Consulta de Processos
Sabe aquele processo que você não consegue achar em sua Central de jeito nenhum? Encontrá-lo ficou muito mais fácil com a Consulta de Processos. A consulta possui dois mecanismos de busca que possibilita encontrar aquele processo impossível de achar. Você pode utilizar a Consulta Simples apenas digitando palavras-chave, ou realizar uma Pesquisa Avançada, utilizando diversos filtros e condições. Além disso, os filtros avançados podem ser salvos para ser pesquisado posteriormente, facilitando seu dia a dia.
Nota
Um processo será exibido na Consulta de Processos para o Gestor e para os Participantes envolvidos. Para os demais usuários, ele só aparecerá se estiver configurado como público para consulta ou se o usuário estiver incluído como Usuário de Consulta na modelagem. Caso contrário, o processo não será exibido na busca. Para saber como fazer essa configuração de Usuário de Consulta acesse Adicionar Usuários de Consulta.
Para acessar a Consulta de Processos, acesse Processos -> Consulta, como exibe a seguinte tela:
Ao clicar em Consulta, será exibida a tela de consulta, como mostra a seguinte imagem:
A tela de consultas possui algumas propriedades listadas a seguir.
Realizando Consultas Simples
Digite termos que tenham relação com o processo que está buscando, como o nome do processo, o código, o nome do solicitante, dentre outras informações.
Atenção
Para otimizar a pesquisa, pode-se utilizar o termo desejado entre aspas, assim "conteúdo desejado".
Atenção
Foi realizado uma otimização nas consultas simples, que faz com que, por padrão as consultas não tragam resultados da herança de processos. Caso tenha interesse em habilitar para que o Fusion possa trazer esse tipo de resultado novamente, será necessário adicionar o seguinte parâmetro nas configurações do TomCat: -Dfusion.enable.hierarchy.search = true
Para maiores informações de como realizar essa configuração corretamente clique aqui
Após realizar uma consulta simples ela ficará disponível logo abaixo do campo de pesquisa:
Ao realizar uma consulta simples, serão exibidas as seguintes funcionalidades:
Ações da tarefa: Opções de ações disponíveis sobre cada uma das tarefas da listagem.
- Selecionar todos: Clique para que todos os processos sejam selecionados, para efetuar o cancelamento em lote.
- Ver histórico: Clique para ser redirecionado para a aba de histórico do processo.
- Ver fluxo: Clique para ser redirecionado para a aba de fluxo do processo.
- Cancelar: Clique para cancelar o processo.
Atenção
O usuário só poderá cancelar processos que ele iniciou.
Tarefas pendentes: Clique para habilitar ou desabilitar a exibição das tarefas pendentes do processo.
Abaixo do nome da tarefa pendente, aparece o nome do usuário que está com a tarefa.
Resumo do processo: Clique para habilitar ou desabilitar a exibição dos campos de resumo do processo:
Do lado esquerdo da barra de pesquisa, é possível encontrar a opção de "Incluir Usuários".
Essa opção possibilita configurar quais usuários sob gestão serão levados em consideração no momento em que a consulta retornar resultados.
Ao clicar, algumas opções ficam disponíveis.
Dentre elas:
Uma barra de pesquisa que disponibiliza buscar por um usuário específico, lembrando que o usuário pesquisado deve estar sob gestão daquele que está fazendo a busca.
Em seguida, uma lista de usuários sob gestão disponíveis para seleção.
Atenção
Usuários atribuídos por ausência temporária, não constarão nessa listagem caso não sejam usuários sob gestão do usuário logado.
E por último nessa mesma opção, ficará disponível o checkbox de "Selecionar Todos os Usuários", ao selecionar essa opção, todos os usuários listados acima serão selecionados.
Lembrando que ao clicar na opção de "Incluir Usuários" sem possuir usuários sob gestão configurado, a lista aparecerá vazia.
Exportando resultados da consulta simples
Clique para exportar o resultado da consulta para Excel.
Ao clicar, é exibida a seguinte tela:
Na exportação simples, serão exportados: Código do Processo, Processo, Título do Processo, Versão, Categoria, Data de Solicitação, Solicitante, Situação do Processo (se está em execução, cancelado ou finalizado) e Data da Conclusão (exibirá o campo em branco quando ainda estiver em execução).
