Segurança

A administração dispões de ferramentas que permitem a realização de gestão do sistema. As configurações podem ser de gestão de pessoas ou de ferramentas. Para que a gestão seja feita com maior controle de segurança, somente dois tipos de usuários têm acesso à área de administração: o Administrador Geral e o Administrador Local.

A administração permite realizar gestão de usuários, como a modificação de seus dados, permissões, criação, inativação, entre outros. Entretanto, a criação de papéis e grupos é necessária para que um usuário possa ser criado. A seguir veremos os passos para a criação de papéis, grupos, usuários, nessa ordem e o gerenciamento desses usuários.

Configurações de Papel

Papéis são utilizados para definição de responsáveis por atividades na modelagem de workflows, bem como para aplicação de regras de segurança a usuários de diferentes grupos, agrupando-os sob um mesmo conjunto.
Para acessar a tela de papel entre em: Administração > Segurança > Papéis. Ao abrir a tela de papéis será possível ver os papéis já cadastrados conforme a imagem abaixo:

Criando um Novo Papel

Para adicionar um novo papel, clique em Novo. Se desejar cadastrar mais de um papel, clique em Novos.

Ao clicar em Novo, será aberta a seguinte tela:

O cadastro de novo papel possui campos de preenchimento obrigatório e outros apenas informativos, estes estarão descritos a seguir:

1. Código: É obrigatório informar o código do papel que deseja criar.
2. Nome: É obrigatório informar o nome do papel.
3. Usuários: Após preenchidas as informações do papel é possível relacionar os usuários. É importante citar que o relacionamento dos usuários não é obrigatório no momento da criação do papel, ou seja, é possível criar o papel e relacionar os usuários à medida que forem criados.

Dica

Nessa tela o procedimento para relacionar usuários ao papel pode ser feito de duas maneiras:

1. Informar o nome do usuário no campo, então serão exibidas as opções de usuários disponíveis conforme a imagem:

Selecionar o usuário desejado e clicar em “Adicionar”:

Então o usuário estará incluso na listagem de usuários que possuem aquele papel:

Após finalizar o preenchimento das informações, clique em “Ok” para efetivar a criação do Papel.

2. Clicar em Adicionar:

Abrirá a listagem de usuários cadastrados, basta escolher o(s) usuário(s) desejados, marcando as opções e depois clicar em “Adicionar”:

Clique no “x” para fechar a janela da listagem dos usuários, e poderá visualizar o(s) usuário(s) adicionados ao papel:

Após finalizar o preenchimento das informações, clique em “Ok” para efetivar a criação do Papel.

Visualizando, Editando e Excluindo um Papel

Na tela de papéis, estão presentes os papéis já cadastrados no Fusion. Para visualizar, clique no ícone de lupa ao lado do papel que deseja visualizar, conforme a imagem abaixo:

Ao clicar na lupa para visualizar, será aberta a seguinte tela:

Em visualização é possível visualizar as informações de cada usuário e exportar as informações sobre os usuários relacionados com aquele papel, para isso, basta selecionar os usuários desejados e clicar em exportar, que será feito o download do arquivo com as informações daqueles usuários, conforme a imagem abaixo:

Para editar os dados de um Papel, clique sobre o lápis de edição:

Então será possível editar nome, adicionar novos usuários, excluir usuários, visualizar usuários e exportar informações dos usuários, conforme exibida na próxima imagem:

Ao concluir a edição, basta clicar em “Ok” para salvar as alterações, se clicar em “Aplicar” as alterações serão realizadas, porém a tela de edição continua aberta.

A exclusão de papéis pode ser feita de duas maneiras:

1. Em lote, selecionando mais de um papel e selecionando a opção de excluir, conforme a próxima imagem:

2. Um papel por vez, clicando no ícone de excluir:

Atenção

Um papel só poderá ser excluído somente se não tiver usuários inclusos nele. Se possuir usuários adicionados, ele não será apagado. Para isso o papel deve ser editado em relação aos usuários adicionados ou deve ser inativado.

Pesquisando e Exportando um Papel

Na tela de papéis, estão presentes os papéis já cadastrados no Fusion. Para pesquisar entre os papéis, clique no Pesquisar:

Então será exibida a seguinte tela:

Com itens para pesquisa:

1. Tipo: Já estará selecionado Papel, para pesquisa entre papéis cadastrados.
2. Código: Informe o código do papel como método de pesquisa.
3. Nome: Informe o nome do papel como método de pesquisa.
4. “Procurar com os valores exatamente iguais”: A pesquisa traz resultados para frações de palavras, caso queira que o resultado retorne apenas valores exatos como informados em um dos campos como método de pesquisa, então selecione essa opção.

