção: Na central de tarefas é possível arquivar atividades que estejam na caixa de entrada do usuário. Para isso é necessário configurar o prazo correto para que elas saiam do arquivo e retornem a caixa de entrada. Porém isso pode causar confusão para o usuário em questão, caso a tarefa retorne e ele não se recorde dela ou de ter arquivado. Para isso, tarefas que retornem do arquivo ficarão com um ícone para sinalizar que ela foi anteriormente arquivada pelo usuário:

4. Alterar Prazo: Clique para alterar o prazo da tarefa. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:

• Data: Selecione a data que será o novo prazo da tarefa.
• Hora: Informe o horário do novo prazo.
• Motivo: Descreva de forma obrigatória o motivo da alteração do prazo da tarefa.

Atenção: Só pode ser alterado o prazo de uma tarefa se na modelagem for configurada essa permissão.

5. Colocar/Pausar andamento: Clique para que uma tarefa que está parada seja colocada em andamento, que indica que já está sendo trabalhado em cima dela. Ou para pausar o andamento, ou seja, pausar uma tarefa que estava sendo executada.
6. Marcar como lido/não lido: Caso a tarefa não esteja lida, será exibido a opção Marcar como lido, onde é possível marcar que a tarefa fique lida sem a necessidade de abrir. Se a tarefa já está lida, será exibido no menu a opção Marcar como não lido, onde é possível marcar a tarefa como não lida.

Atenção: Caso você seja um gestor ou o solicitante do processo e na modelagem do mesmo tenha sido definido que o gestor e/ou o solicitante pode realizar o cancelamento do processo você poderá interagir com a Ação de Cancelar Processo para cancelar ele. Caso contrário a opção aparecerá bloqueada e ao colocar o cursor do mouse sobre ela uma frase informando que você não possui permissão para realizar o cancelamento do processo será exibida.

Visualizando as ações das tarefas – Caixa de Entrada

Ao abrir uma tarefa que você é destinatário, é exibido o botão de Ações. Ao clicar, serão exibidas as seguintes opções:

Atenção: As opções de ações sobre a tarefa podem diferir dependendo do que foi habilitado e configurado na modelagem do processo.

Abaixo estão descritas as funcionalidades de cada item:

1. Transferir: Clique para transferir a tarefa ou as tarefas selecionadas a outro usuário.

Atenção

Atividades com execução múltipla configurada não possuem permissão de transferência. Sendo assim, a opção de Transferir ficará bloqueada na Central de Tarefas nesses casos.

Ao selecionar a opção Transferir, abrirá a seguinte tela:

Será possível escolher entre as seguintes opções para realizar o filtro de Novos proprietários da tarefa:

• Apenas usuários do Pool: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário sejam filtrados fazendo aparecer apenas os usuários que fazem parte do pool da tarefa.
  
• Qualquer usuário do Sistema: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário mostrem todos os usuários que possuem a permissão de processos ativada.

Caso seja escolhida a opção Apenas usuários do Pool a tarefa só poderá ser transferida para outro usuário que pertence ao pool. Se a tarefa estiver disponível para execução de apenas um usuário, a tarefa deve ser realizada por ele.

Nesse caso para realizar a transferência de tarefas existirão as seguintes regras:

• Regra 1: Ao configurar como participantes da raia algum papel, grupo ou vários usuários, o sistema irá permitir a transferência de tarefas para os mesmos, desde que, eles sejam usuários do módulo de BPM. Em cenários onde a raia possua um papel, grupo ou um campo que aponte para um papel ou grupo e este possuir apenas um usuário, não será possível realizar transferências dessas atividades. Para transferir, é necessário que o papel ou grupo selecionado na raia possua mais de um usuário.
  
• Regra 2: Quando a raia possui como seus participantes um único usuário ou um campo que possui apenas um usuário selecionado, automaticamente nas opções de transferência serão exibidos os usuários que fazem parte dos mesmos papéis do usuário selecionado, a condição é que o usuário tenha permissão para uso do módulo BPM.

Atenção

O filtro Qualquer usuário do Sistema só será incluido na opção Transferir Tarefa nas seguintes situações:

• Para transferências realizadas pelo usuário responsável pela tarefa: Quando o campo Transferir Para, nas configurações das atividades dentro da modelagem do processo esteja com a opção Qualquer Usuário selecionada.
• Para transferências realizadas pelo gestor do processo: Quando a permissão Permitir transferência de tarefas para qualquer usuário dentro das configurações de gestores na modelagem do processo esteja ativada.

• Novo Proprietário: Selecione para quem a tarefa será enviada.

Nota

Quando é realizada a transferência de tarefas em lote só poderá ser definido um Novo proprietário que seja um possível destinatário de transferência comum entre todas as tarefas do lote.

• Motivo: Descreva obrigatoriamente o motivo da transferência da tarefa. O motivo será exibido no histórico do processo depois que a tarefa for executada.

2. Alterar Prazo: Clique para alterar o prazo da tarefa. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:

• Data: Selecione a data que será o novo prazo da tarefa.
• Hora: Informe o horário do novo prazo.
• Motivo: Descreva de forma obrigatória o motivo da alteração do prazo da tarefa. Atenção: Só pode ser alterado o prazo de uma tarefa se na modelagem for configurada essa permissão.

3. Recusar: Clique para recusar a tarefa. Recusando, a tarefa volta para quem a enviou. A seguinte imagem exibe a tela de recusa de uma tarefa:

Descreva obrigatoriamente o motivo de recusar a tarefa, ao finalizar clique em Confirmar.

Atenção

A tarefa só pode ser recusada quando ela vem de um caminho único. Devendo considerar os seguintes casos:

• Tarefas configuradas com execução múltipla não poderão ser recusadas pois isso retira as tarefas da caixa de entrada dos demais usuários, devido ser uma única tarefa que é disparada para vários executores.
• Se o processo contém uma decisão paralela logo antes da tarefa em questão (incluindo o caso de paralelas que unem outras decisões).
• Se a última execução do processo for o término de um subprocesso, retornando para o processo principal.

4. Colocar em andamento: Clique para que uma tarefa que está parada seja colocada em andamento, que indica que já está sendo trabalhado em cima dela.

5. Cancelar Processo: Caso você seja o gestor e/ou o solicitante do processo e na modelagem tenha se mantido a opção de cancelamento por parte das entidades citadas habilitada, você poderá clicar sobre a opção e realizar o cancelamento do processo.

Ao clicar em Cancelar Processo uma tela será aberta conforme a imagem abaixo, onde você deve preencher o campo Motivo.

• Motivo: Descreva obrigatoriamente o motivo do cancelamento do processo. O motivo será exibido no histórico do Processo.

Após finalizar clique sobre o botão vermelho para confirmar o cancelamento.

6. Visualizar Auditoria: Caso tenha sido habilitada a auditoria completa ou personalizada, será possível para os usuários envolvidos no processo auditarem os registros do formulário do processo por meio dessa opção. Ao clicar as informações sobre os campos que receberam registros serão exibidas, e então você poderá navegar realizando a auditoria deles.

