Segurança

A administração dispõe de ferramentas que permitem a realização de gestão do sistema. As configurações podem ser de gestão de pessoas ou de ferramentas. Para que a gestão seja feita com maior controle de segurança, somente dois tipos de usuários têm acesso à área de administração: o Administrador Geral e o Administrador Local.

A administração permite realizar gestão de usuários, como a modificação de seus dados, permissões, criação, inativação, entre outros. Entretanto, a criação de papéis e grupos é necessária para que um usuário possa ser criado. A seguir veremos os passos para a criação de papéis, grupos, usuários, nessa ordem e o gerenciamento desses usuários.

Configurações de Papel

Papéis são usados para definir quem será responsável por atividades na modelagem de workflow. Além disso, os papéis também servem para aplicar regras de segurança aos usuários, agrupando pessoas de diferentes grupos sob o mesmo conjunto de permissões.

Para acessar a tela de papel entre em: Administração > Segurança > Papeis. Ao abrir a tela de papéis, serão exibidos os papéis já cadastrados no seu ambiente, conforme abaixo:

Criando um Novo Papel

Para adicionar um novo papel, clique no botão Novo.

Ao clicar em Novo, será aberta a seguinte tela:

O cadastro de novo papel possui campos de preenchimento obrigatório e outros apenas informativos, estes estarão descritos a seguir:

1. Código: É obrigatório informar o código do papel que deseja criar. Este campo é definido como valor único, ou seja, não poderá ser utilizado o mesmo código para criação de outro papel.
2. Nome: É obrigatório informar o nome do papel. Este campo é definido como valor único, ou seja, não poderá ser utilizado o mesmo nome para criação de outro papel.
3. Usuários: Após preenchidas as informações do papel, é possível relacionar os usuários. É importante citar que o relacionamento dos usuários não é obrigatório no momento da criação do papel, ou seja, é possível criar o papel e relacionar os usuários à medida que forem criados.

Dica

Nessa tela, o procedimento para relacionar usuários ao papel pode ser feito da seguinte forma:

• Clique no botão Adicionar, então serão exibidas as opções de usuários disponíveis conforme abaixo:

• Selecione o usuário desejado e clique em Adicionar:

Então o usuário será incluído na listagem de usuários que possuem aquele papel:

Nessa tela também é possível exportar o(s) usuário(s) vinculados àquele papel. Para isso clique no botão Exportar registros, e será feito o download do arquivo com as informações do(s) usuário(s):

Ao selecionar um usuário, os botões de visualização e exclusão ficam disponíveis. O botão de visualização permite consultar as informações do usuário e o botão de exclusão remove o vínculo do usuário com o papel.

As mesmas opções estão disponíveis nas Ações do usuário:

No campo Pesquisar é possível buscar por um usuário cadastrado para aquele papel:

Após finalizar o preenchimento das informações, clique em Salvar para efetivar a criação do Papel.

Visualizando, Editando e Excluindo um Papel

Na tela de Papéis são exibidos aqueles já cadastrados no Fusion. Para visualizar o(s) usuário(s) vinculado(s) a um papel, selecione o papel e utilize o botão de visualização ou a opção Visualizar nas Ações do papel, conforme abaixo:

Ao clicar nesse botão, será aberta a seguinte tela:

Para editar os dados de um papel, selecione o papel e utilize o botão de edição ou a opção Editar nas Ações do papel, conforme abaixo:

Então será possível editar nome do papel, adicionar novos usuários, excluir usuários, visualizar usuários e exportar informações dos usuários, conforme abaixo:

Para efetivar as alterações, clique em Salvar.

A exclusão de papéis pode ser feita selecionando um ou mais papéis e utilizando o botão de exclusão, ou então a opção Excluir nas Ações do papel, conforme abaixo:

Atenção

Um papel somente poderá ser excluído se não houver usuários relacionados ou vínculo com algum processo do sistema.

Pesquisando e Exportando um Papel

Para buscar papéis cadastrados, utilize o campo Pesquisar:

Para exportar papéis, clique no botão Exportar registros, e será feito o download do arquivo com os papéis cadastrados:

Configurações de Grupo

Para agrupar pessoas de uma mesma área ou departamento de uma organização no Fusion, é necessário criar um novo grupo. Para acessar a tela de grupos entre em: Administração > Segurança > Grupos. Ao abrir a tela de grupos será possível ver os grupos já cadastrados conforme abaixo:

Criando um Novo Grupo

Para adicionar um novo grupo, clique em Novo.