Caso queira exportar apenas alguns registros, então selecione a opção Exportar apenas os selecionados no resultado da consulta. Para isso, alguns resultados de busca devem ser selecionados anteriormente.
Para efetuar a exportação, clique em Exportar.
Ao clicar em exportar, o Fusion irá iniciar o procedimento de geração do arquivo, caso tenha mais exportações sendo realizadas, o documento entrará na fila. Quando a exportação for concluída, o usuário será notificado que o download está disponível.
A imagem abaixo exibe a mensagem de feedback que o usuário recebe após clicar em Exportar:
Quando o download estiver disponível, o usuário receberá uma notificação no sistema e também um e-mail informativo com a opção de download. Deverá clicar para visualizar a notificação, conforme imagem abaixo:
Também é possível acessar os downloads, clicando sobre o nome do usuário no canto superior direito da tela. Então expandirá o menu, selecione Downloads:
Então ficará disponível a tela de downloads, com o documento exportado disponível para download:
No menu de ações do download estão disponíveis as ações conforme a imagem:
- Selecionar todos: Clique para selecionar todos e realizar ações em lote. As ações em lote são as mesmas disponíveis individualmente: download e remover.
- Download: Clique para realizar o download.
Atenção: O download também pode ser feito clicando sobre o documento.
- Remover: Clique para remover o documento da lista de downloads.
Ao clicar no registro será realizado o download do arquivo. Abaixo um exemplo de arquivo gerado:
Atenção: Após realizada uma consulta em Consultas de Processo, ficará disponível a opção de Iniciar Processo.
Para desfazer uma consulta simples, basta clicar sobre o ícone de x ao lado da consulta:
Realize sua busca utilizando filtros, detalhando e limitando o resultado.
Acesso rápido às cinco ultimas consultas salvas: Esta opção possibilita acesso rápido às últimas cinco consultas salvas, incluindo versões em edição. Quando o usuário não possui nenhuma consulta salva, o menu é exibido como na seguinte tela:
Realizando Consultas Avançadas
A Consulta Avançada permite buscar por processos de forma mais precisa, limitando para que seja exibido no resultado apenas processos com os dados desejados. É possível filtrar na Consulta Avançada processos por categoria, por versão, participantes, solicitantes, dentre diversos outros filtros disponíveis.
Para adicionar uma consulta avançada clique em Consulta Avançada:
Para acessar a tela de nova consulta, também é possível através do ícone ao lado do botão de consulta avançada:
Então a tela de nova consulta ficará disponível:
Filtros
Clique em Selecione um campo para que sejam exibidos tipos de filtros que existem na consulta avançada. Os filtros são essenciais para refinar sua pesquisa. Com eles, a distância entre você e aquele processo que tanto procura fica mais curta. No entanto, é preciso ter cautela. Lembre-se que qualquer filtro errado pode tirar o processo que procura do resultado da pesquisa, fazendo com que o resultado não traga o esperado.
Para filtrar sua busca e limitar o resultado para que seja exibido apenas o desejado, clique em Selecione um campo. Perceba que são exibidos alguns tipos de filtros, que são os tipos de filtros gerais. Estes tipos não dependem da seleção do Processo:
Para que sejam exibidos todos os filtros disponíveis, clique em Processo, conforme imagem abaixo:
Selecione o processo que deseja filtrar e adicione um novo filtro, como mostra a seguinte tela:
Ao clicar, será exibido um novo filtro. Clique em Selecione um campo, para que sejam exibidas todas as opções. Agora, além dos filtros gerais, são exibidos também os filtros do processo selecionado acima, como exemplifica a imagem abaixo:
- Formulário: Após selecionar o primeiro filtro com Processo, é exibida a opção de filtrar por Formulário. Clique para selecionar um formulário. Ao clicar na seta do agrupador, serão expandidos todos os campos que no formulário foram selecionados como filtráveis.
Atenção
Se nenhum campo no formulário do processo é selecionado como filtrável, a seta de agrupador não é exibida.
Atenção
Referente ao filtro para campos de Formulário, é necessário que estes campos estejam com a opção Filtrável habilitada, para que possam ser selecionados. Bem como campos do tipo E-form que estiverem referenciando este formulário.