Nota

Ao acessar o sistema pelo navegador mobile, algumas funcionalidades não estarão disponíveis. Isso inclui ações acessadas pelo botão "Ações" dentro de uma tarefa, bem como opções disponíveis na seta de ações em campos do tipo Arquivo, como Visualizar, Digitalizar ou Abrir no FusionBOX. Ao tentar utilizá-las, será exibida uma mensagem informando: "Ops! Esta ação não está disponível em dispositivos móveis. Caso necessário, realize esta ação na versão desktop."

Caixa de Pool

A seguir serão listados os detalhes da listagem de tarefas na caixa de pool: Quando uma atividade a ser executada pertencer a um papel ou grupo com mais de uma pessoa, o Fusion, por padrão, envia a tarefa para um ‘Pool’. As pessoas que pertencem ao grupo, papel ou usuários selecionados terão acesso a atividade. ‘Pool’ vem do inglês e significa Piscina. Esse é o termo utilizado para definir quando a tarefa está direcionada para mais de uma pessoa. Assim que uma tarefa é assumida, ela sai da Central de Tarefas dos demais usuário que pertencem ao pool. As tarefas que estão em Pool são exibidas com um ícone de uma pessoa à direita:

Clicando nesse ícone, é possível assumir a tarefa.

Atenção: Ao assumir uma tarefa que anteriormente estava em pool, ela será inserida na caixa de entrada do usuário que assumiu ela. Além de assumir ela através do ícone, é possível assumir ela de outras maneiras. Maneiras de assumir uma tarefa em pool:

1. Ícone de pessoa:

2. No menu da tarefa que está disponível em Pool:

3. Abrindo a tarefa e clicando em Assumir:

4. Arrastando a tarefa para caixa de entrada:

Para arrastar a tarefa da caixa de pool para caixa de entrada, clique sobre a tarefa e arraste para cima da caixa de entrada, então solte.

Atenção: A central permite configurar a visualização das tarefas em pool, separando-as em caixas específicas. Essas caixas possuem o nome do Pool, por exemplo se a tarefa que está em pool está dentro de uma raia, cujo os participantes são os usuários que possuem o papel “Aprovador de Admissão” então esse será o nome da caixa específica do pool. Para habilitar as caixas de Pool, acesse Configurações da Central de tarefas:

Ao marcar somente a opção Mostrar Caixa de Pool:

A caixa de Pool ficará assim:

Ficarão disponíveis todas as caixas de pool que tem alguma relação com o usuário logado. No caso, aparecerão todos os papéis que o usuário possui e o grupo que ele pertence.

Quando a opção Mostrar Caixa de Pool é marcada, a opção Apenas caixas com tarefas fica disponível, ao marcar essa opção:

Então apenas as caixas que possuem tarefas disponíveis para serem assumidas ficarão visíveis:

Para visualizar os usuários, papéis ou grupos participantes do pool, da tarefa que está disponível, deverá clicar sobre o nome dos usuários, papéis ou grupos conforme a próxima imagem:

Ao clicar, abrirá uma tela com os usuários, papéis ou grupos destinatários da tarefa:

Existem algumas opções sobre as tarefas que estão em Pool, ao clicar no menu da tarefa é possível ver as ações disponíveis:

1. Selecionador todos: Permite ações em lote com as tarefas disponíveis em pool:

São elas: Assumir selecionadas e marcar selecionados como lido/não lido.

Atenção: No exemplo acima, existem duas tarefas, uma lida e outra não lida. Se ao clicar na tarefa lida, selecionar todos e marcar selecionados como não lido, então ela ficará com uma bolinha azul, e a outra tarefa que já estava marcada com a bolinha azul, permanecerá assim. Se ao clicar na tarefa não lida, selecionar todos e marcar selecionado como lido, então ela ficará sem a bolinha azul, e a outra tarefa que já estava sem a bolinha azul, permanecerá assim.

2. Assumir: Clique para assumir a tarefa da caixa de pool. Ao assumir ela irá para a caixa de entrada do usuário que assumiu ela. E sairá da central de tarefas dos demais usuários destinatários daquela tarefa em questão.

3. Marcar como lido/não lido: Mude o status de lido ou não lido da tarefa.

Caixa de Saída

Sempre que você executar uma tarefa e clicar em Enviar, ela será temporariamente armazenada na Caixa de Saída.

Nota

Ao enviar a tarefa, caso o sistema informe que ela não pode ser avançada por não ter um usuário de destino, siga as orientações da FAQ Como proceder se a tarefa não pode ser avançada por não possuir um usuário de destino

A Caixa de Saída serve como um espaço intermediário onde você pode, caso necessário, retomar a tarefa para fazer ajustes antes que o próximo responsável a visualize ou a assuma. A seguinte tela exibe a Caixa de Saída:

Nota

• A tarefa permanece visível na Caixa de Saída apenas enquanto o próximo destinatário ainda não realizou nenhuma ação sobre ela.
• Assim que o próximo usuário visualizar a tarefa (quando há um único destinatário), ela é automaticamente removida da sua Caixa de Saída.
• Se a tarefa foi enviada para uma Caixa de Pool (vários possíveis responsáveis), ela permanecerá visível até que algum dos usuários a assuma. Somente nesse momento ela será retirada da sua Caixa de Saída.

Portanto, não há um tempo fixo para a tarefa sumir da Caixa de Saída — isso depende da ação do(s) próximo(s) responsável(is).

A Caixa de Saída não mostra todas as tarefas que você já executou, apenas aquelas que ainda podem ser retomadas. Depois que o próximo passo do processo for iniciado por outro usuário, não será mais possível alterar a tarefa que você enviou.

Ações disponíveis

A única ação possível nesta caixa é retomar tarefas enviadas. Isso pode ser feito de forma individual ou em lote:

• Selecionar Todos: Marca todas as tarefas listadas, permitindo a retomada em grupo.
• Retomar: Abre a(s) tarefa(s) selecionada(s) para edição. Você pode modificar qualquer campo antes de reenviar.

Ao abrir a tarefa, seu formulário será exibido em somente leitura. A seguinte tela exibe o botão Retomar por dentro da tarefa:

Assim que a tarefa for retomada, ela poderá ser executada novamente. Entretanto, existem algumas situações onde você não poderá retomar uma tarefa:

• Se a próxima tarefa do processo for uma entrada ou saída múltipla;
• Quando ela ou a próxima atividade for uma execução múltipla; ou
• Quando a próxima atividade for um subprocesso.

Quando alguns desses cenários acontecem, o botão Retomar é exibido da seguinte forma:

Será possível apenas visualizar o formulário da tarefa, sem poder tomar nenhuma ação.