Ao clicar em Novo, será aberta a seguinte tela:

O cadastro de novo grupo possui campos de preenchimento obrigatório e outros apenas informativos, estes estarão descritos a seguir:

1. Código: É obrigatório informar o código do grupo que deseja criar. Este campo é definido como valor único, ou seja, não poderá ser utilizado o mesmo código para criação de outro grupo.
2. Nome: É obrigatório informar o nome do grupo. Este campo é definido como valor único, ou seja, não poderá ser utilizado o mesmo nome para criação de outro grupo.
3. Sigla: Pode ser informada uma sigla para o grupo.
4. Nível superior: O grupo criado pode ser relacionado com outro grupo, informando que este é seu superior.
5. Responsável: Informar qual é o papel responsável pelo grupo.
6. Usuários: Após preenchidas as informações do grupo é possível relacionar os usuários. É importante citar que o relacionamento dos usuários não é obrigatório no momento da criação do grupo, ou seja, é possível criar o grupo e relacionar os usuários à medida que forem criados.

Dica

Nessa tela, o procedimento para relacionar usuários ao grupo pode ser feito da seguinte forma:

• Clique no botão Adicionar, então serão exibidas as opções de usuários disponíveis conforme abaixo:

• Selecione o usuário desejado e clique em Adicionar:

Então o usuário será incluído na listagem de usuários que pertencem àquele grupo:

Nessa tela também é possível exportar o(s) usuário(s) vinculados àquele grupo. Para isso clique no botão Exportar registros, e será feito o download do arquivo com as informações do(s) usuário(s):

Ao selecionar um usuário, os botões de visualização e exclusão ficam disponíveis. O botão de visualização permite consultar as informações do usuário e o botão de exclusão remove o vínculo do usuário com o grupo.

As mesmas opções estão disponíveis nas Ações do usuário:

No campo Pesquisar é possível buscar por um usuário cadastrado para aquele grupo:

Atenção

Se adicionados usuários em grupos através dos botões Novo ou Editar (considerando que, esses já possuem grupo, visto que o campo Grupo é obrigatório no cadastro de Novo Usuário), então no momento que um usuário for inserido na listagem, na coluna Grupo, será exibido o antigo grupo do usuário. Essa informação será atualizada quando a tela de criação/edição for salva.

Após finalizar o preenchimento das informações, clique em Salvar para efetivar a criação do Grupo.

Visualizando, Editando e Excluindo um Grupo

Na tela de Grupos são exibidos aqueles já cadastrados no Fusion. Para visualizar o(s) usuário(s) pertencente(s) a um grupo, selecione o grupo e utilize o botão de visualização ou a opção Visualizar nas Ações do papel, conforme abaixo:

Ao clicar nesse botão, será aberta a seguinte tela:

Para editar os dados de um grupo, selecione o grupo e utilize o botão de edição ou a opção Editar nas Ações do grupo, conforme abaixo:

Então será possível editar nome, sigla, nível superior, responsável, adicionar novos usuários, excluir usuários, visualizar usuários e exportar informações dos usuários, conforme abaixo:

Para efetivar as alterações, clique em Salvar.

A exclusão de grupos pode ser feita selecionando um ou mais grupos e utilizando o botão de exclusão, ou então a opção Excluir nas Ações do grupo, conforme abaixo:

Atenção

Um grupo somente poderá ser excluído se não houver usuários relacionados ou vínculo com algum processo do sistema.

Pesquisando e Exportando um Grupo

Para buscar grupos cadastrados, utilize o campo Pesquisar:

Para exportar grupos, clique no botão Exportar registros, e será feito o download do arquivo com os grupos cadastrados:

Criando Novo Usuário

Para permitir a navegação de uma pessoa no Fusion, é necessário criar um novo usuário. Para acessar a tela de usuários entre em: Administração > Segurança > Usuários.

Preenchendo Configurações do Usuário

Para cadastrar um usuário clique em Novo Usuário:

Perfil

Nessa aba devem ser definidas configurações de dados pessoais e gerais do usuário.

1. ID do Usuário: Informe o ID do usuário. Este campo é obrigatório que servirá como login, também será considerado como código. O ID do Usuário não poderá ser modificado após o cadastro ter sido salvo pelo menos uma vez. Para a criação desse campo existem alguns requisitos:

• É necessário criar um ID diferente dos já existentes;
• Não pode fazer o uso de caracteres especiais (com exceção do "." e "-");
• Existe um limite de caractes para esse campo, que é de 64;
• Não pode conter espaçamento.

2. Nome: Informe o nome completo do usuário. Este é um campo obrigatório.
3. E-mail: Informe o endereço de e-mail. Esta informação é importante para que as notificações das tarefas do Fusion sejam enviadas por e-mail. Além de que, se o usuário esquecer a senha e tiver configurado o envio de e-mail, o Fusion ajudará a criar uma nova senha mandando um e-mail de confirmação.