Atenção

Basta preencher apenas um dos campos de tipo, código, nome ou ativo para que possa ser realizada a pesquisa. Não é necessário preencher todos os campos.

Para exportar papéis, selecione os desejados e clique em Exportar para Excel, a seguinte tela será exibida:

Ficam disponíveis as opções de exportar todos os papéis cadastrados ou somente selecionados/Últimos filtrados. Ao clicar em Ok, será feito o download do arquivo com as informações sobre os papéis exportados.

Configurações de Grupo

Para agrupar pessoas de uma mesma área ou departamento de uma organização no Fusion, é necessário criar um novo grupo. Para acessar a tela de grupos entre em: Administração > Segurança > Grupos. Ao abrir a tela de grupos será possível ver os grupos já cadastrados conforme a imagem abaixo:

Criando um Novo Grupo

Para adicionar um novo grupo, clique em Novo. Se desejar cadastrar mais de um grupo, clique em Novos.

Ao clicar em Novo, será aberta a seguinte tela:

O cadastro de novo grupo possui campos de preenchimento obrigatório e outros apenas informativos, estes estarão descritos a seguir:

1. Código: É obrigatório informar o código do grupo que deseja criar.
2. Nome: É obrigatório informar o nome do grupo.
3. Sigla: Pode ser informada uma sigla para o grupo.
4. Nível Superior: O grupo criado pode ser relacionado com outro grupo, informando que este é seu superior.
5. Responsável: Informar qual é o papel responsável pelo grupo.
6. Usuários: Após preenchidas as informações do grupo é possível relacionar os usuários. É importante citar que o relacionamento dos usuários não é obrigatório no momento da criação do grupo, ou seja, é possível criar o grupo e relacionar os usuários à medida que forem criados.

Dica

Nessa tela o procedimento para relacionar usuários ao grupo pode ser feito de duas maneiras:

1. Informar o nome do usuário no campo, então serão exibidas as opções de usuários disponíveis conforme a imagem:

Selecionar o desejado e clicar em “Adicionar”:

Então o usuário estará incluso na listagem de usuários que pertencem àquele grupo:

Atenção

Para adicionar usuários em grupos através da tela de Novo Grupo ou Editar Grupo (no caso, esses já possuem grupo, visto que o campo grupo é obrigatório no cadastro de Novo Usuário), então no momento que um usuário for inserido na listagem, na coluna de Grupo irá aparecer o antigo grupo do usuário. Será atualizada a informação de grupo assim que a tela de criação/edição for salva.

Dica

Após finalizar o preenchimento das informações, clique em “Ok” para efetivar a criação do Grupo.

2. Clicar em Adicionar:

Abrirá a listagem de usuários cadastrados, basta escolher o(s) usuário(s) desejados, marcando as opções e depois clicar em “Adicionar”:

Clique no “x” para fechar a janela da listagem dos usuários, e poderá visualizar o(s) usuário(s) adicionados ao grupo:

Após finalizar o preenchimento das informações, clique em “Ok” para efetivar a criação do Grupo.

Visualizando, Editando e Excluindo um Grupo

Na tela de grupos, estão presentes os grupos já cadastrados no Fusion. Para visualizar, clique no ícone de lupa ao lado do grupo que deseja visualizar, conforme a imagem abaixo:

Ao clicar na lupa para visualizar, será aberta a seguinte tela:

Em visualização é possível visualizar as informações de cada usuário e exportar as informações sobre os usuários relacionados com aquele grupo, para isso, basta selecionar os usuários desejados e clicar em exportar, que será feito o download do arquivo com as informações daqueles usuários, conforme a imagem abaixo:

Para editar os dados de um Grupo, clique sobre o lápis de edição:

Então será possível editar nome, sigla, nível superior, responsável, adicionar novos usuários, excluir usuários, visualizar usuários e exportar informações dos usuários, conforme exibida na próxima imagem:

Ao concluir a edição, basta clicar em “Ok” para salvar as alterações, se clicar em “Aplicar” as alterações serão realizadas, porém a tela de edição continua aberta.