Meus Processos

Sempre que o usuário iniciar uma solicitação, poderá acompanhá-la na caixa Meus Processos. Todas as solicitações, seja em execução, cancelada ou concluída, estarão presentes nessa caixa. Todo o conteúdo do processo e suas tarefas estarão disponíveis. Para visualizar as solicitações, clique em Meus Processos, conforme imagem abaixo:

Na listagem, os processos em execução irão dispor dos seguintes itens:

No canto esquerdo superior, está o menu de ações da tarefa:

1. Selecionar Todos: Para selecionar todos os processos da listagem, clique em selecionar todos, para efetuar o cancelamento em lote.

2. Ver histórico: Para abrir o processo diretamente na aba Histórico.

3. Ver Fluxo: Clique em Ver Fluxo para que o processo seja aberto diretamente na aba Fluxo.

4. Cancelar: Clique para cancelar o processo, ao cancelar o processo o nome dele fica riscado:

Além de informar a data de cancelamento e o nome do usuário responsável por essa ação.

Atenção

Além do usuário que iniciou o processo, somente o gestor tem permissão de cancelar o processo.

A próxima opção é a de Reabertura de Processo, caso já tenha sido concluído e obtiver essa opção habilitada na modelagem do processo, ficará disponível a opção de reabrir o processo:

Essa opção pode ser configurada na modelagem do processo.

Ao selecionar para reabrir, a tela de reabertura fica disponível:

Em Destino é possível escolher a partir de que atividade de usuário a tarefa será reaberta, ou seja, a partir de que ponto deve seguir com a reabertura.

Ao selecionar a atividade, abaixo ficarão duas opções disponíveis:

A primeira opção é Disponível ao Pool (que vem selecionada por padrão) e a outra opção é a de Pendente a um usuário.

Quando a opção de Disponível ao Pool é selecionada, significa que essa tarefa será reaberta e ficará disponível numa Caixa de Pool para usuários específicos.

Já no campo de Motivo abaixo, deverá ser informado o motivo pelo qual essa tarefa será reaberta.

Caso a outra opção disponível seja selecionada, fica visível o campo de Usuário de Destino

Neste campo, é necessário você colocar o usuário que deverá ficar responsável por essa tarefa e então, ao ser reaberta, será direcionada diretamente para o mesmo. Neste caso, também é necessário informa o motivo da reabertura do processo.

Lembrando que os usuários disponíveis para seleção neste campo, serão os participantes da raia em que a atividade está.

Atenção

Reaberturas de processos podem afetar as regras de negócio e causar graves inconsistências.

Ainda na seta de ações de uma atividade, é possível realizar a Movimentação de um processo, isso se obtiver essa opção habilitada na modelagem do processo:

Essa opção permite que o usuário movimente o processo para qualquer atividade existente dentro da modelagem daquele processo específico, sem que a mesma seja preenchida, por exemplo.

Ao clicar sobre essa opção, uma segunda tela ficará disponível:

É possível perceber que ficará visível em amarelo uma mensagem informando que "Movimentações de processos podem afetar as regras de negócio e causar graves inconsistências", então apesar de ser uma funcionalidade do Fusion Platform, é necessário ter cautela para a utilização da mesma.

A primeira opção disponível é a de Movimentar o Processo, ela vem preenchida por padrão e logo abaixo tem o campo de Destino, onde é necessário informar para qual atividade o processo será movimentado.

Caso opte pela opção de Encerrar o Processo:

Ficará disponível o campo de Motivo, para que seja possível informar um motivo pelo qual aquele processo será encerrado.

Agora retornando a Central de Tarefas, no canto direito da tarefa está o ícone de tarefas pendentes do processo, clique nele para exibir ou ocultar as tarefas pendentes:

No menu da tarefa pendente, estão algumas opções:

Atenção: Estas opções da tarefa variam de acordo com as suas permissões. Quando não tiver permissão, aparecerá desabilitado, conforme o exemplo de Alterar Prazo.

Entre as ações da tarefa estão: Executar, Transferir, Alterar Prazo, Colocar/Pausar em andamento e Marcar como lido/não lido.

• Executar: Clique para executar a tarefa.
• Transferir: Clique para transferir a tarefa ou as tarefas selecionadas a outro usuário. A transferência também pode ser feita por dentro da tarefa, através do botão de Ações:

Atenção

Atividades com execução múltipla configurada não possuem permissão de transferência. Sendo assim, a opção de Transferir ficará bloqueada na Central de Tarefas nesses casos.

Ao selecionar a opção Transferir, abrirá a seguinte tela:

Será possível escolher entre as seguintes opções para realizar o filtro de Novos proprietários da tarefa:

• Apenas usuários do Pool: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário sejam filtrados fazendo aparecer apenas os usuários que fazem parte do pool da tarefa.
  
• Qualquer usuário do Sistema: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário mostrem todos os usuários que possuem a permissão de processos ativada.

Caso seja escolhida a opção Apenas usuários do Pool a tarefa só poderá ser transferida para outro usuário que pertence ao pool. Se a tarefa estiver disponível para execução de apenas um usuário, a tarefa deve ser realizada por ele.

Nesse caso para realizar a transferência de tarefas existirão as seguintes regras:

• Regra 1: Ao configurar como participantes da raia algum papel, grupo ou vários usuários, o sistema irá permitir a transferência de tarefas para os mesmos, desde que, eles sejam usuários do módulo de BPM. Em cenários onde a raia possua um papel, grupo ou um campo que aponte para um papel ou grupo e este possuir apenas um usuário, não será possível realizar transferências dessas atividades. Para transferir, é necessário que o papel ou grupo selecionado na raia possua mais de um usuário.
  
• Regra 2: Quando a raia possui como seus participantes um único usuário ou um campo que possui apenas um usuário selecionado, automaticamente nas opções de transferência serão exibidos os usuários que fazem parte dos mesmos papéis do usuário selecionado, a condição é que o usuário tenha permissão para uso do módulo BPM.

Atenção

O filtro Qualquer usuário do Sistema só será incluido na opção Transferir Tarefa nas seguintes situações:

• Para transferências realizadas pelo usuário responsável pela tarefa: Quando o campo Transferir Para, nas configurações das atividades dentro da modelagem do processo esteja com a opção Qualquer Usuário selecionada.
• Para transferências realizadas pelo gestor do processo: Quando a permissão Permitir transferência de tarefas para qualquer usuário dentro das configurações de gestores na modelagem do processo esteja ativada.

• Novo Proprietário: Selecione para quem a tarefa será enviada.

Nota

Quando é realizada a transferência de tarefas em lote só poderá ser definido um Novo proprietário que seja um possível destinatário de transferência comum entre todas as tarefas do lote.

• Motivo: Descreva obrigatoriamente o motivo da transferência da tarefa. O motivo será exibido no histórico do processo depois que a tarefa for executada.

3. Alterar Prazo: Clique para alterar o prazo da tarefa. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:

• Data: Selecione a data que será o novo prazo da tarefa.
• Hora: Informe o horário do novo prazo.
• Motivo: Descreva de forma obrigatória o motivo da alteração do prazo da tarefa.

Atenção: Só pode ser alterado o prazo de uma tarefa se na modelagem for configurada essa permissão.