Atenção

Nas configurações do sistema é possível escolher se os e-mails utilizados pelos usuários serão únicos ou não.

Se os e-mails forem configurados como únicos, não será possível cadastrar o mesmo e-mail para dois usuários diferentes, mesmo quando um dos usuários estiver inativo. Ao tentar alterar ou registrar um novo e-mail para um usuário e o mesmo já estiver sendo utilizado em outra conta, será exibida uma mensagem informando que o endereço de e-mail já está sendo utilizado. Sendo assim, o usuário não poderá ser salvo até que o e-mail seja alterado.

Nota

Em todos os e-mails encaminhados pelo Fusion, caso o campo "Assunto" ultrapasse o limite de 255 caracteres, ele será encaminhado normalmente, porém, irá gerar três pontos ao final do assunto no e-mail.

4. Nova senha: Campo para informar uma senha atendendo aos requisitos indicados abaixo do campo. Ela poderá ser alterada pelo usuário que está sendo criado ou pelo administrador do sistema posteriormente. Em caso de alteração de senha, é importante destacar que, a senha preenchida não pode ser igual a senha cadastrada anteriormente.
5. Confirmar senha: Campo onde deve ser confirmada a senha preenchida anteriormente, repetindo-a exatamente igual.

Logo abaixo dos campos de preenchimento da senha estarão os requisitos de composição da senha que foram definidos pelo Administrador do sistema. Esse requisitos atualizam em tempo real, então conforme os campos de senha forem sendo preenchidos, os requisitos que forem atendidos recebem um destaque.

Ao preencher incorretamente a senha, sem atender as condições mínimas e tentar salvar, o contorno do campo fica na cor vermelha e permanece assim até que seja feita a alteração e o requisito seja atendido.

Nota

Ao clicar no ícone de Olho será possível esconder ou exibir a senha preenchida.

Dica

Em caso de dúvidas sobre a senha acesse o conteúdo disponível em Configurações de Senha Forte para compreender as regras por trás dos requisitos mínimos definidos para a senha.

Atenção

Caso ocorra algum erro ao redefinir/cadastrar a senha, o log do sistema poderá ser verificado para identificar o motivo do problema.

6. Data de Nascimento: Informe a data de nascimento.
7. Sexo: Marque o gênero.
8. Telefone: Informe os números de telefone. É possível cadastrar quantos números forem necessários por meio do botão adicionar (+), e remover números a partir do botão remover (-). Ao lado do campo de telefone, é possível selecionar o seu tipo.

Além disso, também informe se o número é válido para envio de notificações via WhatsApp habilitando ou desabilitando o botão ao lado do telefone. Habilite quantos números forem necessários.

Endereço: Durante a edição do perfil do usuário, é possível informar ou editar seu endereço. Ao clicar para expandir as configurações do endereço, são exibidos os seguintes campos:

1. Logradouro: Informe a rua ou logradouro. Este é um campo obrigatório.
2. Número: Informe o número.
3. Complemento: Informe um complemento. Exemplo: Casa ou Bloco A – Apartamento 10.
4. Bairro: Informe o bairro.
5. CEP: Informe o CEP. Este é um campo obrigatório.
6. País: Informe o país. Este é um campo obrigatório.
7. Estado: Ao selecionar o País, serão exibidos para selecionar apenas os estados que pertencem àquele país.
8. Cidade: Ao selecionar o Estado serão exibidas para selecionar apenas as cidades que pertencem àquele estado.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Organizacional

Posteriormente, as configurações organizacionais devem ser inseridas. Ao clicar na aba Organizacional, a seguinte tela será exibida:

1. Nome da Empresa: Informe o nome da instituição.
2. Cargo: Informe o cargo que o usuário possui.
3. Grupo: Informe o grupo que o usuário pertence. Este é um campo obrigatório.
4. Papéis: Os papéis permitem relacionar o usuário à determinadas competências realizadas na empresa. Para incluir papéis, clique sobre o ícone de lupa e selecione os papéis desejados, conforme a imagem abaixo:

Atenção

Note que é possível ter múltiplos papéis vinculados a um usuário, porém é possível ter apenas um grupo.

Jornada de Trabalho: Deve ser selecionada a jornada de trabalho do usuário. Nela possuem os períodos em que o usuário estará trabalhando. Ao clicar para expandir, é exibido um campo para seleção de um modelo de jornada de trabalho:

Nesse campo estarão disponíveis todas as jornadas cadastradas para escolha. Para cadastrar novo(s) modelo(s) de jornada clique em Criar novo item.

Atenção

As jornadas possuem influência sobre apontamentos de horas em atividades de um processo.