A exclusão de grupos pode ser feita de duas maneiras:

1. Em lote, selecionando mais de um grupo e selecionando a opção de excluir, conforme a próxima imagem:

2. Um grupo por vez, clicando no ícone de excluir:

Atenção

Um grupo só poderá ser excluído somente se não tiver usuários inclusos nele. Se possuir usuários adicionados, ele não será apagado. Para isso o grupo deve ser editado em relação aos usuários adicionados ou deve ser inativado.

Pesquisando e Exportando um Grupo

Na tela de grupos, estão presentes os grupos já cadastrados no Fusion. Para pesquisar entre os grupos, clique no Pesquisar:

Então será exibida a seguinte tela:

Com itens para pesquisa:

1. Tipo: Já estará selecionado Grupo, para pesquisa entre os grupos cadastrados, a outra opção é Grupo com todos os usuários cadastrados.
2. Código: Informe o código do grupo como método de pesquisa.
3. Nome: Informe o nome do grupo como método de pesquisa.
4. Sigla: Informe a sigla como método de pesquisa.
5. “Procurar com os valores exatamente iguais”: A pesquisa traz resultados para frações de palavras, caso queira que o resultado retorne apenas valores exatos como informados em um dos campos como método de pesquisa, então selecione essa opção.

Atenção

Basta preencher apenas um dos campos de tipo, código, nome ou sigla para que possa ser realizada a pesquisa. Não é necessário preencher todos os campos.

Para exportar grupos, selecione os desejados e clique em Exportar para Excel, a seguinte tela será exibida:

Ficam disponíveis as opções de exportar todos os grupos cadastrados ou somente selecionados/Últimos filtrados.

Ao clicar em Ok, será feito o download do arquivo com as informações sobre os grupos exportados.

Criando Novo Usuário

Para permitir a navegação de uma pessoa no Fusion, é necessário criar um novo usuário. Para acessar a tela de usuários entre em: Administração > Segurança > Usuários.

Preenchendo Configurações Básicas

Para cadastrar um usuário clique em Novo Usuário:

Então será redirecionado para a tela de cadastro de novo usuário, na aba de Perfil conforme exibe a seguinte imagem:

As informações mínimas para cadastrar um novo usuário são as obrigatórias, na aba de Perfil são elas:

1. ID do Usuário: Informe o ID do Usuário, que servirá como seu login, também será considerado como seu código.
2. Nome: Informe o nome completo do usuário.
3. Nova Senha: Informe uma senha atendendo aos requisitos indicados abaixo do campo. Ela poderá ser alterada pelo usuário que está sendo criado ou pelo administrador do sistema mais tarde.
4. Confirmar senha: Confirme a senha preenchida anteriormente, repetindo-a exatamente igual nesse campo.

Logo abaixo dos campos de preenchimento da senha estarão os requisitos de composição da senha que foram definidos pelo Administrador do sistema. Esse requisitos atualizam em tempo real, então conforme você preencher os campos de senha os requisitos que forem atendidos recebem um destaque.

Ao preencher incorretamente a senha, sem atender as condições mínimas e tentar salvar o contorno do campo fica na cor vermelha e permanece assim até que seja feita a alteração e o requisito seja atendido.

Nota

Ao clicar no ícone de Olho será possível esconder ou exibir a senha preenchida.

Nota

O valor preenchido no campo Nova senha não pode ser igual a senha cadastrada anteriormente.

Dica

Em caso de dúvidas sobre a senha acesse o conteúdo disponível em Sistema > Configurações de Senha Forte para compreender as regras por trás dos requisitos mínimos definidos para a senha.

Atenção

Caso ocorra algum erro ao redefinir/cadastrar a senha você pode checar o log do sistema para identificar o que esteja causando o problema.

Estes campos estão em destaque conforme a imagem abaixo:

Posteriormente, as configurações organizacionais devem ser inseridas, ao clicar na aba Organizacional, a seguinte tela ficará disponível:

As informações mínimas para cadastrar um novo usuário são as obrigatórias, na aba Organizacional é preciso definir o grupo que esse usuário vai pertencer. O grupo irá definir quais os documentos, processos e demais funcionalidades que o usuário terá acesso. Este campo está em destaque conforme a imagem abaixo:

Ao selecionar esse campo, irão aparecer todos os grupos cadastrados:

Dica

Adicione configurações de permissões a novos usuários no momento de criação, para que ele tenha acesso a funcionalidades do Fusion. Usuários sem permissões cadastradas apenas possuem apenas acesso ao Fusion, sem poder realizar qualquer ação dentro do sistema.