4. Colocar/Pausar andamento: Clique para que uma tarefa que está parada seja colocada em andamento, que indica que já está sendo trabalhado em cima dela. Ou para pausar o andamento, ou seja, pausar uma tarefa que estava sendo executada.
5. Marcar como lido/não lido: Caso a tarefa não esteja lida, será exibido a opção Marcar como lido, onde é possível marcar que a tarefa fique lida sem a necessidade de abrir. Se a tarefa já está lida, será exibido no menu a opção Marcar como não lido, onde é possível marcar a tarefa como não lida.

Acessando dados de Meus Processos

Para acessar os dados do processo, na listagem, clique no processo:

Ao clicar no processo, será aberta a aba Dados, conforme a seguinte tela:

Nesta aba será exibido o formulário da sua última tarefa executada.

Em ações, clique em Cancelar para que o processo seja cancelado. Com isso, todas as tarefas do processo não ficarão mais disponíveis para execução, essa ação é possível com processos que ainda possuem tarefas pendentes.

Em processos concluídos, a opção de ação disponível é de reabrir:

Ao selecionar para reabrir, a tela de reabertura fica disponível:

Em Destino é possível escolher a partir de que atividade de usuário a tarefa será reaberta, ou seja, a partir de que ponto deve seguir com a reabertura.

Atenção

Reaberturas de processos podem afetar as regras de negócio e causar graves inconsistências.

Ao lado da aba Dados é exibida a aba Fluxo. Clique para visualizar o fluxo, como exemplifica a seguinte tela:

Nesta aba está a modelagem do processo. O contorno de cada componente altera de acordo com a situação que se encontra.

• Os componentes marcados em azul, são atividades realizadas.
• Os componentes marcados em laranja, são atividades atuais.
• Os componentes marcados em verde são atividades movimentadas/reabertas.

Ao lado da aba Fluxo, está a aba de Histórico. Nesta aba é possível visualizar tarefas que já foram executadas, assim como executar tarefas pendentes:

O Histórico permite visualizar cada passo do processo. Todas as ações tomadas serão exibidas nesta tela, e todo usuário que tem acesso à tarefa ou ao processo pode acompanhar. Esta ferramenta é essencial para saber o que já foi feito, se os prazos estão sendo cumpridos, se e-mails estão sendo enviados, entre outros informações úteis para seu negócio andar bem. Você também pode identificar subprocessos, processos relacionados e processos iniciados por meio de atividades de script através do histórico.

• Frase princípal: Informações como nome do processo, data de início e solicitante quando houver.
• Frase Secundária: Informa os documentos, processos e atividades ligados com a origem desse processo. Ao clicar sobre o item ele será aberto em uma nova aba do navegador.
• Situação do Processo: Em qual situação ele se encontra (Concluído, Encerrado ou Cancelado). As tarefas também são acompanhadas por cores que identificam sua situação. Tarefas verdes estão em dia, tarefas amarelas estão em aviso e tarefas vermelhas estão atrasadas.
• Componentes de Horas do Processo: Componente de identificação das horas apontadas/estimadas para o processo.

Nota: Subprocessos iniciados via atividade de subprocesso não possuem solicitante.

Atenção: Subprocessos iniciados via adapter com requester configurado possuem o solicitante definido como o próprio usuário requester.

Atenção: Ao realizar a configuração de novos adapters que iniciem processos em atividades de script, se o usuário deseja criar um vínculo entre esses processos, deve utilizar o novo método ".setParent".

Ordenação e Filtros

Organize a visualização das tarefas que estão sendo exibidas. Além de organizar, é permitido filtrar as tarefas pendentes, deixando assim somente a tarefa desejada sendo exibida.

A ordenação pode ser feita por: data de execução ou processo, no formato ascendente ou descendente.

O filtro pode ser por tipo de atividade (decisão, notificação, script ou usuário) e evento de processo (subprocesso, processo relacionado, movimentação, reabertura, edição de formulário).

Tarefas Pendentes

Nesta área são exibidas todas as tarefas pendentes, ou seja, tarefas que estão aguardando para ser executadas na caixa de seus destinatários:

Você pode identificar a quantidade de tarefas pendentes através do contador localizado conforme a imagem abaixo:

Atividades Realizadas

Todas as atividades realizadas são registradas no Histórico. Além das atividades realizadas, também são registradas demais ações do processo, como as decisões, atividades de envio de e-mail, atividades de sistema, temporizador, subprocesso e também informações como motivo de transferência e recusa de tarefas.

Uma atividade de usuário é exibida como exibe a seguinte tela:

A atividade de usuário é exibida com apontado na imagem acima. Também é exibido o tempo em que foi executada em relação ao seu prazo. Clique para visualizar o formulário da tarefa:

Então poderá visualizar o formulário da tarefa:

Atenção: Existem algumas regras para visualizar o formulário da atividade executada. Quando o processo não for público, somente o usuário que executou a tarefa e o gestor podem visualizar o formulário. Se o processo for público, todos os usuários do Fusion têm essa permissão.

Sempre que o fluxo do processo passar por um temporizador, ele será exibido no Histórico. Além do ícone, como apontado na imagem abaixo, é exibido também data e hora da execução.

Os demais componentes de uma modelagem também aparecerão no histórico do processo com seus respectivos ícones.

Sempre que uma tarefa for recusada, será exibido um ícone de três pontos. Ao expandir, é exibido o motivo da recusa da tarefa, como exibe a seguinte tela:

Também é possível visualizar o motivo da transferência de tarefa de um usuário para outro clicando nos três pontos, conforme imagem abaixo.

Tarefas sob Gestão

Na modelagem do processo, é possível definir o usuário do Fusion que ficará como gestor. É possível definir em gestor um usuário, papel ou grupo. Serão estes usuários que farão o acompanhamento de todas as solicitações iniciadas. A Central de Tarefas disponibiliza uma caixa com todas essas tarefas sob gestão do usuário, que pode a qualquer momento tomar uma ação em nome de algum usuário, garantindo que o processo não fique travado. A seguinte imagem exibe a caixa Tarefas sob Gestão:

Na caixa Tarefas sob Gestão, é possível encontrar todas as tarefas de processos onde o usuário é gestor. Ao lado esquerdo de cada tarefa existe uma seta para baixo. Ao clicar, é exibido um menu, conforme exibe a seguinte imagem:

1. Selecionar todos: Clique para selecionar todas as tarefas presentes na caixa de entrada e praticar ação em lote:

Sendo elas: Assumir selecionadas, Colocar em andamento, Marcar selecionado como lido/não lido.

Atenção: No exemplo acima, há tarefas lidas e outras não lidas. Se ao clicar em uma tarefa lida, selecionar todos e marcar selecionados como não lido, então ela ficará com uma bolinha azul, e as outras tarefas que já estavam marcadas com a bolinha azul, permanecerão assim. Se ao clicar na tarefa não lida, selecionar todos e marcar selecionado como lido, então ela ficará sem a bolinha azul, e as outras tarefas que já estavam sem a bolinha azul, permanecerão assim.