Certificados: Para garantir a idoneidade do usuário, o Fusion disponibiliza os certificados eletrônicos para que o usuário possa inserir assinaturas digitais. A assinatura digital vale como uma assinatura em papel e pode ser utilizada em campos do tipo Arquivo. Para visualizar, basta expandir Certificados, conforme a seguinte tela:

Se o usuário nunca realizou uma assinatura digital, ao clicar em Certificados será exibida a mensagem “Você não possui Certificados Digitais". Para que os certificados digitais sejam exibidos, é preciso apenas assinar um documento. Com isso, o certificado é cadastrado automaticamente. Assim que expirar o seu certificado, é necessário criar um novo cartão.

Assinatura: É possível inserir a imagem de assinatura do usuário. Essa imagem pode ser utilizada na construção de Adapters ou também na visualização de arquivos. Para inserir, é preciso expandir a opção de Assinatura clicando sobre ela, conforme a imagem:

É possível arrastar e soltar uma imagem para a área determinada, ou também clicar em Busque a imagem no seu computador para encontrar a imagem navegando entre as pastas do computador. Além disso, é possível excluir ou fazer download da imagem, basta clicar sobre o menu da imagem:

Dispositivos: Sempre que o usuário acessar o Fusion de algum dispositivo móvel, seja celular ou tablet, ficará gravado nessa sessão o nome do dispositivo e a data do último acesso. Não existe um limite de dispositivos, é possível acessar quantas vezes for necessário e do aparelho que desejar. Para visualizar os registros dos dispositivos conectados, basta expandir o item de Dispositivos e será exibido o nome dos dispositivos e o tempo do último acesso.

Os dispositivos vinculados podem ser reordenados no formato ascendente ou descendente, e então para dispositivos com o mesmo nome, será exibida a atividade mais antiga para a mais recente.

Por meio da seta de ações dos dispositivos exibidos, é possível selecionar todos para exclusão em lote ou excluir apenas os dispositivos desejados, assim encerrando a sessão.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Permissões

Em Permissões estão as configurações referentes às permissões do usuário, usuários sob gestão e ausência temporária:

Dica

Adicione configurações de permissões a novos usuários no momento de criação, para que ele tenha acesso a funcionalidades do Fusion. Usuários sem permissões cadastradas possuem apenas acesso ao Fusion, sem possibilidade de realizar qualquer ação dentro do sistema.

Perfil de Acesso: É definido o perfil do usuário baseado em quais atividades ele terá acesso. Ao clicar nesse item para expandir, as permissões serão exibidas:

Ficarão disponíveis para marcar as opções de perfil de acesso, divididas entre Geral, Documentos, Processos, Analytics e Riscos, conforme abaixo:

Geral

• Opção 1: Marque para que o usuário seja o administrador geral do sistema. Com isso, ele terá acesso a todas as opções do menu. Possibilidade para visualizar, criar, editar e excluir configurações do sistema e todos os usuários, grupos e papéis.
• Opção 2: Marque para que o usuário seja o administrador local. Com isso, ele poderá visualizar, criar, editar e excluir usuários e grupos dos quais este usuário faz parte e também inferiores ao mesmo.
• Opção 3: Marque para que o usuário possa acessar o aplicativo mobile de acordo com as permissões recebidas de cada módulo.

Documentos

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar documentos, pastas e tipos de documentos.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar, criar, editar e excluir documentos e subpastas, além de poder visualizar, editar e excluir pastas.

Nota

Os usuários que possuem permissões no módulo de documentos poderão apenas visualizar, criar, editar e excluir pastas e subpastas que possuam permissões configuradas permitindo que o usuário realize essas ações. Para entender melhor o conceito de permissões em Pastas e Subpastas e como realizar essas configurações, acesse o item Aba Permissões.

Processos

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar processos e formulários.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar, criar e editar solicitações de processos.

Analytics

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar indicadores e relatórios.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar análises de indicadores e executar relatórios.

Riscos

• Opção única: Pode acessar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar categorias, subcategorias e riscos quando responsável e visualizar riscos quando usuário de consulta.

Nota

Para conceder permissões para edição dos riscos, estas devem ser configuradas exclusivamente na Central de Riscos, por meio das categorias criadas.

Ainda, existe outro módulo para o qual podem ser liberadas permissões, o módulo de Projetos. Para que as configurações relacionadas a esse módulo sejam exibidas é necessário possuir uma licença para o mesmo, caso contrário ele não será exibido em seu ambiente.

Possuindo uma licença, basta acessar a aba de Permissões e ao criar o usuário, será possível configurar as permissões relacionadas ao módulo de Projetos.

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar grupos de trabalho, projetos, permissões e restrições de usuários.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar o grupo de trabalho ao qual está associado, criar tarefas, apontar horas.