Apesar de não ser obrigatório informar quais são as permissões de um usuário para que seja possível o cadastro de um novo usuário, é interessante a configuração dessa aba, para que no momento em que o novo usuário acessar o ambiente ele tenha a possibilidade de executar ações dentro do sistema, conforme as suas permissões. Ao acessar a aba de Permissões, a seguinte tela ficará disponível:

Em permissões é definido o perfil do usuário, ou seja, quais as funções do sistema estarão disponíveis para ele. Para configurar as permissões do perfil de acesso, expanda o item Perfil de Acesso, como exibe a seguinte tela:

Ficarão disponíveis para marcar as opções de perfil de acesso, divididas entre Permissões Gerais, Documentos, Processos, Analytics e Riscos, conforme a imagem abaixo:

Ao concluir, clique em Salvar para efetivar a inclusão do novo usuário.

Preenchendo Configurações Avançadas

No cadastro do usuário, é possível inserir uma imagem para o usuário, além dos campos para serem preenchidos que estão dispostos em várias abas. O preenchimento desses, é conforme as imagens apresentadas em sequência: Para inserir uma imagem para o usuário, basta clicar sobre o ícone do lápis de edição:

Então a tela de edição de foto irá aparecer. Para selecionar uma foto, basta clicar sobre “Trocar Foto”:

Após selecionar a nova foto, é possível ajustar a imagem arrastando as linhas de recorte para que seja exibida apenas a área desejada da foto. Em Visualizar, é possível saber como a foto será exibida no Fusion. Conforme a imagem abaixo:

Para descartar a foto, basta clicar no ícone da lixeira.

Ao concluir a edição, clique em Salvar.

Além da possibilidade em alterar a imagem de perfil do usuário, existem campos a serem preenchidos:

Perfil

Onde são definidas configurações de dados pessoais e gerais do usuário.

1. ID do Usuário: Este campo é obrigatório, e deve ser informado o login do usuário, que também é considerado seu código. O ID do usuário não poderá ser modificado após o cadastro ter sido salvo pelo menos uma vez.
2. Nome: É obrigatório informar o nome completo do usuário.
3. E-mail: É obrigatório informar o endereço de E-mail, para que as notificações das tarefas do Fusion sejam enviadas por e-mail. Além de que, se o usuário esquecer a senha e tiver configurado o envio de e-mail, o Fusion ajudará a criar uma nova senha mandando um e-mail de confirmação.

Atenção

A partir da versão 3.19.0 ou superior, ao alterar ou registrar um novo e-mail para um usuário e o mesmo já estiver sendo utilizado em outra conta, aparecerá uma validação em tela informando que o endereço de e-mail já está sendo utilizado. Sendo assim, o usuário não poderá ser salvo até que o e-mail seja alterado.

Nota

Em todos os e-mails encaminhados pelo Fusion, caso o campo "Assunto" ultrapasse o limite de 255 caracteres, ele será encaminhado normalmente, porém, irá gerar três pontos ao final do assunto no e-mail.

4. Nova Senha: Informe uma senha atendendo aos requisitos indicados abaixo do campo. Ela poderá ser alterada pelo usuário que está sendo criado ou pelo administrador do sistema mais tarde.
5. Confirmar senha: Confirme a senha preenchida anteriormente, repetindo-a exatamente igual nesse campo.
6. Data de Nascimento: Informe a data de nascimento.
7. Sexo: Marque o gênero.
8. Telefone: Informe neste campo os números de telefone. É possível cadastrar quantos números forem necessários através do botão de (+), e remover números a partir do botão (-). Ao lado do campo de telefone é possível selecionar o seu tipo, conforme a imagem abaixo:

9. Endereço: Durante a edição do perfil do usuário, é possível informar ou editar o endereço. Ao clique para expandir as configurações do endereço, são exibidos os seguintes campos:

• Logradouro: É de preenchimento obrigatório a informação da rua ou logradouro.
• Número: Informe o número.
• Complemento: Informe um complemento. Exemplo: Casa ou Bloco A – Apartamento 10.
• Bairro: Informe o bairro.
• CEP: É obrigatório informar o CEP.
• País: Informe o país.
• Estado: Ao selecionar o País, serão exibidos para selecionar apenas os estados que pertencem àquele país.
• Cidade: Ao selecionar o Estado serão exibidas para selecionar apenas as cidades que pertencem àquele estado.

Ao concluir o preenchimento, clique em Salvar para efetivar os dados de todas as abas. Caso queria realizar mais edições, poderá fazer isto e salvar ao final.

Organizacional

Campos referentes à organização da instituição:

1. Nome da Empresa: Informe o nome da instituição.
2. Cargo: Informe o cargo que o usuário possui.
3. Grupo: É obrigatório informar o grupo que o usuário pertence.
4. Papéis: Os papéis permitem relacionar o usuário à determinadas competências realizadas na empresa. Para incluir papéis, clique sobre o ícone de lupa e selecione os papéis desejados, conforme a imagem abaixo:

5. Jornada de Trabalho: É selecionada a jornada de trabalho do usuário, nela possuem os períodos em que o usuário estará trabalhando. Para selecionar uma jornada de trabalho para o usuário, basta clicar sobre o campo de Jornada de Trabalho que ele irá expandir conforme a imagem abaixo:

Em modelo de jornada, estarão disponíveis todas as jornadas cadastradas para escolha:

Atenção

As jornadas possuem influência sobre apontamentos de horas em atividades de um processo.

Atenção

Em Certificados, será exibido um item de forma automática, quando o usuário assinar um documento digitalmente. Não é um campo editável.

6. Assinatura: Nesta área é possível inserir a imagem de assinatura do usuário. Essa imagem pode ser utilizada na construção de Adapters ou também na visualização de arquivos. Para poder inserir, é preciso expandir a opção de Assinatura clicando sobre ela, conforme a imagem:

É possível arrastar e soltar uma imagem para a área determinada, ou também clicar em “Busque a imagem no seu computador” para encontrar a imagem navegando entre as pastas do computador. Além disso, é possível excluir ou fazer download da imagem, basta clicar sobre o menu da imagem, assim como na próxima tela:

Atenção

O item Dispositivos, mostra os registros de acesso ao ambiente em celulares ou tablets. Não é um campo editável.

Permissões

Configurações referentes às permissões do usuário, usuários sob gestão e ausência temporária. Na aba de Permissões, estão os itens de Perfil de Acesso, Gerenciamento e Ausência Temporária:

1. Perfil de Acesso: É definido o perfil do usuário baseado em quais atividades ele terá acesso. Ao clicar para expandir o item “Perfil de Acesso” as permissões serão exibidas:

Ficarão disponíveis para marcar as opções de perfil de acesso, divididas entre Permissões Gerais, Documentos, Processos, Analytics e Riscos, conforme a imagem abaixo:

Geral:

• Opção 1: Marque para que o usuário seja o administrador geral do sistema. Com isso, ele terá acesso a todas as opções do menu. Liberdade para visualizar, criar, editar e excluir configurações do sistema e todos os usuários, grupos e papéis.
• Opção 2: Marque para que o usuário seja o administrador local. Com isso, ele poderá visualizar, criar, editar e excluir usuários, grupos e papéis dos quais este usuário faz parte e também inferiores ao mesmo.
• Opção 3: Marque para que o usuário possa acessar o aplicativo mobile de acordo com as permissões recebidas de cada módulo.

Documentos:

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar documentos, pastas e tipos de documentos.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar, criar, editar e excluir documentos e subpastas, além de poder visualizar, editar e excluir pastas.

Nota

Os usuários que possuem permissões no módulo de documentos poderão apenas visualizar, criar, editar e excluir pastas e subpastas que possuam permissões configuradas permitindo que o usuário realize essas ações. Para entender melhor o conceito de permissões em Pastas e Subpastas e como realizar essas configurações, acesse o item Aba Permissões.

Processos:

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar processos e formulários.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar, criar e editar solicitações de processos.

Analytics:

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar indicadores e relatórios.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar análises de indicadores e executar relatórios.

Riscos:

• Opção única: Pode acessar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar categorias, subcategorias e riscos quando responsável e visualizar riscos quando usuário de consulta.

Nota

Para conceder permissões para edição dos riscos, elas devem ser configuradas exclusivamente na Central de Riscos por meio das categorias criadas.

Ainda, existe outro módulo para o qual podem ser liberadas permissões, o módulo de Projetos. Para que as configurações ligadas a esse módulo sejam exibidas é necessário possuir uma licença para o mesmo, caso contrário ele não será exibido em seu ambiente.

Possuindo uma licença, basta acessar a aba de permissões e ao criar o usuário, será possível configurar as permissões ligadas ao módulo de Projetos.