2. Executar: Clique para executar a tarefa ou as tarefas selecionadas.

Atenção: Para executar mais de uma tarefa simultaneamente, é necessário que sejam as mesmas tarefas e do mesmo processo.

3. Transferir: Clique para transferir a tarefa ou as tarefas selecionadas a outro usuário. A transferência também pode ser feita por dentro da tarefa, através do botão de Ações:

Atenção

Atividades com execução múltipla configurada não possuem permissão de transferência. Sendo assim, a opção de Transferir ficará bloqueada na Central de Tarefas nesses casos.

Ao selecionar a opção Transferir, abrirá a seguinte tela:

Será possível escolher entre as seguintes opções para realizar o filtro de Novos proprietários da tarefa:

• Apenas usuários do Pool: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário sejam filtrados fazendo aparecer apenas os usuários que fazem parte do pool da tarefa.
  
• Qualquer usuário do Sistema: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário mostrem todos os usuários que possuem a permissão de processos ativada.

Caso seja escolhida a opção Apenas usuários do Pool a tarefa só poderá ser transferida para outro usuário que pertence ao pool. Se a tarefa estiver disponível para execução de apenas um usuário, a tarefa deve ser realizada por ele.

Nesse caso para realizar a transferência de tarefas existirão as seguintes regras:

• Regra 1: Ao configurar como participantes da raia algum papel, grupo ou vários usuários, o sistema irá permitir a transferência de tarefas para os mesmos, desde que, eles sejam usuários do módulo de BPM. Em cenários onde a raia possua um papel, grupo ou um campo que aponte para um papel ou grupo e este possuir apenas um usuário, não será possível realizar transferências dessas atividades. Para transferir, é necessário que o papel ou grupo selecionado na raia possua mais de um usuário.
  
• Regra 2: Quando a raia possui como seus participantes um único usuário ou um campo que possui apenas um usuário selecionado, automaticamente nas opções de transferência serão exibidos os usuários que fazem parte dos mesmos papéis do usuário selecionado, a condição é que o usuário tenha permissão para uso do módulo BPM.

Atenção

O filtro Qualquer usuário do Sistema só será incluido na opção Transferir Tarefa nas seguintes situações:

• Para transferências realizadas pelo usuário responsável pela tarefa: Quando o campo Transferir Para, nas configurações das atividades dentro da modelagem do processo esteja com a opção Qualquer Usuário selecionada.
• Para transferências realizadas pelo gestor do processo: Quando a permissão Permitir transferência de tarefas para qualquer usuário dentro das configurações de gestores na modelagem do processo esteja ativada.

• Novo Proprietário: Selecione para quem a tarefa será enviada.

Nota

Quando é realizada a transferência de tarefas em lote só poderá ser definido um Novo proprietário que seja um possível destinatário de transferência comum entre todas as tarefas do lote.

• Motivo: Descreva obrigatoriamente o motivo da transferência da tarefa. O motivo será exibido no histórico do processo depois que a tarefa for executada.

3. Alterar Prazo: Clique para alterar o prazo da tarefa. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:

• Data: Selecione a data que será o novo prazo da tarefa.
• Hora: Informe o horário do novo prazo.
• Motivo: Descreva de forma obrigatória o motivo da alteração do prazo da tarefa.

Atenção: Só pode ser alterado o prazo de uma tarefa se na modelagem for configurada essa permissão.

4. Colocar/Pausar andamento: Clique para que uma tarefa que está parada seja colocada em andamento, que indica que já está sendo trabalhado em cima dela. Ou para pausar o andamento, ou seja, pausar uma tarefa que estava sendo executada.
5. Marcar como lido/não lido: Caso a tarefa não esteja lida, será exibido a opção Marcar como lido, onde é possível marcar que a tarefa fique lida sem a necessidade de abrir. Se a tarefa já está lida, será exibido no menu a opção Marcar como não lido, onde é possível marcar a tarefa como não lida.

Visualizando as ações das tarefas – Tarefas sob Gestão

As tarefas Sob Gestão possuem algumas ações possíveis sobre elas, ao acessar uma tarefa, clicando sobre o nome dela, ao clicar em Ações, elas ficarão disponíveis, conforme a imagem abaixo:

1. Transferir: Clique para transferir a tarefa ou as tarefas selecionadas a outro usuário.

Atenção

Atividades com execução múltipla configurada não possuem permissão de transferência. Sendo assim, a opção de Transferir ficará bloqueada na Central de Tarefas nesses casos.

Ao selecionar a opção Transferir, abrirá a seguinte tela:

Será possível escolher entre as seguintes opções para realizar o filtro de Novos proprietários da tarefa:

• Apenas usuários do Pool: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário sejam filtrados fazendo aparecer apenas os usuários que fazem parte do pool da tarefa.
  
• Qualquer usuário do Sistema: Quando essa opção é marcada faz com que os resultados do campo Novo proprietário mostrem todos os usuários que possuem a permissão de processos ativada.

Caso seja escolhida a opção Apenas usuários do Pool a tarefa só poderá ser transferida para outro usuário que pertence ao pool. Se a tarefa estiver disponível para execução de apenas um usuário, a tarefa deve ser realizada por ele.

Nesse caso para realizar a transferência de tarefas existirão as seguintes regras:

• Regra 1: Ao configurar como participantes da raia algum papel, grupo ou vários usuários, o sistema irá permitir a transferência de tarefas para os mesmos, desde que, eles sejam usuários do módulo de BPM. Em cenários onde a raia possua um papel, grupo ou um campo que aponte para um papel ou grupo e este possuir apenas um usuário, não será possível realizar transferências dessas atividades. Para transferir, é necessário que o papel ou grupo selecionado na raia possua mais de um usuário.
  
• Regra 2: Quando a raia possui como seus participantes um único usuário ou um campo que possui apenas um usuário selecionado, automaticamente nas opções de transferência serão exibidos os usuários que fazem parte dos mesmos papéis do usuário selecionado, a condição é que o usuário tenha permissão para uso do módulo BPM.

Atenção

O filtro Qualquer usuário do Sistema só será incluido na opção Transferir Tarefa nas seguintes situações:

• Para transferências realizadas pelo usuário responsável pela tarefa: Quando o campo Transferir Para, nas configurações das atividades dentro da modelagem do processo esteja com a opção Qualquer Usuário selecionada.
• Para transferências realizadas pelo gestor do processo: Quando a permissão Permitir transferência de tarefas para qualquer usuário dentro das configurações de gestores na modelagem do processo esteja ativada.

• Novo Proprietário: Selecione para quem a tarefa será enviada.

Nota

Quando é realizada a transferência de tarefas em lote só poderá ser definido um Novo proprietário que seja um possível destinatário de transferência comum entre todas as tarefas do lote.

• Motivo: Descreva obrigatoriamente o motivo da transferência da tarefa. O motivo será exibido no histórico do processo depois que a tarefa for executada.