Gerenciamento: Para fazer um bom gerenciamento de usuários, a fim de cumprir prazos e alcançar metas, é possível cadastrar usuários sob gestão e assim o gestor poderá ver e executar as tarefas em nome de seus subordinados. Uma vez cadastrado sob gestão, serão exibidas na Central de Tarefas do gestor as Centrais dos usuários cadastrados. Para cadastrar um usuário sob gestão, expanda o item Gerenciamento:

Ao clicar sobre a lupa, estarão disponíveis os usuários, papéis e grupos cadastrados:

Atenção

Somente usuários com perfil de administrador geral do sistema podem realizar o cadastro de usuários sob gestão, pois é necessário o acesso a tela de usuários.

Ausência Temporária: Em situações em que o usuário precisa estar ausente da empresa, como por exemplo, férias ou atestado médico, pode ser utilizado o cadastro de ausência temporária. Nesse cadastro deve ser informada uma data ou período de ausência, um usuário para que sejam atribuídas as funções da Central de Tarefas daquele usuário em ausência e o motivo da ausência. Para cadastrar uma ausência temporária, expanda o item Ausência Temporária:

Atenção

É possível adicionar ausências temporárias futuras, porém elas serão exibidas na Central de Tarefas do receptor somente no dia da ausência ou na data inicial do período de ausência. Quando esta finalizar, será excluído automaticamente da Central de Tarefas do receptor, porém no cadastro de ausência temporária do usuário que esteve ausente, ficará marcado como “expirado”.

Para adicionar uma nova ausência temporária, clique em Nova Ausência:

Então será exibida a tela para cadastro da ausência temporária:

Devem ser preenchidos alguns campos para configurar uma ausência temporária, o primeiro deles é o “Período de ausência” que pode ser definido “Em” uma data específica ou “Entre” duas datas para período de ausência:

Em seguida deve ser preenchido o campo de Data caso seja um período de ausência do tipo “Em”, ou preencher os campos do tipo Data para períodos de ausência do tipo “Entre”. A data pode ser inserida manualmente ou ao clicar no ícone de calendário ficará disponível o calendário, para escolher a data clicando sobre o dia, considerando que o calendário abre no mês corrente.

No próximo campo deve ser selecionado o usuário, grupo ou papel que receberá suas futuras responsabilidades. Vale ressaltar que esse campo não é obrigatório, mas que se for preenchido, no período de ausência, a central de tarefas do usuário ficará disponível para os selecionados.

Por fim, é obrigatório informar um motivo para ausência temporária:

Ao finalizar, basta clicar em Salvar e a ausência será registrada.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Notificações

As notificações que um usuário irá ou não receber podem ser configuradas ao criar ou editar um usuário. Elas podem ser exibidas no ícone do sino localizado no canto superior direito da tela, por e-mail ou por WhatsApp. As categorias de notificações incluem: Processos, Documentos, Sociais ou WhatsApp.

Processos: Informações sobre avanço ou pendências em processos configurados.

• Tarefas Pendentes: Marque se deseja receber notificações sobre tarefas pendentes.
• Tarefas Disponíveis: Marque se deseja receber notificações sobre novas tarefas disponíveis para assumir, disponíveis em pool que você seja participante.
• Prazo: Marque se deseja receber notificações sobre as situações das tarefas, como tarefas em atraso ou tarefas em aviso.
• Avisos: Marque se deseja receber notificações sobre processos ou tarefas que você tenha envolvimento, como consenso de aprovações, cancelamento de processos, entre outros.

Documentos: Alertas relacionados a documentos publicados, aprovados ou expirados.

• Novos Documentos: Marque se deseja receber notificações sobre publicações ou edições de documentos marcados em assuntos que você segue.
• Expiração: Marque se deseja receber notificações sobre documentos expirados publicados por você ou marcados em assuntos que você segue.
• Cópias Controladas: Marque se deseja receber notificações sobre emissão, inativação e expiração de cópias controladas geradas por você ou para você.
• Outras Ações: Marque se deseja receber notificações sobre ações realizadas em documentos publicados por você ou marcados em assuntos que você segue.

Social: Notificações de interações sociais dentro da plataforma como comentários ou curtidas.

• Comentários: Marque se deseja receber notificações sobre comentários e marcações associados a você no feed, central de documentos ou processos.
• Curtidas: Marque se deseja receber notificações sobre curtidas associadas a você no feed, central de documentos ou processos.

WhatsApp: Trata das notificações realizadas via WhatsApp.

• Notificações via WhatsApp: Marque essa opção se desejar que o usuário receba avisos de tarefas pendentes, disponíveis e assinaturas eletrônicas via WhatsApp.

Nota

Por padrão, todas as notificações estarão habilitadas ao criar um usuário. Tanto o administrador da ferramenta quanto o próprio usuário podem desabilitar as notificações que considerarem desnecessárias.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Configurações

Nessa aba são configuradas as exibições de interface do novo usuário.