• Opção 1: Marque para que o usuário possa administrar o módulo, com permissões para criar, editar, excluir e configurar grupos de trabalho, projetos, permissões e restrições de usuários.
• Opção 2: Marque para que o usuário possa apenas visualizar o grupo de trabalho ao qual está associado, criar tarefas, apontar horas,

4. Gerenciamento: Para fazer um bom gerenciamento de usuários, a fim de cumprir prazos e alcançar metas, é possível cadastrar usuários sob gestão e assim o gestor poderá ver e executar as tarefas em nome de seus subordinados. Uma vez cadastrado sob gestão, serão exibidas na Central de Tarefas do gestor as Centrais dos usuários cadastrados. Para cadastrar um usuário sob gestão, expanda o item Gerenciamento:

Ao clicar sobre a lupa, estarão disponíveis os usuários, papéis e grupos cadastrados:

Atenção

Somente usuários com perfil de administrador geral do sistema podem realizar o cadastro de usuários sob gestão, pois é necessário o acesso a tela de usuários.

5. Cadastrando Ausência Temporária: Em situações que o usuário precisa estar ausente da empresa, como por exemplo: Sair de Férias ou Atestado Médico, pode ser utilizado o cadastro de ausência temporária, onde é informado uma data ou período de ausência, um usuário para que sejam atribuídas as funções da central de tarefas daquele usuário em ausência e o motivo da ausência. Para cadastrar uma ausência temporária, expanda o item “Ausência Temporária”:

Atenção

É possível adicionar ausências temporárias futuras, porém elas serão exibidas na central de tarefas do receptor somente no dia da ausência ou na data inicial do período de ausência. Quando esta finalizar, será excluído automaticamente da central de tarefas do receptor, porém no cadastro de ausência temporária do usuário que esteve ausente, ficará marcado como “expirado”.

Para adicionar uma nova ausência temporária, deve clicar em “Nova Ausência”:

Então abrirá uma nova tela para cadastro da ausência temporária:

Devem ser preenchidos alguns campos para configurar uma ausência temporária, o primeiro deles é o “Período de ausência” que pode ser definido “Em” uma data específica ou “Entre” duas datas para período de ausência:

Em seguida deve ser preenchido o campo de data caso seja um período de ausência do tipo “Em”, ou preencher os campos do tipo Data para períodos de ausência do tipo “Entre”. A data pode ser inserida manualmente ou ao clicar no ícone de calendário ficará disponível o calendário, para escolher a data clicando sobre o dia, considerando que o calendário abre no mês corrente.

O próximo campo conta com a seleção do usuário, grupo ou papel que receberão suas futuras responsabilidades. Vale ressaltar que esse campo não é obrigatório, mas que se for preenchido, no período de ausência, a central de tarefas do usuário ficará disponível para os selecionados. Veja como funciona o campo de futuras responsabilidades:

Por fim, é obrigatório informar um motivo para ausência temporária:

Ao finalizar, basta clicar em “Salvar” e a ausência será registrada.

Notificações

Onde são configuradas as notificações que o novo usuário irá receber. As notificações são exibidas no ícone do sino, localizado no canto superior direito da tela, ao lado da imagem e nome do usuário. As notificações podem ser de: Processos, Documentos ou Sociais.

1. Processos: Diz respeito as notificações relacionadas a Processos.

• Tarefas Pendentes: Marque se deseja receber notificações sobre tarefas pendentes.
• Tarefas Disponíveis: Marque se deseja receber notificações sobre novas tarefas disponíveis para assumir, disponíveis em pool que você seja participante.
• Prazo: Marque se deseja receber notificações sobre as situações das tarefas, como tarefas em atraso ou tarefas em aviso.
• Avisos: Marque se deseja receber notificações sobre processos ou tarefas que você tenha envolvimento, como consenso de aprovações, cancelamento de processos, entre outros.

2. Documentos: Diz respeito as notificações sobre documentos.

• Novos Documentos: Marque se deseja receber notificações sobre publicações ou edições de documentos marcados em assuntos que você segue.
• Expiração: Marque se deseja receber notificações sobre documentos expirados publicados por você ou marcados em assuntos que você segue.
• Cópias Controladas: Marque se deseja receber notificações sobre emissão, inativação e expiração de cópias controladas geradas por você ou para você.
• Outras Ações: Marque se deseja receber notificações sobre ações realizadas em documentos publicados por você ou marcados em assuntos que você segue.