2. Recusar: Clique para recusar a tarefa. Recusando, a tarefa volta para quem a enviou. A seguinte imagem exibe a tela de recusa de uma tarefa:

Descreva obrigatoriamente o motivo de recusar a tarefa, ao finalizar clique em Confirmar.

Atenção

A tarefa só pode ser recusada quando ela vem de um caminho único. Devendo considerar os seguintes casos:

• Tarefas configuradas com execução múltipla não poderão ser recusadas pois isso retira as tarefas da caixa de entrada dos demais usuários, devido ser uma única tarefa que é disparada para vários executores.
• Se o processo contém uma decisão paralela logo antes da tarefa em questão (incluindo o caso de paralelas que unem outras decisões).
• Se a última execução do processo for o término de um subprocesso, retornando para o processo principal.

3. Colocar/Pausar andamento: Clique para que uma tarefa que está parada seja colocada em andamento, que indica que já está sendo trabalhado em cima dela. Ou para pausar o andamento, ou seja, pausar uma tarefa que estava sendo executada.

Em algumas tarefas, pode haver a opção de alterar prazo. Essa configuração é feita diretamente na modelagem do processo. Abaixo um exemplo de tarefa sob gestão, com a opção de alterar prazo:

4. Alterar Prazo: Clique para alterar o prazo da tarefa. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:

• Data: Selecione a data que será o novo prazo da tarefa.
• Hora: Informe o horário do novo prazo.
• Motivo: Descreva de forma obrigatória o motivo da alteração do prazo da tarefa.

Atenção: Só pode ser alterado o prazo de uma tarefa se na modelagem for configurada essa permissão.

Tarefas Arquivadas

Tarefas que estão na caixa de tarefas arquivadas, anteriormente estavam na caixa de entrada do usuário. Para arquivar uma tarefa, clique no menu de ações da tarefa e escolha a opção Arquivar:

Então ficará disponível a seguinte tela:

Primeiramente deve ser definido um parâmetro:

Se a tarefa retornará para a caixa de entrada Daqui a X tempo, ou exatamente em X tempo.

Posteriormente é definido o período de tempo, em um campo inteiro, onde deve ser informado um número.

A unidade de tempo é definida por último, entre as opções de dias, horas e meses. Após arquivar uma tarefa, ela ficará disponível em Tarefas Arquivadas:

No menu de ações de cada tarefa arquivada, estarão as seguintes opções:

1. Selecionar todos: Clique para selecionar todas as tarefas arquivadas e executar uma ação em lote, sendo elas: Executar Selecionadas, Editar Retorno e Retornar tarefas.

2. Executar: Clique para executar a tarefa.

Atenção: Ao executar tarefas em lote, apenas os campos editáveis e obrigatórios da atividade ficarão disponíveis para serem preenchidos. Além disso só podem ser executadas em lote atividades iguais e do mesmo processo (independente da versão do processo)

3. Editar Retorno: Clique para editar as configurações de arquivamento, reconsiderando o período para que a tarefa retorne para sua caixa original. Ao clicar nessa opção a seguinte tela aparecerá:

A edição do retorno também pode ser feita através do ícone a seguir:

4. Retornar: Clique para retornar a tarefa para sua caixa original antes do prazo estabelecido.

Visualizando as ações das tarefas – Tarefas Arquivadas

Ao abrir uma tarefa arquivada, algumas ações estão disponíveis. Ao clicar em Ações:

1. Retornar tarefa à caixa de entrada: Clique para retornar a tarefa para sua caixa original antes do prazo estabelecido.
2. Colocar em andamento: Clique para que uma tarefa que está parada seja colocada em andamento, que indica que já está sendo trabalhado em cima dela.
3. Recusar: Clique para recusar a tarefa. Recusando, a tarefa volta para quem a enviou. A seguinte imagem exibe a tela de recusa de uma tarefa:

Descreva obrigatoriamente o motivo de recusar a tarefa, ao finalizar clique em Confirmar.

Atenção

A tarefa só pode ser recusada quando ela vem de um caminho único. Devendo considerar os seguintes casos:

• Tarefas configuradas com execução múltipla não poderão ser recusadas pois isso retira as tarefas da caixa de entrada dos demais usuários, devido ser uma única tarefa que é disparada para vários executores.
• Se o processo contém uma decisão paralela logo antes da tarefa em questão (incluindo o caso de paralelas que unem outras decisões).
• Se a última execução do processo for o término de um subprocesso, retornando para o processo principal.

Impressão de Dados do Formulário do Processos e Tarefas

A nova função estará presente em dois momentos dentro do Fusion:

1. Impressão das informações de formulário contidas em uma tarefa específica, por usuários executores ou qualquer usuário com acesso de visualização do processo (daquela atividade em questão);

2. Impressão do registro de formulário completo de uma execução (instância) de processo por usuários com acesso ao mesmo.

A funcionalidade de impressão de formulários será entregue como uma funcionalidade padrão do sistema e imprimirá as informações contempladas na Aba “Dados” de uma visão de tarefa ou de processo, deste modo, serão impressos somente os campos de formulário previamente salvos que estão sendo exibidos nesta aba.

A impressão será realizada respeitando o que está sendo visualizado em tela, deste modo, se houverem campos que o usuário não tenha permissão para visualizar, os mesmos não serão impressos e a mesma regra se aplica a tabelas ou componentes que gerem a barra de rolagem horizontal, no qual as informações que não estão sendo visualizadas, também não serão apresentadas na impressão, ocorrendo um “corte” nas informações.

Exemplo: O usuário possui uma tabela com 10 colunas mas somente 5 estão aparecendo em tela e para visualizar as demais é necessário arrastar a barra de rolagem para o lado, neste cenário, somente as 5 colunas visíveis em tela serão impressas. Entretanto, quando alterado a orientação da página para horizontal, irá aumentar o campo de visualização, o que não significa necessariamente que as 10 colunas serão visualizáveis, logo, também não serão impressas. Será impresso aquilo que for possível visualizar em tela, essa regra serve tanto na vertical, quanto para a horizontal.

Funcionamento

Será inserido uma opção de impressão na tarefa e nas telas no qual os dados de um processo são visualizados.

Será necessário “Salvar” ou “Enviar” a tarefa para poder habilitar a opção de impressão de formulário e apenas os campos previamente salvos aparecerão na impressão. “Imprimir Formulário” estará na lista de opções do botão “Ações”, abaixo da opção “Cancelar Processo”.

Ao clicar na opção será aberto a tela de impressão em uma nova guia. Nesta nova guia irá aparecer o menu com o logo da empresa (informado no cadastro do sistema) à esquerda e um botão imprimir.

Abaixo o layout de impressão gerado em formato A4, que será especificado nas próximas páginas.

Dica: Caso tenham sido realizadas alterações nos dados do formulário, é necessário salvá-las para que sejam atualizadas na impressão.

Quando a impressão for realizada em uma tarefa aberta no modo edição, irá aparecer um alerta azul com a mensagem:

Este alerta poderá ser fechado através do X presente no lado direito do mesmo.