Vale ressalvar ressaltar também, que não é possível habilitar a opção de filtrável em campos do tipo E-form configurados como Lista sim.
Para mais informações referentes ao filtro por campo de Formulário, basta clicar aqui
Atenção
Se forem usados dois campos que estão dentro de um formulário filho para fazer uma consulta, e um desses campos não tiver valor preenchido, a pesquisa não trará nenhum resultado. Isso acontece porque, ao selecionar um campo do subformulário no momento de configurar a consulta, o sistema entende que esse campo precisa ser considerado na hora de buscar as informações. Ou seja, ele só vai trazer registros que tenham algum valor preenchido nesse campo. Mesmo quando o campo está vazio, o sistema ainda tenta verificar se existe alguma informação ali. Como não há nada para comparar, nenhum registro será encontrado. É importante destacar que esse comportamento acontece sempre, independente de você usar a opção E ou OU ao configurar os filtros da consulta. O simples fato de adicionar um campo do subformulário já faz com que ele seja incluído como uma regra na busca, mesmo que não tenha valor definido. Esse é o funcionamento padrão do sistema e não representa um erro.
- Processo: Clique para selecionar um novo processo que será filtrado no resultado da pesquisa. Ao clicar na seta do agrupador, são expandidos subfiltros de Processo, conforme exibe a seguinte tela:
- ID: Selecione para filtrar o processo utilizando o código do modelo do processo.
- Título: Selecione para filtrar o processo utilizando seu título.
- Habilitado: Selecione para filtrar o processo utilizando seu status de habilitado ou não habilitado.
Categoria: Clique para selecionar a categoria para ser filtrada no resultado da pesquisa.
Tarefas de Aprovação: Após selecionar o primeiro filtro com Processo, é exibida a opção de filtrar por Tarefas de Aprovação. Clique para selecionar as atividades de aprovação.
- Versão: Após selecionar o primeiro filtro com Processo, é exibida a opção de filtrar por Versão. Clique para selecionar uma versão do processo.
Ao clicar na seta do agrupador, serão expandidos os campos Versão, Descrição e Publicador. Clique em Versão para filtrar pela versão do processo. Clique em Descrição para filtrar a versão por algum texto presente na descrição. Clique em Publicador para filtrar pelo publicador da versão.
- Participantes: Clique para selecionar os participantes usuários que são participantes do processo que procura.
- Gestores: Selecione para filtrar o processo utilizando os gestores.
- Código: Clique para inserir o código do processo que procura.
Atenção
Este é o código do processo, o número que identifica a solicitação, como exibe a seguinte tela:
- Solicitante: Clique para selecionar o usuário solicitante do processo que procura. Ao clicar na seta do agrupador, serão exibidas as seguintes opções de filtros:
- Código: Selecione esta opção para utilizar no filtro o código do usuário.
- Nome: Selecione esta opção para utilizar no filtro o nome completo do usuário.
- Nome da Empresa: Selecione esta opção para utilizar no filtro o nome da Empresa cadastrada para o usuário.
- Cargo: Selecione esta opção para utilizar no filtro o cargo cadastrado no perfil do usuário.
- Data de Início: Clique para encontrar seu processo por sua data de início.
- Data de Conclusão: Clique para procurar seu processo por sua data de conclusão.
- Situação: Filtre os processos por sua situação, que pode ser Em Execução, Finalizada ou Cancelada.
- Iniciado por: Clique para informar de qual maneira iniciou o processo, se foi através do Agendador, Atividade de Subfluxo, GED, etc.
É possível criar mais de um filtro clicando no ícone de Adicionar Filtro, como exibe a seguinte tela:
Selecione quantos filtros forem necessários e clique em Consultar.