3. Social: Diz respeito a notificações sociais.

• Comentários: Marque se deseja receber notificações sobre comentários e marcações associados a você no feed, central de documentos ou processos.
• Curtidas: Marque se deseja receber notificações sobre curtidas associadas a você no feed, central de documentos ou processos.

Configurações

Onde são configuradas as exibições de interface do novo usuário.

1. Registros por páginas das tabelas: Insira um número máximo de itens de pesquisa que serão exibidos ao usuário na mesma página. Por exemplo: Ao consultar ou pesquisar, os resultados serão exibidos na tela, se surgirem 100 resultados, o usuário poderá optar em visualizar 10 resultados por página. Este campo não é de preenchimento obrigatório, mas se estiver vazio, será atribuído automaticamente o valor 10.
2. Registros nos campos de busca: Insira um número máximo de registros que serão exibidos no autocomplete quando realizada uma busca. Por exemplo: ao realizar uma pesquisa de usuários com a letra “A”, serão exibidos os 10 primeiros nomes com a letra “A”. Este campo não é de preenchimento obrigatório, mas se estiver vazio, será atribuído automaticamente o valor 10.
3. Idioma: Selecione o idioma que o Fusion deve ser exibido.
4. Área de Trabalho Padrão: Insira a URL do Fusion que deve ser exibida sempre que a área de trabalho for acessada. Com isso, ao acessar o Fusion, será encaminhado diretamente à página inserida neste campo. Por exemplo, inserindo a URL da Central de Tarefas (http://servidor:porta/fusion/appfusion/app/modules/bpm/task/central), ao acessar o sistema ou clicar em início, será encaminhado diretamente para a própria Central de Tarefas.
5. Tempo de Inatividade do Usuário: Defina o tempo em minutos que o usuário pode ficar sem mexer no sistema. Passando o tempo definido, o usuário é desconectado do Fusion.
6. Permitir uma tarefa em progresso por vez: Informe se o usuário poderá colocar em execução apenas uma tarefa por vez em sua central de tarefas.
7. Microsoft Office: Ao marcar essa opção indica que o Fusion deverá abrir os documentos utilizando o Office da máquina do usuário e quando não estiver marcada, indica que será realizado download automaticamente dos documentos.

Mais

Onde são configuradas campos adicionais para cadastro do usuário:

1. Selecione o formulário customizado criado para o cadastro de usuário: Se precisar atribuir novas informações ao novo usuário, selecione o formulário customizado para disponibilizar mais campos no cadastro do usuário.

Gestão de Usuários

A listagem de usuários possibilita melhor gestão de cada participante. Para editar e excluir usuários, acesse a tela de Usuários entre em: Administração > Segurança > Usuários. Ficará disponível a tela de gestão dos usuários, como exibe a seguinte tela:

Conforme a imagem anterior, seguem os itens:

Ordenando Usuários

A. Ordenação: A ordenação permite alterar a ordem da listagem de usuários, ao clicar são exibidas as opções:

1. Grupos: Marque para que os usuários sejam exibidos por ordem de grupos
2. Nome: Marque para que os usuários sejam exibidos por ordem de nomes.
3. ID do Usuário: Marque para que os usuários sejam exibidos por ordem de ID.
4. Ascendente: Marque para que o grupo, nome ou ID do usuário selecionado anteriormente seja exibido de A à Z.
5. Descendente: Marque para que o grupo, nome ou ID do usuário selecionado anteriormente seja exibido de Z à A.

Filtrando Usuários

B. Filtros: Possibilitam exibir somente os usuários desejados. Os usuários que não estiverem no filtro não serão exibidos na listagem, ao clicar são exibidas as opções:

1. Situação: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por situação, selecionando “Ativo” para filtrar para usuários ativos ou “Inativo” para filtrar para usuários inativos.
2. Grupo: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por grupo, e posteriormente escolha o grupo ou grupos desejados.
3. Status: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por Status, selecionando “Online” para filtrar para usuários online e “Offline” para filtrar para usuários off-line.
4. Perfil de Usuário: Marque essa opção se deseja filtrar os usuários por perfil de usuário, selecionando as opções de Administrador de cada módulo ou Participante de cada módulo.

Nota

Caso você possua licença para o módulo de Projetos, dois perfis de usuário adicionais serão exibidos com os quais você poderá filtrar os usuários Administradores de Projetos e Participantes em Projetos.

Para que todos os usuários sejam exibidos novamente, clique em Limpar.

Pesquisando Usuários

C. “Pesquisar Usuários”: Insira o nome do usuário que está procurando e clique na lupa para efetuar a pesquisa.

Exportando Usuários para Excel

D. Exportar para Excel: Clique para que a listagem de usuários e seus dados sejam exportados para uma planilha do Excel. Se nenhum usuário for selecionado, ao clicar será exibida a seguinte tela:

Todos os usuários cadastrados serão inclusos na exportação.

Se for selecionado um ou mais usuários, ao clicar para exportar será exibida a seguinte tela:

Haverá a opção de “Somente Selecionados” caso queira que apenas os usuários selecionados tenham as informações exportadas. Se essa opção não foi marcada, então todos os usuários serão inclusos na exportação.

Novo Usuário

E. Novo Usuário: Clique para criar um novo usuário.

Ações em Usuários

Em cada um dos usuários presentes na listagem, está disponível um menu, na próxima tela é possível vê-lo expandido:

Com os itens:

1. Selecionar todos: Clique para selecionar todos os usuários exibidos na listagem.
2. Editar: Clique para editar os dados do usuário.
3. Alterar senha: Clique para alterar a senha do usuário.

Ao clicar em alterar senha uma tela é aberta permitindo alterar a senha do usuário selecionado.

Note que quando um administrador do sistema está alterando a senha de outro usuário, não é necessário informar a senha atual.

Nota

Não é possível alterar a senha de múltiplos usuários ao mesmo tempo, ou seja, em lote.

4. Desconectar: Clique para desconectar o usuário da sua sessão.
5. Ativar/Inativar: Clique para ativar/inativar o usuário ou os usuários selecionados.

Ao clicar em Inativar, será exibida a seguinte tela:

Na opção Selecione o novo usuário responsável: selecione o usuário que ficará responsável por todas as pendências atuais e futuras do usuário inativado. Pendências são tarefas na caixa de entrada e documentos em edição ou aprovação.

Para concluir, clique em Inativar.

Atenção

Lembrando que, para inativar um usuário, o mesmo não pode ter ausência temporária configurada. Ao inserir um novo usuário responsável e concluir com a inativação, será apontado um erro informando que o usuário não pode ser inativado.

Selecionar o novo usuário responsável não é um campo obrigatório a ser preenchido, pois no caso de não ter pendências não há necessidade de realizar o preenchimento desse campo. Porém, quando o usuário que está sendo inativado possuir pendências e não for selecionado um novo responsável por estas pendências ocorrerá o seguinte erro na tela de inativação:

Atenção

O usuário selecionado para ser o responsável das novas atribuições do usuário inativado só receberá tarefas em sua caixa de entrada em que na raia exista somente um participante atribuído de forma nominal (pelo nome do usuário) ou por campos de formulário, ou seja, caso nos participantes da raia tenha sido definido por um papel ou um grupo, mesmo que esse papel/grupo possua somente um usuário a tarefa não será encaminhada ao usuário substituto.

Ao entrar em um usuário inativado será possível visualizar um aviso de que o usuário está inativo e qual o usuário responsável por suas pendências conforme mostra a imagem a seguir:

Nota

Para o usuário que receber as pendências de processo (tarefas na caixa de entrada ou arquivadas do usuário inativado) elas aparecerão como se tivessem sido transferidas manualmente. Haverá duas indicações de que as tarefas foram transferidas por um processo de inativação. A primeira será na informação sobre o motivo da transferência da atividade, todas as tarefas transferidas por inativação (atuais e futuras) chegarão ao destino como transferência feita pelo Sistema, conforme demonstra a imagem a seguir:

A outra indicação ficará disponível após o usuário realizar o envio do processo para a próxima atividade e estará no histórico do processo. Ao clicar no ícone de três pontos ao lado da tarefa concluída estará descrito que a tarefa foi transferida pelo Sistema devido a inativação do usuário:

6. Excluir: Clique para excluir o usuário ou os usuários selecionados. Ao clicar será exibida uma tela de confirmação, como a seguinte:

Atenção

Só podem ser excluídos usuários que não possuam relacionamentos com o sistema, ou seja, que não tenham pendências com solicitações em aberto, tarefas pendentes, documentos em edição ou documentos em fluxos. O usuário, para ser excluído, também não pode ser utilizado em formulários ou tabelas.

Atenção

Caso o usuário realize login no sistema, mesmo que não tenha as pendências citadas anteriormente, não será possível excluir o seu perfil, pois o ato do login gera registro na central de auditorias.