1. Registros por páginas das tabelas: Insira um número máximo de itens de pesquisa que serão exibidos ao usuário na mesma página. Por exemplo: Ao consultar ou pesquisar, os resultados serão exibidos na tela, se surgirem 100 resultados, o usuário poderá optar em visualizar 10 resultados por página. Este campo não é de preenchimento obrigatório, mas se estiver vazio, será atribuído automaticamente o valor 10.
2. Registros nos campos de busca: Insira um número máximo de registros que serão exibidos no autocomplete quando realizada uma busca. Por exemplo: ao realizar uma pesquisa de usuários com a letra “A”, serão exibidos os 10 primeiros nomes com a letra “A”. Este campo não é de preenchimento obrigatório, mas se estiver vazio, será atribuído automaticamente o valor 10.
3. Idioma: Selecione o idioma que o Fusion deve ser exibido. Os idiomas disponíveis são: Português, Inglês ou Espanhol.
4. Área de Trabalho Padrão: Informe a URL do Fusion que deve ser exibida sempre que a área de trabalho for acessada. Com isso, ao acessar o Fusion, será encaminhado diretamente à página inserida neste campo. Por exemplo, informando a URL da Central de Tarefas (http://servidor:porta/fusion/appfusion/app/modules/bpm/task/central), ao acessar o sistema ou clicar em Início, será encaminhado diretamente para a Central de Tarefas.

Importante: Substitua servidor e porta pelo endereço e porta configurados no seu ambiente.

Nota

Não é recomendado que sejam inseridos sites externos. Essa funcionalidade deve ser utilizada para redirecionar telas do Fusion.

5. Configuração de inatividade: Defina se a inatividade será "Personalizada", "Padrão do Sistema" ou "Sem limite". Ao passar o tempo configurado, o usuário é automaticamente desconectado do Fusion.

• Ao selecionar Personalizada significa que os usuários poderão editar o limite de inatividade (em minutos) do perfil como já acontece nas versões anteriores do Fusion.
• Ao selecionar Padrão do Sistema significa que o limite de inatividade deve ser igual ao definido nas configurações do sistema, sendo atualizado sempre que for alterado lá e não sendo possível realizar a configuração desse tempo no perfil do usuário.
• Ao selecionar Sem limite significa que o usuário nunca será desconectado por inatividade no Fusion e além disso, o campo de Limite de inatividade será ocultado.

Importante

Caso o administrador opte por não permitir a alteração do limite pelos usuários nas configurações de sistema, os campos citados acima serão bloqueados para edição, sendo exibidos apenas como modo de visualização.

6. Permitir uma tarefa em progresso por vez: Informe se o usuário poderá colocar em execução apenas uma tarefa por vez em sua Central de Tarefas.
7. Microsoft Office: Ao marcar essa opção indica que o Fusion deverá abrir os documentos utilizando o Office da máquina do usuário e quando não estiver marcada, indica que será realizado download automaticamente dos documentos.

Nota

Sempre que houver alterações nas configurações do perfil do usuário, como idioma, limite de registros exibidos e configurações de inatividade será necessário fazer logout do Fusion e realizar um novo login. Esse procedimento garante que as novas informações sejam carregadas corretamente pelo sistema, evitando inconsistências e assegurando o funcionamento adequado da plataforma.

Ao concluir o preenchimento, poderá clicar em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar todas as alterações ao final.

Mais

Nessa aba são configurados campos adicionais para cadastro do usuário:

No campo Selecione o formulário customizado criado para o cadastro de usuário, se precisar atribuir novas informações ao novo usuário, selecione o formulário customizado para disponibilizar mais campos no cadastro do usuário.

Ao concluir o preenchimento de todas as abas, clique em Salvar para efetivar a inclusão do novo usuário.

Imagem do Usuário

No cadastro também é possível inserir uma imagem para o usuário, para isso basta clicar sobre o ícone do lápis de edição, conforme mostrado abaixo:

Então a tela de edição de foto será exibida. Para selecionar uma foto, basta clicar sobre Trocar Foto:

Após selecionar a nova foto, é possível ajustar a imagem arrastando as linhas de recorte para que seja exibida apenas a área desejada da foto. Em Visualizar, é possível saber como a foto será exibida no Fusion:

Para descartar a foto, basta clicar no ícone da lixeira.

Ao concluir a edição, clique em Salvar.

Gestão de Usuários

A listagem de usuários possibilita melhor gestão de cada participante. Para editar e excluir usuários, acesse a tela de Usuários entre em: Administração > Segurança > Usuários. Ficará disponível a tela de gestão dos usuários, como exibe a seguinte tela:

Conforme a imagem anterior, seguem os itens:

Ordenando Usuários

A. Ordenação: A ordenação permite alterar a ordem da listagem de usuários, ao clicar são exibidas as opções:

1. Grupos: Marque para que os usuários sejam exibidos por ordem de grupos
2. Nome: Marque para que os usuários sejam exibidos por ordem de nomes.
3. ID do Usuário: Marque para que os usuários sejam exibidos por ordem de ID.
4. Ascendente: Marque para que o grupo, nome ou ID do usuário selecionado anteriormente seja exibido de A à Z.
5. Descendente: Marque para que o grupo, nome ou ID do usuário selecionado anteriormente seja exibido de Z à A.

Filtrando Usuários

B. Filtros: Possibilitam exibir somente os usuários desejados. Os usuários que não estiverem no filtro não serão exibidos na listagem, ao clicar são exibidas as opções:

1. Situação: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por situação, selecionando “Ativo” para filtrar para usuários ativos ou “Inativo” para filtrar para usuários inativos.
2. Grupo: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por grupo, e posteriormente escolha o grupo ou grupos desejados.
3. Status: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por Status, selecionando “Online” para filtrar para usuários online e “Offline” para filtrar para usuários off-line.
4. Perfil de Usuário: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por perfil de usuário, selecionando as opções de Administrador de cada módulo ou Participante de cada módulo.

Nota

Caso você possua licença para o módulo de Projetos, dois perfis de usuário adicionais serão exibidos com os quais você poderá filtrar os usuários Administradores de Projetos e Participantes em Projetos.

Para que todos os usuários sejam exibidos novamente, clique em Limpar.

Pesquisando Usuários

C. “Pesquisar Usuários”: Insira o nome do usuário que está procurando e clique na lupa para efetuar a pesquisa.

Exportando Usuários para Excel

D. Exportar para Excel: Clique para que a listagem de usuários e seus dados sejam exportados para uma planilha do Excel. Se nenhum usuário for selecionado, ao clicar será exibida a seguinte tela:

Todos os usuários cadastrados serão inclusos na exportação.

Se for selecionado um ou mais usuários, ao clicar para exportar será exibida a seguinte tela:

Haverá a opção de “Somente Selecionados” caso queira que apenas os usuários selecionados tenham as informações exportadas. Se essa opção não foi marcada, então todos os usuários serão inclusos na exportação.

Novo Usuário

E. Novo Usuário: Clique para criar um novo usuário.

Ações em Usuários

Em cada um dos usuários presentes na listagem, está disponível um menu, na próxima tela é possível vê-lo expandido:

Com os itens:

1. Selecionar todos: Clique para selecionar todos os usuários exibidos na listagem.
2. Editar: Clique para editar os dados do usuário.

Nota

Sempre que houver alterações nas configurações do perfil do usuário, como idioma, limite de registros exibidos e configurações de inatividade será necessário fazer logout do Fusion e realizar um novo login.

Esse procedimento garante que as novas informações sejam carregadas corretamente pelo sistema, evitando inconsistências e assegurando o funcionamento adequado da plataforma.

3. Alterar senha: Clique para alterar a senha do usuário.

Ao clicar em alterar senha uma tela é aberta permitindo alterar a senha do usuário selecionado.

Note que quando um administrador do sistema está alterando a senha de outro usuário, não é necessário informar a senha atual.

Nota

Não é possível alterar a senha de múltiplos usuários ao mesmo tempo, ou seja, em lote.

4. Desconectar: Clique para desconectar o usuário da sua sessão.
5. Ativar/Inativar: Clique para ativar/inativar o usuário ou os usuários selecionados.

Ao clicar em Inativar, será exibida a seguinte tela:

Na opção Selecione o novo usuário responsável: selecione o usuário que ficará responsável por todas as pendências atuais e futuras do usuário inativado. Pendências são tarefas na caixa de entrada e documentos em edição ou aprovação.

Para concluir, clique em Inativar.

Atenção

Lembrando que, para inativar um usuário, o mesmo não pode ter ausência temporária configurada. Ao inserir um novo usuário responsável e concluir com a inativação, será apontado um erro informando que o usuário não pode ser inativado.

Selecionar o novo usuário responsável não é um campo obrigatório a ser preenchido, pois no caso de não ter pendências não há necessidade de realizar o preenchimento desse campo. Porém, quando o usuário que está sendo inativado possuir pendências e não for selecionado um novo responsável por estas pendências ocorrerá o seguinte erro na tela de inativação:

Atenção

O usuário selecionado para ser o responsável das novas atribuições do usuário inativado só receberá tarefas em sua caixa de entrada em que na raia exista somente um participante atribuído de forma nominal (pelo nome do usuário) ou por campos de formulário, ou seja, caso nos participantes da raia tenha sido definido por um papel ou um grupo, mesmo que esse papel/grupo possua somente um usuário a tarefa não será encaminhada ao usuário substituto.

Ao entrar em um usuário inativado será possível visualizar um aviso de que o usuário está inativo e qual o usuário responsável por suas pendências conforme mostra a imagem a seguir:

Nota

Para o usuário que receber as pendências de processo (tarefas na caixa de entrada ou arquivadas do usuário inativado) elas aparecerão como se tivessem sido transferidas manualmente. Haverá duas indicações de que as tarefas foram transferidas por um processo de inativação. A primeira será na informação sobre o motivo da transferência da atividade, todas as tarefas transferidas por inativação (atuais e futuras) chegarão ao destino como transferência feita pelo Sistema, conforme demonstra a imagem a seguir:

A outra indicação ficará disponível após o usuário realizar o envio do processo para a próxima atividade e estará no histórico do processo. Ao clicar no ícone de três pontos ao lado da tarefa concluída estará descrito que a tarefa foi transferida pelo Sistema devido a inativação do usuário:

6. Excluir: Clique para excluir o usuário ou os usuários selecionados. Ao clicar será exibida uma tela de confirmação, como a seguinte:

Atenção

Só podem ser excluídos usuários que não possuam relacionamentos com o sistema, ou seja, que não tenham pendências com solicitações em aberto, tarefas pendentes, documentos em edição ou documentos em fluxos. O usuário, para ser excluído, também não pode ser utilizado em formulários ou tabelas.

Atenção

Caso o usuário realize login no sistema, mesmo que não tenha as pendências citadas anteriormente, não será possível excluir o seu perfil, pois o ato do login gera registro na central de auditorias.

Funcionalidades

Nesse submenu será possível limitar o acesso a algumas funcionalidades pagas do Fusion, como o Chatbot de IA e a Tradução por IA, facilitando a gestão de permissões e o controle do uso desses recursos de forma mais eficiente.

O submenu está localizado em Administração > Segurança > Funcionalidades.

Ao acessar esse menu, será exibida a tela de cadastro e será possível clicar em Novo para adicionar permissões de uso para as funcionalidades.

Para configurar uma nova permissão, será necessário preencher os seguintes campos:

• Funcionalidade: Selecione a funcionalidade que deseja configurar permissões. As opções disponíveis incluem Chatbot de IA no Modelador de Processos, Chatbot de IA no Visualizador PDF, Tradução por IA no Visualizar PDF e Chatbot de IA para Processos.

Atenção

Não é possível criar dois registros com a mesma funcionalidade. Valores já utilizados em outros registros não aparecerão para seleção na lista de opções do campo "Funcionalidade".

Portanto, todos os usuários, papéis ou grupos que terão permissão para acessar uma funcionalidade devem ser adicionados no mesmo registro.

• Permissão de Uso: Escolha os usuários que terão permissão para utilizar a funcionalidade em questão. Ao clicar em Adicionar, aparecerá uma lista com todos os usuários, papéis e grupos disponíveis para seleção.

Nota

Quando uma Permissão de Uso é adicionada a uma Funcionalidade, a lista de seleção mostrará apenas os usuários, papéis e grupos que estiverem ativos no sistema.

Além disso, há um campo de busca que permite localizar os destinatários desejados.

Para incluir os destinatários na permissão de uso, basta clicar sobre o usuário, papel ou grupo que deseja adicionar e, em seguida, clicar em Adicionar.

Também é possível clicar em Exibir todos para abrir uma lista completa de usuários, papéis e grupos cadastrados no Fusion.

Nessa tela, é possível apenas clicar diretamente sobre o usuário, papel ou grupo que deseja adicionar para incluí-los imediatamente ou selecionar varios usuários de uma vez e clicar em Adicionar.

Qualquer usuário selecionado individualmente ou que pertença a algum grupo ou papel incluído a lista, terá permissão para utilizar essa funcionalidade dentro do sistema.

Nota

Para conceder acesso à funcionalidade a todos os usuários do sistema, selecione a opção "Todos os usuários".

Após adicionar o usuário. Ao clicar na seta de ações dele aparecerá as seguintes opções:

• Visualizar: Permite consultar as informações do item selecionado, seja um usuário, papel ou grupo.
• Editar: Esta opção aparece desabilitada, pois a ação de editar não é permitida nessa tela.
• Excluir: Permite remover o registro da permissão de uso.

Após cadastrar e salvar as informações, a funcionalidade cadastrada será exibida na tela do novo submenu. Você pode gerenciar o registro clicando na seta de ações, onde será possível Visualizar, Editar e Excluir.