Para excluir filtros, clique no ícone de Remover Filtro, como exibe a seguinte tela:
Subgrupos de Filtros
A opção de Adicionar Subgrupo possibilita a criação de condições diferenciadas apenas para alguns filtros. Para criar um subgrupo, clique no ícone de Adicionar Subgrupo, como exibe a seguinte tela:
Após clicar nesse ícone, será adicionado um subgrupo a partir daquele filtro, conforme a imagem:
Os operadores condicionais possibilitam diferenciar a forma que será realizada a pesquisa. Após adicionar mais de um filtro ou utilizar subgrupos, clique na seta ao lado do E, como exibe a seguinte tela:
Utilize o Condicional E para que seja filtrado os dados que tiverem em todos os filtros dentro da mesma condição. Ou seja, se o processo não obtiver dados em apenas um dos filtros, por mais que tenha dados de outros, não será exibido no resultado da pesquisa. Por exemplo: Ao selecionar filtro por processo Admissão de Novo Colaborador e o segundo filtro por solicitante Ana Carolina Ferreira, serão exibidos somente os processos Admissão de Novo Colaborador em que a usuária Ana Carolina Ferreira tenha iniciado. Processos que a Ana Carolina iniciou e que não são da Admissão de Novo Colaborador não serão exibidos.
Utilize o Condicional Ou para que para que seja filtrado os dados que estejam em pelo menos um dos filtros na mesma condição. Ou seja, se o processo obtiver dados de apenas um dos filtros, ele já será exibido no resultado da consulta. Por exemplo: Ao selecionar filtro por processo Admissão de Novo Colaborador e o segundo filtro por solicitante Ana Carolina Ferreira, serão exibidos todos os processos Admissão de Novo Colaborador e todos os processos que a Ana Carolina Ferreira tenha iniciado. Processos que a Ana Carolina Ferreira iniciou e que não são da Admissão de Novo Colaborador também serão exibidos.
Salvando Consultas Avançadas
Além de realizar consultas avançadas, é possível salvá-las para buscas posteriores. Para realizar uma consulta avançada e salvá-la, clique em Consulta Avançada, como exibe a seguinte tela:
Ao clicar em Consulta Avançada, serão disponíveis filtros para realizar a consulta. A seguinte tela exibe um filtro sendo salvo:
Ao clicar em Salvar, será exibida a seguinte tela:
- Nome: Informe um nome à consulta, por exemplo "Admissão de Novo Colaborar – por Ana Carolina Ferreira". Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Descrição: Insira uma descrição da consulta.
- Definir como padrão: Marque para definir a consulta criada como padrão. Com isso, sempre o usuário acessar a tela de Consulta de Processos, será aberta automaticamente os filtros da consulta.
Ao concluir, clique em Salvar.
Ao salvar uma consulta, sempre que o usuário acessar a Consulta de Processos, ela será exibida em uma listagem, como exibe a seguinte tela:
Se a consulta for salva como padrão, ela ficará com a marcação de padrão ao lado do nome:
Atenção: Se houver mais de uma consulta salva e nenhuma delas for a padrão, então todas aparecerão na tela de consulta de processos, dessa maneira:
Se houver mais de uma consulta salva e uma delas for definida como padrão, então ao abrir a tela de consultas de processo, a consulta padrão estará expandida dessa maneira:
A consulta salva é exibida também no botão de Acesso Rápido às cinco últimas consultas salvas, localizado ao lado de Consulta Avançada, como exibe a seguinte tela:
Clique em Ver Todas para visualizar e gerenciar as consultas salvas. Para criar uma nova consulta, clique em Criar Nova.
Gerenciando Consultas Avançadas
Não é necessário perder tempo montando os mesmos filtros sempre que acessa a Consulta de Processos, pois a Gestão de Consultas Salvas ajuda a visualizar as consultas de processos já feitas e salvas (e também aquela consulta que você esqueceu de salvar!). As consultas salvas são individuais, ou seja, nenhum outro usuário terá acesso às suas consultas, e também não possui limites, possibilitando salvar quantas consultas forem necessárias.
Para acessar suas consultas salvas, clique no Acesso Rápido às cinco últimas consultas salvas e em Ver Todas, como exibe a seguinte tela:
Além disso, se houverem consultas salvas e nenhuma for escolhida como padrão, ao acessar Processos -> Consulta, a lista de consultas salvas é aberta.
A tela de gerenciamento de consultar ficará disponível:
Algumas ações são possíveis sobre o gerenciamento de consultas:
Filtrando Consultas
Informe o nome da consulta salva que deseja encontrar. Após digitar, clique no ícone de lupa ou aperte Enter:
Para desfazer um filtro aplicado no gerenciamento de consultas, basta clicar sobre o x ao lado do filtro:
Listagem de consultas salvas
Nesta área ficam disponíveis todas as consultas avançadas salvas:
Clique na seta de ações de qualquer consulta salva para que sejam exibidas as opções de gestão, conforme imagem abaixo:
- Selecionar Todos: Clique para selecionar todos as consultas avançadas salvas e realizar remoção em lote.
- Abrir: Clique para que sejam abertos os filtros da consulta salva.
- Editar: Edite os dados da consulta salva. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:
Edite os dados desejados e clique em Salvar.
- Duplicar: Ao clicar nesta opção, será criada uma cópia exata da consulta selecionada.
Essa cópia será adicionada à lista de consultas salvas do usuário, mantendo o mesmo nome da consulta original. No entanto, para evitar duplicação de nomes, será adicionado um sufixo numérico ao final do nome da nova consulta.
Nota
O formato do sufixo será “- Cópia x”, onde "x" representa o número sequencial da cópia. A numeração começa com “1” para a primeira duplicação, e aumentará de forma contínua com cada nova cópia gerada. Isso garante que todas as consultas duplicadas tenham um nome único, sem conflito com as já existentes.
- Enviar cópia: Essa ação serve para compartilhar uma consulta com outros usuários, enviando uma cópia da consulta selecionada para destinatários específicos. Ao clicar sobre essa opção, é exibida a seguinte tela:
- Nome: O usuário pode alterar o nome da consulta antes de enviá-la para os destinatários. Este campo é obrigatório, caso esteja vazio, não será possivel enviar a consulta.
- Descrição: É possível adicionar ou modificar a descrição da consulta.
- Enviar para: Este campo é obrigatório. Nele, o usuário deve selecionar os destinatários que receberão a cópia da consulta. É possível escolher entre usuários individuais, papéis ou grupos, sendo permitido selecionar mais de um destinatário.
Após selecionar o destinatário, clique em Enviar.
Nota
Caso o mesmo destinatário seja selecionado de forma individual e como parte de um grupo, não será enviada uma cópia duplicada. Nesse caso, será enviada apenas uma cópia da consulta, independentemente de o destinatário ter sido escolhido diretamente ou como parte do grupo.
Nota
Se um usuário realizar uma exportação avançada de uma consulta salva, escolhendo campos na etapa 2, e ativando a opção de salvar seleção de campos, essa seleção ficará vinculada à consulta. Quando o usuário enviar uma cópia dessa consulta para outro destinatário, a seleção de campos de exportação salva será automaticamente incluída e preenchida, caso o destinatário realize uma exportação dessa consulta.
Indicador de consulta vinda de outro usuário
Os usuários que receberem a cópia de uma consulta poderão identificar a consulta recebida dentre as suas já existentes e também saber quem a enviou, através de uma tag exibida ao lado do nome da consulta. Essa tag permitirá uma diferenciação clara das consultas recebidas, facilitando a organização e o rastreamento das consultas compartilhadas.
Nota
A tag "Recebida" desaparece após realizar a consulta pela primeira vez e não será exibida ao acessar as consultas salvas novamente.
- Definir Padrão: Clique para marcar a consulta como padrão. Com isso, sempre que o usuário acessar a tela de Consulta de Processos, será aberta automaticamente os filtros da consulta.
- Remover: Clique para excluir a consulta salva.
Clique em Ver Todas para visualizar e gerenciar as consultas salvas. Para criar uma nova consulta, clique em Criar Nova.
Exportando resultados da Consulta Avançada
Clique para exportar o resultado da consulta para Excel.
Ao clicar, é exibida a seguinte tela:
Se alterado para avançado, será a seguinte tela:
Atenção
Quando for selecionado mais de um processo nos filtros da consulta ou então, quando for retornado mais de um modelo de processo nos resultados da consulta, será habilitado somente o tipo de exportação Simples.
Além disso, somente instâncias de mesmo processo e versão de processo podem ser exportadas juntas como exportação avançada. Essa é uma regra que não deve mudar.
No passo 1, onde é definido o tipo de exportação:
Na exportação simples, serão exportados: Código do Processo, Processo, Título do Processo, Versão, Categoria, Data de Solicitação, Solicitante, Situação do Processo (se está em execução, cancelado ou finalizado) e Data da Conclusão (exibirá o campo em branco quando ainda estiver em execução).
Caso queira exportar apenas alguns registros, então selecione a opção Exportar apenas os selecionados no resultado da consulta. Para isso, alguns resultados de busca devem ser selecionados anteriormente.
Na exportação avançada, serão exportados: Código do Processo, Nome do Processo, Título do Processo, Versão, Categoria, Data de Solicitação, Solicitante, Situação do Processo (se está em execução, cancelado ou finalizado), Data da Conclusão (exibirá o campo em branco quando ainda estiver em execução), Campos do Formulário, Tarefas do Processo, Situação da Tarefa, Proprietário da Tarefa e Prazo da tarefa.
Atenção
Os passos 2 e 3, irão aparecer apenas se a exportação for do tipo avançado.
Ainda na exportação avançada, no passo 2, onde é definido quais campos do formulário serão exportados:
Nota
Campos do tipo arquivo que permitem o download do mesmo, terão a informação indicada em tela, conforme campo Contrato demonstrado na imagem acima.
Atenção
Campos do tipo E-form Lista Sim também serão expansíveis quando dentro deles houver algum campo arquivo, disponinibilizando a visualização do mesmo.
Atenção
Os campos do tipo arquivo que permitem download são aqueles que nas configurações de formulário tem a opção de "Permitir Cópia" habilitada.
É possível realizar uma consulta dentre os campos do formulário:
Também é possível desmarcar todos os campos selecionados:
Ao clicar na opção Limpar Seleção, todos os campos selecionados para exportação serão desmarcados.
Além disso, é possível salvar os campos selecionados:
Essa opção vem habilitada por padrão. Ao mantê-la ativa, os campos selecionados em uma exportação serão preservados e automaticamente pré-selecionados na próxima exportação avançada, tornando o processo mais rápido nas exportações subsequentes.
Ainda na exportação avançada, no passo 3, a respeito das Opções:
A primeira opção significa que, caso habilitada, será realizado o download dos arquivos que contém nos campos selecionados.
A segunda opção significa que, caso habilitada, será realizada a exportação do histórico de tarefas do processo.
Ao habilitá-la, outros campos ficarão disponíveis:
- Todas: Selecione esta opção para que sejam exportadas todos os tipos de tarefas existentes no processo.
- Usuário: Ao marcar esta opção serão habilitadas as opções para selecionar os status das tarefas, que poderão ser tarefas Pendentes, Finalizadas ou Todas, conforme imagem abaixo:
- Subprocesso: Selecione esta opção para que sejam exportadas todas as tarefas do subprocesso quando houver.
- Decisão: Selecione esta opção para que sejam exportados todos os componentes de decisão existentes no processo.
- Sistema: Selecione esta opção para que sejam exportadas todas as tarefas do tipo sistema existentes no processo.
- Notificação: Selecione esta opção para que sejam exportadas todas as tarefas do tipo notificação existentes no processo.
Se for selecionado o tipo Usuário, ainda vai ter a configuração da situação da atividade:
Após selecionar os tipos de tarefas desejado, clique em Exportar.
Ao clicar em exportar, o Fusion irá iniciar o procedimento de geração do arquivo, caso tenha mais exportações sendo realizadas, o documento entrará na fila. Quando a exportação for concluída, o usuário será notificado que o download está disponível.
A imagem abaixo exibe a mensagem de feedback que o usuário recebe após clicar em Exportar:
Quando o download estiver disponível, o usuário receberá uma notificação no sistema e também um e-mail informativo com a opção de download. Deverá clicar para visualizar a notificação, conforme imagem abaixo:
Também é possível acessar os downloads, clicando sobre o nome do usuário no canto superior direito da tela. Então expandirá o menu, selecione Downloads:
Então ficará disponível a tela de downloads, com o documento exportado disponível para download:
No menu de ações do download estão disponíveis as ações conforme a imagem:
- Selecionar todos: Clique para selecionar todos e realizar ações em lote. As ações em lote são as mesmas disponíveis individualmente: download e remover.
- Download: Clique para realizar o download.
Atenção: O download também pode ser feito clicando sobre o documento.
- Remover: Clique para remover o documento da lista de downloads.
Ao clicar no registro será realizado o download do arquivo. Abaixo um exemplo de arquivo gerado:
Atenção: Após realizada uma consulta em Consultas de Processo, ficará disponível a opção de Iniciar Processo.
Visualizando resultados da Consulta
Para visualizar um processo que está no resultado de uma consulta clique sobre o nome do processo conforme a imagem a seguir:
As ações disponíveis na visualização de processos vão depender de acordo com a permissão de cada usuário.
Visão do Usuário Participante Consultando Processos e Tarefas: O usuário participante de um processo, poderá visualizar processos que solicitou ou atividades que participa.
Visão do Gestor Consultando Processos e Tarefas: O gestor, diferente dos usuários participantes, possui todas as permissões dentro de um processo. Ele terá permissão para acompanhar todas as tarefas, desde o início. A qualquer momento o gestor pode tomar uma ação em nome de algum usuário para garantir que o processo não fique travado. Com isso, a visualização do processo pelo gestor é mais detalhada, ele tem acesso ao formulário completo, assim como visualização de todos os dados e ações.
Visualização de Processos Públicos: Um usuário que não solicitou o processo, não é gestor e não participa de nenhuma atividade pode visualizar o processo desde que esse esteja configurado como processo público para consulta, essa configuração é definida na modelagem do processo.
Chatbot de IA para Consultas de Processos
Nesta seção será abordado sobre o uso do Chatbot para Processos, um assistente virtual com inteligência artificial integrado ao Fusion Platform, que pode ser acessado a partir da Consulta Avançada para consultar informações de processos e formulários, além de gerar gráficos e relatórios.
Para utilizar essa função, certifique-se de habilitar o Chatbot de IA nas configurações do sistema e configurar as permissões dos usuários que poderão visualizar e utilizar essa função. Para mais detalhes sobre como realizar essa configuração, consulte Configurações do Chatbot de IA.
Além das configurações no sistema, para que o chatbot consiga obter informações preenchidas em campos de formulário do processo, será necessário habilitar a opção Fornecer dados para IA. Este campo está disponível para ativação apenas nos tipos: Arquivo, Consenso, Data, E-form, Hora, Número Decimal, Número Inteiro, Texto e Usuário. Para mais informações sobre essa ativação consulte o conteúdo sobre a configuração desses tipos de campos a partir de Tipos de Campos
Atenção
Para o funcionamento do chatbot é importante que o sistema esteja acessível internamente no servidor pela mesma URL utilizada pelos usuários. Por exemplo, se os usuários acessam via "https://www.neomind.com.br/fusion" esta mesma URL deve ser acessível de dentro do servidor do Fusion para que o chatbot possa fazer as consultas no sistema. Esta é uma boa prática para o sistema como um todo, não só para o chatbot. O sistema deve ser acessível pela mesma URL para usuários externos, internos, VPN, para não quebrar funcionalidades como exibição de links e e-mails, entre outras.
O chatbot precisa saber em qual processo deve buscar as informações. Para isso, é necessário aplicar um filtro por "Processo" na consulta.
A partir do filtro aplicado, ao clicar no ícone, o chatbot será iniciado automaticamente com as informações das solicitações referentes ao processo filtrado. Assim, a primeira mensagem exibida pelo chatbot será direcionada às informações do processo informado.
Na mesma mensagem há um link, caso o usuário queira consultar dicas de como o chatbot pode ajudá-lo.
Ao clicar no link, será exibida uma mensagem com orientações.
Nota
Quando houver mais de um filtro por "Processo" aplicado, o chatbot considerará apenas o último processo adicionado na consulta. Assim, ao abrir o chatbot, a mensagem inicial fará referência a esse processo, e o usuário poderá solicitar informações sobre ele. Outros tipos de filtro também podem estar ativos. Nesse caso, as respostas do chatbot levarão em conta todos os filtros aplicados, lembrando que, especificamente para o filtro por "Processo", somente o último processo incluído será utilizado como referência. Durante a conversa, se o usuário mencionar outro processo diferente do filtrado (o último adicionado), a IA poderá responder conforme o contexto fornecido pelo próprio usuário, pois não há bloqueios que impeçam essa interação.
Se o usuário solicitar a geração de um gráfico ou relatório, o chatbot confirmará a criação do arquivo e disponibilizará um link para acesso. Entretanto, o chatbot pode enviar informações relacionadas a solicitação em forma de mensagem e/ou fazer perguntas para entender melhor a solicitação, o que pode resultar no envio do arquivo apenas após essa interação.
Nota
Os relatórios serão gerados em formato PDF e o usuário precisará salvar ou fazer o download do arquivo manualmente. Para configurar o logotipo exibido no relatório acesse a seção de Configurações de Estilo nas Configurações do Sistema.
Nota
Os gráficos serão gerados em formato SVG e o usuário precisará salvar ou fazer o download do arquivo manualmente.
Importante
Como o chatbot utiliza inteligência artificial, erros podem ocorrer. Por isso, recomenda-se sempre conferir os resultados das repostas e relatórios gerados. A IA também pode falhar na sua linha de raciocínio devido a sequência de pedidos e histórico da conversa. Nestes casos, recomenda-se reiniciar a sessão de chat e solicitar novamente as informações desejadas.
A conversa com o chatbot permanece ativa por 30 minutos. Se não houver troca de mensagens durante esse período, o chatbot considera que a conversa foi encerrada por inatividade. Quando isso acontece, o usuário deve fornecer novamente as informações necessárias para iniciar uma nova conversa.
Atenção
Quando o chatbot estiver em uso, sua sessão será encerrada sempre que o usuário navegar para outra tela do sistema ou atualizar a aba do navegador. Ao retornar para a tela de Consulta Avançada e reabrir o chatbot, ele será reiniciado, sem manter o histórico da conversa.
Além do Chatbot de IA disponível na Consulta Avançada, o Fusion também oferece o Chatbot de IA acessível pela barra superior do sistema. Estes podem ser utilizados simultaneamente, pois funcionam de forma independente. Quando o usuário alternar entre o chatbot da barra superior e um chatbot da consulta avançada, o chatbot atualmente aberto será automaticamente minimizado e o chatbot selecionado será exibido.
Para mais informações sobre o chatbot disponível na barra superior do Fusion, acesse Chatbot de IA para Processos.
Se o usuário estiver deslogado do sistema e tentar abrir o Chatbot de IA, o sistema não exibirá o chatbot e o redirecionará para o fluxo padrão de logout do Fusion. Se o usuário estiver com o chatbot aberto e a sessão do Fusion expirar, qualquer tentativa de interação fará o sistema redirecioná-lo para o fluxo padrão de logout. Após o timeout, mesmo com a opção “Manter conectado” habilitada, o chatbot não preservará a conversa anterior e será reiniciado.
Editar Formulário
É possível editar o formulário de um processo já concluído, para isso, após realizar a consulta, acesse as opções do processo e selecione a opção de Editar formulário:
Atenção: Essa opção fica disponível apenas se o usuário logado for gestor do modelo do processo.
Então ficará disponível o formulário completo utilizado no processo para que seja editado. Ao finalizar as alterações clique em Salvar.
Iniciando processos
Processos são fluxos de trabalho. Estes fluxos gerenciam processos de negócio, integrando de forma dinâmica pessoas, aplicações, documentos, equipamentos e sistemas. São um conjunto sequencial de atividades que tem como objetivo fazer com que colaboradores, clientes, fornecedores e parceiros se comuniquem. Só poderão iniciar processos os usuários com perfis Usuário BPM, Administrador BPM e Administrador Geral, e que cujo papel funcional no Fusion esteja incluído na raia onde o processo se inicia. Um processo pode ser iniciado em quatro locais diferentes, sendo todos no Menu Processos, em: Iniciar, Consulta, Central de Tarefas e Gerenciar Modelos de Processos.
Iniciar Processos em Consultas de Processo
Para acessar a Consulta de Processos, acesse Processos -> Consulta, como exibe a seguinte tela:
Ao clicar em Consulta, será exibida a tela de consulta, como mostra a seguinte imagem:
Para que fique visível o botão de Iniciar Processo é necessário ter efetuado uma pesquisa simples ou avançada: Ao efetuar uma pesquisa simples:
Para escolher o modelo de processo, clique em Iniciar novo Processo, então aparecerá a listagem com os modelos para escolha:
Ao efetuar uma pesquisa avançada:
Para escolher o modelo de processo, clique em Iniciar novo Processo, então aparecerá a listagem com os modelos para escolha:
Nos dois tipos de consultas, selecione o modelo de processo desejado e você será redirecionado para a primeira atividade do processo.