Importante: Caso o usuário volte para o Fusion e salve a tarefa, será necessário fechar essa tela e realizar o processo de impressão novamente para que a tela seja atualizada com as novas informações.

Estrutura

As margens, espaçamentos e quebras de conteúdo foram tratados considerando a porcentagem da largura da folha, portanto, as margens laterais e superior do documento gerado serão de 1,5%. Para ficar mais claro, iremos dividir a estrutura do documento em cabeçalho, informações do processo, formulário e rodapé.

Cabeçalho

Do lado esquerdo do cabeçalho irá constar o nome da empresa e sempre estará alinhado ao meio das informações do lado direito do cabeçalho.

Quando o nome da empresa atingir 45% da tela, irá quebrar a linha e se ultrapassar 2 linhas será gerado elipse.

Ao lado direito do cabeçalho constará o nome do processo e abaixo o nome da tarefa, quando for uma visão de tarefa. Por último terá as informações sobre a impressão “Gerado em [Data e hora] por [Nome do usuário]” Assim como no nome da empresa, quando o nome do processo ou da tarefa atingir 45% da tela irá quebrar a linha e se ultrapassar 2 linhas será gerado elipse.

Deste modo o cabeçalho poderá se apresentar de 3 maneiras:

1. Com o nome da tarefa: Em casos de visualização de tarefa.

2. Gerando elipse: Quando o nome da empresa, do processo ou da tarefa atingir duas linhas de informação (aproximadamente 90 caracteres para os dois primeiros e 96 para o último cenário).

3. Sem conter a informação de tarefa: Em casos de visualização da instância de processo como um todo.

Importante: O cabeçalho se repetirá por todas as páginas.

Informações do Processo

As informações do processo serão:

• Código: Código do processo.
• Título: Campo configurado como título do e-form, quando não houver, este campo não deverá aparecer.
• Solicitante: Nome do solicitante.
• Situação: Em execução, concluído, cancelado ou encerrado.
• Data de Início: Data e hora da solicitação.
• Data de Conclusão: Quando o processo não estiver finalizado este campo não deverá aparecer.

Após as informações do processo, terá um espaçamento até as informações do formulário.

Formulário

A apresentação dos dados do formulário seguirá o mesmo padrão apresentado nos dados do processo. No qual serão pontuados agora os campos que serão tratados diferentes:

1. Aba: A aba terá uma linha abaixo da mesma, conforme é no mobile hoje.

2. Campo arquivo: Será removido a caixa que fica ao redor do componente, mantendo-se somente o ícone e o nome do arquivo.

Importante: Ressaltando que os arquivos anexados não serão impressos junto com o formulário, portanto, só aparecerá o nome do arquivo na impressão e não o seu conteúdo.

3. Campo Lista: Todas as opções da lista (novo, excluir, exportar, lupa, etc.) serão removidos, ficando somente uma tabela simples com as informações.

4. Booleano Caixa de Seleção: A caixa de seleção aparecerá na impressão como “sim” caso a caixa tenha sido seleciona, e como “não” caso ela não tenha sido selecionada.

Ressaltando que quando a informação gerar barra de rolagem horizontal, haverá um corte na tabela. Quando a tabela ocupar mais de uma página será “cortada” e o resto da informação irá para a página seguinte.

Rodapé

O rodapé deverá constar do lado direito: “Página X / X”

Quando clicado no botão imprimir irá abrir a aplicação padrão de impressão do navegador, no qual permitirá imprimir ou salvar o arquivo gerado em PDF.

Sendo assim, serão respeitadas as configurações de opções de destino de impressão, páginas, layout, orientação de página, dentre outras definições da aplicação acima citada.

Impressão de textos longos

Ao imprimir formulários que possuam campos com textos extensos — especialmente nos campos do tipo Texto de Área Avançado — todo o conteúdo digitado será exibido corretamente na visualização e na impressão, mesmo que ultrapasse o tamanho de uma página.

O sistema realiza automaticamente a quebra de páginas, garantindo que o texto continue sendo impresso nas páginas seguintes de forma completa e organizada.

Para que o conteúdo apareça integralmente, recomenda-se ajustar as configurações da janela de impressão do navegador:

1. Clique em Imprimir
2. Na tela de configurar a impressão, clique em Mais definições.
3. Em Margens, selecione a opção Nenhum.
4. Verifique se a escala está ajustada para 100% quando personalizada.

Essas configurações ajudam a evitar cortes nas bordas e asseguram que todo o texto seja impresso corretamente.

Nota

Caso o conteúdo digitado seja muito extenso, a impressão poderá gerar mais de uma página. Isso é esperado e faz parte do comportamento normal da funcionalidade.

Atenção

Nos dispositivos móveis, a visualização de impressão não está disponível — a impressão deve ser feita a partir da versão de desktop do Fusion.

Iniciando Processos Relacionados

Sempre que, ao executar uma tarefa, for exibida a aba Processos Relacionados, indica que o processo que você está executando contém processos auxiliares. Estes processos que possuem ligação, mas os processos relacionados nem sempre precisam ser solicitados.

O processo principal utilizado neste exemplo será o Solicitação de Bolsa de Estudos. Já seu processo relacionado será o Cotação de Valores de Cursos, que pode ser iniciado a qualquer momento para verificar preços de cursos. Para iniciar um processo relacionado, ao entrar em alguma tarefa do processo principal, clique na aba Processos Relacionados, conforme tela abaixo:

Ao clicar, se nenhum processo relacionado foi iniciado, será exibida uma mensagem. Abaixo dela, é disponível o botão Iniciar processo relacionado. Inicie o processo relacionado, como exemplifica a seguinte tela:

Ao clicar, será iniciado o processo relacionado abrindo sua primeira atividade, conforme imagem abaixo.

Execute e clique em Enviar. Pronto! Seu processo relacionado foi iniciado.

Após executar a primeira atividade e retornar à aba de Processos Relacionados, serão exibidos dois agrupadores. O primeiro agrupador é o Processos Iniciados. Nele ficarão disponíveis os processos relacionados que ainda estão em execução. Mas assim que os processos relacionados são concluídos ou cancelados, são exibidos no agrupador Processos Concluídos. Na tela a seguir seguem os exemplos de um processo relacionado que ainda está em execução e outro já finalizado:

Nota

Na tarefa do processo principal, a aba Processos Relacionados será exibida somente quando o usuário for o dono da tarefa, ou seja, ela não é exibida quando a tarefa ainda está em pool. Já na visualização do processo (aquele onde acessamos no resultado da Consulta ou em Meus Processos), a aba Processos Relacionados será exibida apenas quando foi solicitado pelo menos um processo relacionado, ou seja, se durante a execução do processo principal nenhum usuário iniciou um processo relacionado, a aba não é exibida.

Instruções e Informações nas Tarefas

Algumas tarefas irão disponibilizar as instruções de como deverá ser executada. Então, sempre que você ver um ícone de interrogação, clique nele para visualizar a instrução, como mostra a seguinte imagem:

Essas instruções são inseridas na modelagem de cada atividade nas propriedades gerais em Descrição da atividade.

Além da Instruções, existe também outro botão muito importante, o Informação. A seguinte tela exibe a Informação em uma tarefa:

Esse botão sempre será exibido quando uma tarefa sua for recusada. Nela será exibido o usuário que a recusou juntamente do motivo para recusar.

Apontando Horas na Tarefa

O apontamento de horas implica no tempo dedicado para uma tarefa. O apontamento é totalmente influenciado pela jornada de trabalho do usuário.

O apontamento de horas é configurado diretamente na modelagem do processo, não é uma configuração obrigatória, ou seja, é configurado em apenas atividades da modelagem em que for necessário o apontamento de horas.

Atenção: Tarefas que possuem apontamento de horas configurado podem ou não, exigir que o apontamento seja obrigatório. Essa regra serve também para Estimativa.

O apontamento de horas é feito pela central de tarefas, na listagem de tarefas ou nas ações por dentro de cada tarefa. Para apontar horas na listagem de tarefas, acesse Processos > Central de Tarefas, encontre a tarefa desejada e clique no ícone de horas da tarefa:

Para apontar horas por dentro de uma tarefa, acesse Processos > Central de Tarefas, encontre a tarefa desejada e abra a tarefa que possui Horas da Tarefa configurada, no canto superior direito estão as ações da tarefa, clique e escolha Apontar Horas:

A estimativa de horas também pode ser acessada através dessa opção. Ao selecionar para apontar horas, será exibida a seguinte tela:

Na parte superior estão as informações do nome da tarefa, data do seu prazo e ao lado o ícone de andamento/pausa da tarefa:

Quando a tarefa está pausada, ela fica representada pelo ícone cinza:

Quando a tarefa está em andamento, indica que já está sendo dedicado tempo para execução da mesma:

Atenção: Se a tarefa for do tipo manual, os ícones de andamento são apenas visuais. Se ela for do tipo automático, então eles possuem influência sobre o apontamento.

Atenção: O progresso da tarefa pode ser iniciado automaticamente se isso for definido na modelagem do processo.

Abaixo estão as informações gerais de horas trabalhadas e estimativa.

Horas trabalhadas: Indica as horas dedicadas para uma tarefa. Podem ser definidas de forma automática ou manual.

Apontamento Manual:

Se a tela de apontamentos for aberta na Central de Tarefas, na listagem de tarefas pelo ícone de relógio, então o apontamento de horas terá essa aparência:

Para inserir um novo apontamento clique em Novo apontamento:

Então ficará disponível o campo para adicionar apontamentos de horas:

Primeiramente informe a quantidade de horas dedicadas:

Depois informe o dia em que essas horas foram feitas:

Se a escolha for “em”, então ficará habilitado o calendário para que a data do apontamento seja escolhida:

E por fim descreva o que foi feito:

Ao finalizar o preenchimento do apontamento, clique fora da área de apontamento, então este será concluído, acima dos apontamentos irá aparecer a soma dos apontamentos incluídos:

Insira quantos apontamentos forem necessários:

Atenção: Ao digitar, por exemplo, o número 5 no campo de apontamento, e clicar fora que o apontamento seja concluído, o sistema considerará que foram 5h trabalhadas. Se quiser apontar que foram 5 minutos, então insira 5m, o m ao lado do número indicará que são 5 minutos.

Apontamento Automático:

O apontamento automático é definido pelo ícone de andamento da tarefa, e considera a jornada de trabalho do usuário. Suponha que um usuário possui uma jornada de trabalho que inicia as 8h, possui um intervalo das 11h às 13h e finaliza às 18h45, de Segunda à Sexta:

Se esse usuário possui uma tarefa com apontamento de horas configurado como automático, e ele colocar a tarefa em andamento às 8h e fechar o apontamento às 14h da tarde, então o ícone de tarefa em andamento ficou ativo por 6h seguidas, porém serão apontadas apenas 4h na tarefa, isso devido a jornada de trabalho que possui duas horas de intervalo (Das 11h às 14h). Se o apontamento estiver fora do período da jornada de trabalho, o usuário será notificado.

Propriedades dos Apontamentos

Enquanto o apontamento estiver dentro da estimativa, o relógio de horas trabalhadas permanece em cinza:

Quando estiver próximo ao prazo máximo da estimativa, o relógio de horas trabalhadas ficará amarelo:

No momento em que passar do prazo estimado, o relógio de horas trabalhadas ficará vermelho:

Para editar ou excluir um apontamento, basta passar o mouse sobre o apontamento que as opções de edição e exclusão ficarão disponíveis:

Para salvar o apontamento, clique em Salvar.

Caso o apontamento de horas tenha sido selecionado por dentro da tarefa, o campo para adicionar apontamento de horas já abrirá conforme a tela anterior.

Atenção: Por padrão o apontamento de horas pode ocorrer apenas antes de enviar uma tarefa. Se desejar permitir que o apontamento possa ser realizado em tarefas concluídas, então isso também deve ser configurado na modelagem do processo.

Estimativa

Indica uma estimativa de quanto tempo levará para executar uma tarefa. É definida na modelagem do processo, podendo ser através da própria modelagem, por campo de formulário ou ainda manual. Se o tipo de estimativa for usuário, indica que ela for definida pela modelagem do processo com uma estimativa inicial que por padrão é 8h, mas esse valor é editável na modelagem e também na tela de apontamento de horas. Para alterar a estimativa, basta clicar sobre o tempo de estimativa que o campo ficará editável:

Se o tipo de estimativa for definida por formulário, então não será possível editar esse campo, pois o valor será fixo.

Auditoria

É possível realizar a auditoría dos registros de formulários, quando essa opção estiver configurada para o formulário do processo, via atividade do processo.

Para acessar essa funcionalidade, clique em Ações conforme indicado na imagem abaixo e selecione a opção Visualizar Auditoria.

Ao clicar na opção, será carregada uma tela com as informações para realizar a auditoria.

Nota

Essa opção é exibida apenas quando o formulário principal possuir campos auditáveis (auditoria completa ou personalizada).

Nota

Nessa visualização são exibidas apenas as colunas: Data, Autor e Endereço IP.

Atenção

Quando o processo é público para consulta, os usuários que possuem permissão para consultar o formulário, podem visualizar a auditoria. Se o processo for privado, apenas o gestor do processo poderá visualizar a auditoria.

Exportar Auditoria

É possível realizar a exportação de Auditorias de processos.

Para realizar a exportação de uma auditoria de processos clique em Exportar, conforme imagem a seguir:

Assim que o arquivo for gerado o download iniciará automaticamente na máquina do usuário e aparecerá a seguinte informação em tela:

O arquivo exportado na auditoria será gerado em formato PDF. No cabeçalho aparecerão informações de nome da empresa (definido nas configurações de sistema) e o nome do processo, seguidos pela data e o usuário que realizou a geração desse relatório: