Central de Documentos

O Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) tem a função de gerenciar informações não estruturadas, como os documentos de texto, planilhas, apresentações, mídias sociais e qualquer tipo de arquivo. Os demais usuários do Fusion podem interagir com o documento, e dependendo de suas permissões, podem também personalizá-lo.

O GED possibilita criar uma política de acesso para os documentos, inserir assinatura digital, visualizar documentos através de um visualizador universal ou de um visualizador PDF, imprimir e distribuir documentos, simplificar e agilizar processos de recuperação de informações, controlar ciclo de cada documento, como a sua publicação, aprovação e também expiração. O Gerenciador de Documentos também possibilita que os usuários deem respostas mais rápidas, além de permitir que a empresa reduza custos com papel.

Para acessar a tela de navegação de documentos, acesse Documentos > Central de Documentos, como exibe a seguinte imagem:

Ao clicar em Central de Documentos, é exibida a seguinte tela:

Nela são exibidas todas as pastas existentes no sistema, sendo possível navegar entre elas e visualizar os documentos publicados. É possível alterar a forma de visualização dos documentos através da central de documentos, por padrão, está selecionado a visualização em modo Lista, podendo ser alterado para modo Miniatura clicando no botão conforme mostra a seguinte tela:

Ao clicar deverá exibir os documentos da seguinte forma:

Atenção

É possível visualizar vídeos e ouvir áudios através da miniatura, para isso clique no ícone de iniciar:

Pesquisando Documentos

A central de documentos também possibilita o usuário a realizar pesquisas por documentos, é possível realizar uma pesquisa simples filtrando pela pasta atual ou por todas as pastas.

Digite sua pesquisa em Pesquisar Documentos:

A pesquisa pode ser feita em três locais diferentes, são eles Pasta Atual, Subpastas e Todos:

Selecione o local desejado e após inserir uma pesquisa clique na lupa ou pressione Enter, para efetuar a pesquisa.

Atenção

No resultado da consulta exibem apenas documentos que o usuário tem permissão para acessar.

Atenção

Para realizar pesquisas utilizando mais de um termo, essa pode ser realizada inserindo as palavras entre aspas, da seguinte maneira: "Pesquisa com mais de uma palavra", assim retornarão documentos que contenham exatamente essa informação.

Para desfazer uma pesquisa, clique no x que fica no campo de pesquisa:

Também pode realizar pesquisas mais assertivas utilizando a consulta avançada, como mostra na seguinte imagem:

Nota

A pesquisa indexada (comum) e a pesquisa avançada retornam em seus resultados documentos inativos e expirados também, além dos documentos publicados ativos.

Consulta Avançada de um Documento

A Consulta Avançada permite buscar por documentos de forma mais precisa, limitando para que seja exibido no resultado apenas documentos com as informações desejadas. É possível filtrar na Consulta Avançada documentos por categoria, por versão, participantes, solicitantes, dentre diversos outros filtros disponíveis.

Para acessar a área de consulta avançada, clique Documentos > Central de Documentos, acoplado a barra de pesquisa exibe uma seta que dá acesso a Consulta Avançada de documentos e selecione a opção Criar nova, como exibe a seguinte tela:

Ao clicar em Criar nova, deverá exibir a tela de Consulta Avançada, por padrão a consulta já vem preenchida com a pasta em que o usuário está selecionado no momento, conforme exibe a seguinte imagem:

Ao clicar no primeiro filtro de consulta, a opção Pasta, exibe os demais filtros disponíveis no sistema para seleção:

• Data de Modificação: Selecionando essa opção deverá habilitar o campo para escolher a data.
• Pasta: Selecionando essa opção deverá habilitar campos para escolher a pasta em que deseja realizar o filtro.
• Situação: Selecione essa opção para filtrar apenas documentos na situação desejada, por exemplo: Aprovação, Edição, Expirado, Inativo e Liberado.
• Versão: Selecionando essa opção permite o usuário escolher se quer os resultados com todas as versões do documento ou com apenas a versão corrente.
• Publicador: Selecionando essa opção, libera o campo usuários para selecionar o publicador.
• Cópia Controlada: Selecionando essa opção irá expandir mais cinco opções, Data de Expiração, Destinatário, Remetente, Situação e Tipo de Emissão, selecionando uma dessas opções irá liberar seus respectivos campos.
• Tipo de Documento: Selecionando essa opção habilitará para que o usuário possa escolher o tipo de documento responsável pelos documentos que necessita procurar.
• Assunto: Selecionando essa opção, é possível filtrar documento que possuem determinados assuntos relacionados.
• Tag: A mesma situação ocorre com TAG, é possível filtrar por TAGS que foram relacionadas a documentos.

Atenção

Apenas aparecem opções em que o usuário tem permissão para acessar.

É possível criar mais de um filtro clicando no ícone de Adicionar Filtro, como exibe a seguinte tela:

Exclua filtros clicando no ícone de Remover Filtro, como exibe a seguinte tela:

A opção de Adicionar Subgrupo possibilita a criação de condições diferenciadas apenas para alguns filtros. Para criar um subgrupo, clique no ícone de Adicionar Subgrupo, como exibe a seguinte tela:

Os operadores condicionais possibilitam diferenciar a forma que será realizada a pesquisa. Após adicionar mais de um filtro ou utilizar subgrupos, clique na seta ao lado do E, como exibe a seguinte tela:

Utilize o Condicional E para que seja filtrado os dados que tiverem em todos os filtros dentro da mesma condição. Ou seja, se o processo não obtiver dados em apenas um dos filtros, por mais que tenha dados de outros, não será exibido no resultado da pesquisa.

Utilize o Condicional OU para que para que seja filtrado os dados tiverem em pelo menos um dos filtros na mesma condição. Ou seja, se o processo obtiver dados de apenas um dos filtros, ele já será exibido no resultado da consulta.

Após selecionar os filtros clique em Consultar. Deverá então exibir os resultados da consulta que foi realizada.

Gerenciando Consultas Salvas

Além de realizar consultas avançadas, é possível salvá-las para buscas posteriores.

Na tela para salvar a consulta avançada, onde o usuário obrigatoriamente deverá preencher o campo Nome e se necessário o campo Descrição. Após preenchimento clique em Salvar.

Para acessar a consulta salva, clique na seta ao lado da barra de pesquisa, então deverá exibir a consulta que foi salva, conforme exibe a seguinte tela:

Para acessar o gerenciamento de consultas, clique na opção Ver Todas, Deverá exibir a seguinte tela:

Nessa tela é possível filtrar para que seja exibida apenas a consulta que o usuário deseja, no campo Filtrar, digite o nome da consulta que deseja pesquisar e clique na lupa, então deverá exibir apenas as consultas pesquisadas:

Ao clicar na seta de ações das consultas salvas é permitido que sejam realizadas algumas ações, bem como, Executar, Editar, Renomear e Remover. Conforme exibe a seguinte tela:

Atenção

As consultas salvas são individuais, ou seja, as consultas salvas com um usuário não são exibidas para outros usuários do sistema.

Detalhes dos Documentos

Através da Central de Documentos o usuário pode visualizar os detalhes de cada documento sem abrir os mesmos, clique nos três pontinhos ao lado do ícone de favoritos e então deverá exibir a seguinte tela:

Na aba de detalhes do documento exibem várias informações, como o código, o tipo, local, versão, data de criação e usuário que criou, bem como data e nome do usuário que realizou a última edição. Também exibe os arquivos anexos ao documento, dando a possibilidade de fazer download do mesmo clicando em cima do tamanho do arquivo, ou até mesmo clicando na seta de ações do arquivo para Visualizar no Visualizador do Fusion, Visualizar em PDF ou realizar o download:

Ao selecionar a aba de Comentários é possível ver os comentários adicionados sobre o documento:

Ordenando e Filtrando Documentos

Na central de documentos é possível ordenar e filtrar os documentos para que sejam exibidos de acordo com o que o usuário precisa, para ordenar clique na opção Nome embaixo da barra de pesquisa que é a que vem pré-selecionada, então deverá exibir conforme a seguinte tela:

1. Nome: Selecione para ordenar os documentos por nome.
2. Código: Selecione para ordenar os documentos por código.
3. Versão: Selecione para ordenar os documentos por versão.
4. Editor: Selecione para ordenar os documentos por editor.
5. Data de edição: Selecione para ordenar os documentos por data de edição.
6. Prazo de expiração: Selecione para ordenar os documentos por prazo de expiração.
7. Tipo de documento: Selecione para ordenar os documentos por tipo de documento.
8. Crescente: Selecione para que os documentos sejam organizados de forma crescente de A à Z.
9. Decrescente: Selecione para que os documentos sejam organizados de forma decrescente de Z à A.

Para filtrar os documentos clique em Nenhum filtro:

1. Ativos: Filtrar os documentos ativos no sistema.
2. Inativos: Filtrar os documentos inativos no sistema.
3. Expirados: Filtrar os documentos com prazos expirados no sistema.
4. Edição: Filtrar os documentos que estão em edição.

Após escolher as opções de filtro desejadas, clique em Aplicar, então deverá exibir os documentos conforme o filtro.

Atenção

Ao acessar a central de documentos só deverão ser exibidos pastas e documentos que o usuário tem acesso.

Gestão de Pastas

Ao lado esquerdo da tela é exibido a Raiz de Pastas, onde é possível visualizar pastas e suas opções. A raiz de pastas permite acessar documentos das pastas, criar novas pastas, editá-las e também excluí-las:

Para navegar entre as pastas, é necessário ir expandindo as mesmas para visualização de suas subpastas:

Ao acessar uma pasta é exibido os documentos publicados na mesma:

Criando Pastas

As pastas têm a função de organizar os documentos presentes no Fusion. Nelas, é possível definir quais os tipos de documentos podem ser incluídos e definir também permissões de usuários.

Clique no ícone de (+) para adicionar uma nova pasta:

Então irá exibir a pasta em modo de edição para preenchimento do Nome, como mostra a seguinte imagem:

Após preenchimento do nome da pasta, clique em OK, então deverá exibir mensagem de feedback informando que a pasta foi criada com sucesso:

Atenção

O proprietário da pasta é primeiramente o usuário que criou a mesma (e ele possui total acesso a ela), porém se outro usuário editar essa mesma pasta, ele automaticamente se tornará o novo proprietário dela (passando a ter total acesso a ela), fazendo com que o proprietário anterior perca todas as suas permissões sobre a pasta.

Criando Subpastas

Para criar subpastas, clique no ícone de edição da pasta desejada:

Depois clique no ícone de adicionar (+) para criar uma subpasta, conforme mostra na seguinte imagem:

Após adicionar, a subpasta estará abaixo da pasta principal, com o nome em edição, para ser preenchido:

Após preencher o nome da subpasta clique em OK para que seja salva e exibida dentro da pasta selecionada:

Nota

Se houver uma grande quantidade de pastas e subpastas, o fusion irá exibir apenas 12 pastas por vez. Você poderá clicar em "Exibir mais pastas/subpastas" e então mais 12 serão carregadas por vez.

Nota

As pastas permanecem com o formato de visualização miniatura. Ao clicar no ícone para alterar o formato de exibição, apenas os documentos alternam entre miniatura e lista.

Removendo Pastas

Para excluir uma pasta, clique no ícone de edição e posteriormente no ícone de x:

Atenção

Se a pasta possuir documentos publicados nela ou em suas subpastas, não será possível excluir ela.

Configurando Propriedades das Pastas

Existem configurações sobre uma pasta, para acessar essas configurações, clique no ícone de edição e posteriormente no ícone de configurações:

Então exibirá a seguinte tela:

Aba Dados

Na primeira Aba, de Dados, constam informações gerais como o nome cadastrado para pasta, e dá a possibilidade de inserir uma descrição. Além das informações de criação dela.

Aba Tipos de Documentos

Na segunda Aba, Tipos de documentos, é possível relacionar os tipos de documentos que serão publicados em cada pasta da Central de Documentos.

É possível definir os tipos de documentos que poderão ser publicados na pasta, para isso clique no ícone de edição da pasta em que deseja realizar a configuração e clique no ícone de configurações:

Então deverá exibir a seguinte tela:

Clique na sessão de Tipos de Documento para que possa realizar a configuração dos tipos de documento que serão aceitos na pasta, por padrão vem selecionado que todos os tipos de documentos serão aceitos:

Ao clicar no campo onde esta selecionado Todos os tipos de documentos irá listar os tipos para selecionar de acordo com sua regra de negócio:

Selecione quantos tipos de documentos quiser, após selecionar os tipos desejados clique na seta de ações ao lado do botão Próximo e clicar no botão Salvar e sair.

Atenção

Apenas usuários com permissões para editar a pasta terão acesso a essas configurações.

Aba Permissões

Na terceira aba, Permissões, é possível configurar as permissões de acesso a pasta.

Permissões de Pasta

Durante a criação de pastas, é necessário configurar o seu controle de acesso. Para alterar configurações de permissão de acesso Ao acessar, crie ou edite as configurações de uma pasta. Então deverá exibir a seguinte imagem:

Acesse a sessão de Permissões, por padrão irá exibir que está permitindo todas as opções para todos os usuários, conforme mostra na imagem a seguir:

Para configurar permissões para usuários específicos é necessário remover as permissões do grupo Todos os Usuários, selecionar o usuário que receberá as permissões específicas e então configurá-las, conforme mostra na tela seguinte:

Atenção

Por padrão ao selecionar um usuário irá exibir com todas as opções configuradas como Permitir.

Primeiramente são exibidas as configurações para as permissões que a pasta irá aceitar:

• Selecione permitir Visualizar para que o usuário, grupo ou papel tenha permissão de acessar a pasta.
• Selecione permitir Criar para que permita criar subpastas na pasta raiz.
• Selecione permitir Editar para que permita editar as configurações da pasta.
• Selecione permitir Remover para que o usuário possa excluir a pasta.

Após as configurações da pasta, é necessário realizar as configurações para o Documento:

• Selecione permitir Visualizar para que o usuário, grupo ou papel tenha permissão para visualizar os documentos da pasta.
• Selecione permitir Criar para que seja permitido criar documentos na pasta.
• Selecione permitir Editar para que seja permitido editar os documentos da pasta.
• Selecione permitir Remover para que seja permitido excluir documentos na pasta.
• Selecione permitir Emitir Cópia Controlada para que seja permitido criar uma cópia controlada dos documentos da pasta.
• Selecione permitir Download, copiar e imprimir para que seja permitido realizar download, imprimir e copiar documentos da pasta.

Atenção

Definições de negação sobressaem as de liberação, por exemplo, se na pasta estiver marcada a opção de Negar a visualização, mesmo possuindo documentos publicados em que o usuário tem acesso, não será possível visualizar a pasta.

Atenção

Importante lembrar que a ordem hierárquica das permissões é primeiramente as definidas no Tipo de Documento, Pasta e por último as definidas diretamente nos Documentos.

Ao concluir o preenchimento das permissões, clique em Salvar.

Permissões de Subpasta

Clique no ícone de edição da subpasta desejada e clique na sessão de Permissões, onde deverá exibir a seguinte tela:

Atenção

Por padrão as subpastas herdam as configurações da pasta pai:

Para saber quais são as permissões configuradas na pasta de que a subpasta está herdando as configurações, basta clicar sobre o nome da pasta pai, então abrirá a seguinte tela:

Para alterar as configurações de uma subpasta, configurando permissões específicas clique na opção Serão e selecione a opção Não Serão conforme exibe a tela a seguir:

Após selecionada a opção Não Serão, em Personalizar Permissões clique para adicionar um usuário ao lado da opção Todos os Usuários, com isso pode-se selecionar um usuário desejado e personalizar as suas permissões.

Ao selecionar um usuário, as configurações de permissão ficam logo abaixo:

Permissões e negações para pasta ou documento, são as mesmas das pastas. Ao finalizar clique em Salvar.

Movendo Pastas e Subpastas

Durante a navegação no GED, é possível movimentar o local das pastas e subpastas. Para movê-las basta clicar na seta de ações da pasta ou subpasta que você deseja mover e selecionar a opção Mover

Atenção

Não é possível mover a pasta para dentro do mesmo nível.

Atenção

Se mais de uma pasta ou subpasta estiver selecionada, não será permitido a movimentação em lote e a opção ficará desabilitada.

Nota

Lembrando que, para realizar tais movimentações, é necessário que o usuário possua as devidas permissões de edição na pasta/subpasta em questão.

Ao selecionar a opção, uma segunda tela ficará disponível:

Na estrutura de lista estarão as pastas as quais o usuário tem permissão de criação de subpastas. Vale reforçar que, as regras de hierarquia de pastas permanece da mesma forma, isso significa que, não será possível colocar uma pasta abaixo da hierarquia a qual ela pertence.

Ainda nessa mesma tela, no canto superior direito, é possível realizar uma busca por uma pasta específica.

Em seguida, basta selecionar o destino para o qual você deseja movimentar a pasta em questão e clicar em Confirmar para que a movimentação ocorra.

Após a confirmação, uma mensagem no canto superior direito da tela demonstrará que a ação foi bem sucedida:

Existem alguns cenários que podem invalidar a movimentação de pastas, sendo eles:

• Quando a hierarquia das pastas for desrespeitada, ou seja, não será permitido mover uma subpasta para dentro de outra subpasta inferior, sendo necessário respeitar a hierarquia imposta;
• Quando uma pasta for movida para o mesmo nível e possuir o mesmo nome de uma outra pasta já existente.

Nota

Caso durante as configurações de movimentação de pastas ou subpastas o usuário seja deslogado do sistema por Time Out, ele será automaticamente direcionado para a tela de login do Fusion, sendo necessário logar novamente.

Duplicar Pastas e Subpastas

É possível duplicar pastas e subpastas por meio de uma opção na seta de ações.

Nota

Essa opção está disponível apenas na listagem de pastas e documentos do módulo de Documentos (conforme indicado na imagem abaixo), não disponível nas pastas que estiverem na visualização em hierarquia, na lateral esquerda da tela.

Essa funcionalidade permite que o usuário copie apenas a estrutura e a configuração das pastas e subpastas. Os documentos presentes dentro delas, não serão duplicados.

As pastas e subpastas selecionadas para duplicação, terão as mesmas configurações de Tipo de Documento e Permissões das pastas originais, sendo que o usuário pode realizar alterações manualmente após a duplicação das mesmas.

Além disso, elas só poderão ter como destino pastas as quais o usuário possua permissão de edição, visto que estará inserindo novas subpastas dentro desta pasta de destino.

Atenção

Ao duplicar uma pasta, será duplicada toda hierarquia de pastas dela, com todas as subpastas, as quais o usuário tenha permissão de visualização.

E ainda, caso a pasta que está sendo duplicada esteja configurada para herdar as permissões da pasta raiz e possuir configurações específicas na parte de permissões personalizadas, a nova pasta duplicada terá estas mesmas permissões.

O mesmo comportamento ocorre se ela não herdar da pasta raiz e/ou não tiver permissões específicas.

Nota

Duplicação em lote não é permitida, portanto, se mais de uma estiver selecionada, a opção de duplicar não ficará disponível.

Ao selecionar a opção de Duplicar, uma segunda tela ficará disponível.

Já no topo dessa segunda tela, é reforçada a informação de que as pastas serão duplicadas para o destino selecionado abaixo e que os documentos não serão duplicados.

A lista de pastas destino abaixo, serão exibidas de acordo com o permissionamento de cada usuário, ficando disponível apenas as pastas as quais o usuário em questão tem permissão para criar subpastas.

Por padrão, estará selecionada a pasta pai, aquela onde a pasta a ser duplicada se encontra naquele momento, entretanto, é possível também realizar pesquisas por uma pasta específica, no espaço disponibilizado para isso no canto superior direito dessa mesma tela.

Após a visualização das pastas, mais na parte inferior, é possível visualizar um campo editável de nomeação da pasta no momento da duplicação. Esse campo sempre estará preenchido com um nome sugerido, que é o mesmo da pasta original que está sendo duplicada pelo usuário.

Não é possível avançar na duplicação da pasta sem preencher um nome, esse campo é obrigatório.

Nota

Este campo não aceita alguns caracteres especiais, tais como: \ / : * ? " < > |

Após a confirmação, uma mensagem no canto superior direito da tela demonstrará que a ação foi bem sucedida:

Caso qualquer erro ocorra durante a duplicação da pasta, será apontado em tela que a duplicação da pasta ou subpasta não foi realizada.

Nota

Caso durante as configurações de duplicação de pastas ou subpastas o usuário seja deslogado do sistema por Time Out, ele será automaticamente direcionado para a tela de login do Fusion, sendo necessário logar novamente.

Tipos de Visualização de Documentos

Durante a navegação na central de documentos, é possível verificar que possui sessões que auxiliam no acesso a documentos, as mesmas são exibidas abaixo da raiz de pastas, clique sobre o ícone de três pontos:

Ao clicar, serão expandidas as ferramentas para auxílio, conforme mostra a seguinte tela:

Visualização por Tipo de Documento

É permitido que os usuários possam escolher a forma que querem visualizar os documentos, por padrão vem selecionado a sessão de pastas, porém é possível alterar a visualização para Tipos de Documentos, onde selecionando um tipo seja exibido os documentos que foram publicados com o tipo selecionado.

Os tipos de documento ficam listados na lateral esquerda da central de documentos, para visualizar os documentos publicados num tipo específico, basta clicar sobre o tipo que os documentos publicados com ele serão listados:

Visualização por Documentos em Edição

O Fusion conta com uma sessão onde mostra os documentos que estão em edição, sem a necessidade de realizar um filtro, facilitando o acesso as informações. Clique no ícone de edição para acessar os documentos em edição, conforme mostra a imagem a seguir:

Documentos que estão em edição permanecem com a marcação de edição ao lado do título:

Atenção

São exibidos apenas os documentos que o próprio usuário salvou em edição.

Visualização por Documentos em Aprovação

Há também uma sessão de documentos em aprovação, ao clicar no ícone de aprovação, são exibidos os documentos, conforme mostra na seguinte imagem:

Documentos que estão em aprovação permanecem com a marcação de aprovação ao lado do título:

Atenção

São exibidos apenas os documentos que o próprio usuário publicou e estão em aprovação.

Visualização por Documentos Recentes

O Fusion disponibiliza ao usuário acesso aos documentos que foram publicados recentemente no sistema, ao clicar em recentes então deverá exibir os documentos recentes como mostra a seguinte imagem:

Os documentos recentes são separados pelos publicados na data atual, há sete dias atrás e há trinta dias atrás. Mostrando quem publicou e a situação em que se encontra o documento.

Visualização por Documentos Favoritos

Para ver os documentos que foram marcados como favoritos, basta clicar em favoritos então deverá exibir os documentos favoritos como mostra a seguinte imagem:

Para favoritar um documento, existe um ícone que possibilita essa ação de uma maneira fácil. Na Central de Documentos, verifique o documento que deseja favoritar e clique no ícone de estrela que é exibido no documento ou subpasta ainda na listagem, então essas pastas e documentos deverão ser exibidas na sessão de favoritos. A imagem a seguir demonstra como favoritar um documento:

A estrela representa a ação de favoritar. Quando é exibido apenas o contorno da estrela, indica que o documento não está incluso nos documentos favoritos (conforme a imagem anterior). Quando um documento está marcado como favorito, ele é exibido conforme a imagem seguir:

Atenção

Apenas documentos liberados e subpastas podem ser marcados como favoritos.

Outra forma de favoritar pastas e documentos é clicar em sua seta de ações e após clicar na opção Favoritar, conforme exibe a seguinte tela, no menu de ações de um documento:

No menu de ações de subpasta:

Atenção

Para remover uma opção dos favoritos, clique novamente no ícone de estrela então os documentos e/ou pastas não serão mais exibidos nessa sessão.

Visualização da Lixeira

Ao excluir um documento dentro do Fusion o mesmo não é excluído permanentemente do sistema e sim fica armazenado na Lixeira, podendo ser restaurado ou excluído definitivamente. Ao acessar a lixeira, ficará disponível a seguinte tela:

Atenção

A lixeira é individual para cada usuário.

O menu de ações de cada documento que está na lixeira possui as seguintes opções:

1. Selecionar todos: Selecione para que todos os documentos sejam selecionados e seja possível executar ações em lote, como visualização ou remoção.
2. Visualizar: Selecione para visualizar o documento.
3. Remover: Selecione para remover o item da lixeira. Ao selecionar essa opção, aparecerá a seguinte tela:

Para efetivar a exclusão, selecione Remover.

Atenção

Ao excluir um item da lixeira, ele não poderá ser recuperado.

4. Restaurar: Selecione para que o documento seja restaurado e volte para uma das pastas da Central de Documentos. Ao selecionar essa opção, deverá exibir mensagem de feedback informando que o documento foi restaurado com sucesso. Caso a pasta que o documento removido estava publicado não exista mais no sistema, deverá exibir a opção para escolher a pasta em que o documento deverá ser restaurado, conforme a seguinte tela:

Após selecionar uma pasta para destino do documento, clique em Confirmar e o documento será restaurado.

Novo Documento

A publicação de documentos é uma das partes essenciais do GED, pois é quando o usuário pode inserir documentos para diversos fins. Para publicar um documento, é importante compreender que não basta apenas fazer upload do arquivo e preencher os campos, mas sim liberá-lo aos demais usuários.

Na central de documentos, selecione a pasta onde quer que o documento seja publicado, assim que estiver na pasta clique em Novo Documento:

Atenção

O publicador de um documento é proprietário do mesmo (e ele possui total acesso a ela), porém se outro usuário editar esse documento, ele automaticamente se tornará o novo proprietário dele (passando a ter total acesso a ele), fazendo com que o proprietário anterior perca todas as suas permissões sobre o documento.

A publicação de documentos acontece em quatro etapas:

Etapa Tipo de Documento

Selecionada a pasta, é possível escolher o tipo de documento em que o documento será publicado.

A – Tipo de Documento: Selecione o tipo conforme na seguinte imagem:

Se houver tipos de documentos configurados para aparecem na pasta onde o documento será publicado, então apenas esses tipos específicos serão visíveis nessa tela, nesse caso está configurado o tipo de documento Cadastro de Clientes para a pasta Clientes.

Após selecionado o tipo documental, clique em Próximo então deverá exibir a aba Dados.

Etapa Dados

B – Dados: são exibidos campos para que sejam informados dados dos documentos.

O campo código, está em todos os documentos. No campo Código insira um código ao documento que está sendo criado. Este campo já vem preenchido, mas pode ser modificado. Seu preenchimento obrigatório e único, ou seja, além de não poder ficar vazio, não pode haver nenhum outro documento com o mesmo código.

Atenção

Os campos exibidos variam de acordo com o tipo de documento.

É necessário preencher um campo Arquivo, selecione o arquivo contendo o documento desejado, que será o documento em si.

Ao anexar arquivos de extensão compatível com os visualizadores disponíveis no Fusion, será possível exibir/ouvir o documento normalmente.

Após preencher os dados do seu documento, clique em Próximo para que seja definida as permissões para o documento que está sendo publicado.

Digitalização de Arquivos

No Fusion em campos do tipo Arquivo é possível realizar a digitalização dos mesmos para serem anexados caso eles estejam em formato impresso. Para isso é necessário que a máquina do usuário que fará essa ação tenha comunicação com a impressora que será utilizada para essa digitalização por meio da rede de internet ou via USB. Para que o sistema encontre essa impressora também será necessário realizar a instalação do driver específico da impressora, conforme seu modelo e sua especificação. Além disso, também é necessário que o FusionBox esteja instalado na máquina desse usuário.

Para isso ao realizar a inserção de um arquivo basta clicar na seta de ações do campo arquivo e clicar na opção Digitalizar conforme mostra a imagem a seguir:

Em seguida será solicitado a instalação do FusionBox (você pode consultar como realizar a instalação no item Instalação do FusionBOX) para execução do digitalizador de arquivos. Então ficará disponível a seguinte tela para visualização:

Será necessário realizar as configurações de digitalização. A imagem abaixo possui as configurações necessárias:

Nas configurações de digitalização será possível definir os seguintes parâmetros: Dispositivo Padrão: Coloque o nome da impressora que será utilizada para sua digitalização. Alimentação Automática: Selecione essa opção para habilitar que a impressora puxe as folhas automaticamente para escanear. Caso seja escolhido a opção não será necessário colocar as folhas manualmente. Frente e Verso: Selecione Sim para o escaneamento ser em frente e verso. Exibir Interface do Scanner: A interface de Scanner do Fusion possui ferramentas para personalizar a digitalização. Selecione Sim para exibir a interface do Scanner. Ao selecionar Não, a interface não é exibida. Preto e Branco: Selecione Sim para escanear arquivos e fotos somente em preto e branco. Resolução (DPI): Defina o tamanho máximo em pixels por polegadas. Então aperte em Ok e em seguida em Digitalizar.

Então o arquivo será digitalizado conforme mostra a imagem abaixo:

Edição Paralela de Arquivos

Nota

A edição paralela de arquivos funciona dando prioridade para o primeiro editor daquele arquivo.

Para mais informações referente a essa funcionalidade, clique aqui

Etapa Permissões

D – Permissões:

Note que por padrão informa que as permissões estão sendo herdadas da pasta Clientes, para saber quais são as permissões da pasta Clientes, basta clicar sobre o nome da pasta que a seguinte tela ficará disponível:

Porém, caso necessário o usuário pode configurar para que as permissões não sejam herdadas e personalizar as permissões, clique na opção Serão e selecione a opção Não Serão:

Deverá exibir o grupo todos os usuários no campo de personalizar permissões, conforme mostra na imagem seguinte:

É possível inserir usuários/papéis/grupos específicos nas permissões do novo documento:

Atenção

Por padrão ao selecionar um usuário irá exibir com todas as opções configuradas como Permitir:

• Selecione permitir Visualizar para que o usuário, grupo ou papel tenha permissão para visualizar os documentos.
• Selecione permitir Editar para que seja permitido editar os documentos.
• Selecione permitir Remover para que seja permitido excluir documentos.
• Selecione permitir Emitir Cópia Controlada para que seja permitido criar uma cópia controlada dos documentos.
• Selecione permitir Download, copiar e imprimir para que seja permitido realizar download, imprimir e copiar documentos.

Atenção

Definições de negação sobressaem as de liberação, por exemplo, se na pasta estiver marcada a opção de Negar a visualização, mesmo possuindo documentos publicados em que o usuário tem acesso, não será possível visualizar a pasta, nem o seu documento.

Atenção

Importante lembrar que a ordem hierárquica das permissões é primeiramente as definidas no Tipo de Documento, Pasta e por último as definidas diretamente nos Documentos.

Ao concluir o preenchimento das permissões, clique em Salvar.

Após configurada as permissões, clique em Próximo para acessar a aba Social.

Etapa Social

É possível inserir Tags e selecionar Assuntos ao novo documento, conforme exibe a seguinte imagem:

Atenção

Se existirem assuntos pré-definidos na publicação de documentos, que foram definidos nas configurações de tipo de documento, então estes não poderão ser excluídos na publicação do novo documento.

Ao concluir o preenchimento, clique em Publicar, caso o documento não necessite de aprovação, ele é imediatamente publicado e o sistema redireciona para central de documentos exibindo um feedback da publicação:

Publicando Documentos com Aprovação

Dependendo do tipo configurado, o documento que está sendo criado pode pedir aprovação antes de ser liberado aos usuários do Fusion. Na central de documentos selecione a pasta desejada e clique para criar um novo documento, selecione um tipo de documento que já esteja configurado com aprovação.

Preencha todos os campos necessários e clique em Publicar, então deverá redirecionar para a Central de Documentos exibindo uma marcação indicando que o documento está em aprovação de publicação e exibe mensagem de feedback informando que o documento foi publicado e enviado para aprovação:

Atenção

Após o documento ser enviado para aprovação, os demais usuários não terão acesso até que o documento seja aprovado.

Publicando Documentos com Versionamento

Documentos versionados são necessários para que, a cada atualização do documento, sua antiga versão fique guardada. Para publicar um documento versionado, acesse a Central de Documentos, selecione a pasta desejada e clique para criar um novo documento, selecione um tipo de documento que já esteja configurado para ser versionado.

Preencha todos os campos necessários e clique em Publicar, então deverá redirecionar para a Central de Documentos exibindo ao lado do documento que o mesmo está na primeira versão conforme mostra a imagem a seguir:

Para alterar a versão do documento, clique para Editar o mesmo através da seta de ações do documento na listagem, realize alterações e clique em Publicar, deverá exibir a seguinte tela:

Após escolher se irá gerar uma nova versão, uma revisão ou se irá manter a versão atual, é necessário preencher a Descrição do que foi realizado, clique em Concluir para finalizar, o sistema redirecionará para a Central de Documentos e exibirá mensagem de feedback informando que uma nova versão foi publicada:

Restaurando Versão de um Documento

É possível restaurar as versões anteriores de um documento, clique no documento desejado e acesse a aba Timeline, conforme mostra a imagem a seguir:

Para restaurar a versão, clique na seta de ações ao lado do registro da versão que deseja restaurar e clique em Restaurar Versão. Conforme mostra a seguinte tela:

Ao clicar em Restaurar Versão, redireciona para a aba Dados, com as informações da versão restaurada:

Clique em Publicar para que o documento seja liberado no sistema em uma nova versão com as informações da versão restaurada:

Ao concluir será redirecionado para a Central de Documentos, com a nova versão publicada.

Publicando Documentos com Expiração

A expiração de documentos permite criar prazos aos documentos no GED. Com isso, a partir de determinado tempo, o documento expira, não ficando mais disponível aos usuários. Acesse a Central de Documentos, selecione a pasta desejada e clique para criar um novo documento, selecione um tipo de documento que já esteja com expiração configurada. Preencha os campos configurados no tipo de documento, note que exibirá um campo chamado Data de Expiração, esse campo não é de preenchimento obrigatório, porém ele é exibido quando na configuração do tipo de documento permite alteração da data de expiração do documento.

Atenção

Caso o campo data de expiração não seja preenchido, será considerada a data configurada no tipo de documento.

Após o preenchimento de todos os campos necessários, clique em Publicar, então deverá redirecionar para a Central de Documentos informando ao lado do documento quantos dias faltam para o seu vencimento:

Atenção

As cores do ícone de relógio variam de acordo com o prazo, por exemplo:

Relógio Verde: Indica que o documento está em dia.

Relógio Amarelo: Indica que está faltando 3 dias para o documento expirar.

Marcação em Vermelho: Indica que o documento expirou.

Atenção

Após expirado, a data que exibirá na listagem será a data de expiração.

Gerenciamento dos Documentos

Assim que um documento for publicado algumas ações são possíveis sobre ele. Para acessar as possíveis ações clique sobre o menu do documento:

Dentre as opções de gerenciamento estão: editar, visualizar, mover, remover e inativar. Entre as opções gerais estão: download, gerar link e emitir cópia. E por fim, as opções sociais que são curtir e favoritar. A seguir serão descritas cada uma dessas opções:

Editando Documentos

É possível realizar alterações nos documentos que já estão publicados no sistema, acesse a Central de Documentos, escolha um documento, clique na seta de ações do documento e selecione a opção Editar, deverá abrir o documento em modo de edição conforme exibe na seguinte imagem:

Note que ao clicar em editar o documento, o mesmo já abre na aba Dados, onde estará disponível os campos configurados no tipo de documento para edição, bem como, edição do arquivo anexo ao documento.

Atenção

As alterações podem ser efetivadas ao clicar em Salvar, Salvar em Edição ou Publicar. A opção de Salvar Propriedades é redirecionada apenas para salvar as abas de Documentos Relacionados, Permissões e Social.

Na aba Visualizador, é possível visualizar o documento.

Para verificar os documentos relacionados ou até mesmo relacionar ou remover documentos, clique na aba de Documentos relacionados.

Adicionando Documentos Relacionados

É possível relacionar documentos para que consiga obter informações relacionadas ao assunto do documento de maneira mais fácil e ágil. Para relacionar documentos clique para editar o documento em que queira relacionar mais documentos.

No documento em edição, acesse a aba Documentos relacionados, clique na barra de pesquisa digite o título do documento que deseja relacionar e clique para pesquisar, deverá exibir os documentos encontrados, conforme mostra na seguinte tela:

Para relacionar um documento, clique no ícone (+), conforme exibe a seguinte imagem:

Após relacionar os documentos desejados e publicá-los, os mesmos se manterão na listagem por ordem de relacionamento, ou seja, o primeiro documento a ser relacionado ficará no topo da listagem e o documento que for relacionado por último, ficará no final dessa mesma lista.

Para a visualização de Documentos Relacionados, caso o usuário acesse a listagem de documentos no visualizador de arquivos, a ordem dos documentos relacionados deve ser exatamente a mesma dos documentos adicionados na aba "Documentos Relacionados".

Atenção

Note que na listagem onde o documento foi relacionado o sistema também deverá manter os documentos ordenados por ordem de relacionamento e não mais por data de publicação.

Caso seja necessário remover um documento que está relacionado, clique para editar o documento, e clique no ícone de lixeira.

Atenção

As ações de relacionar um documento ou remover um documento de relacionado só irão persistir caso o documento seja publicado.

Ao acessar a aba Timeline é possível verificar todas as ações que ocorrerão com o documento, todo o histórico desde que o mesmo foi publicado.

Nota

Quando relacionado o documento A com o documento B, ao visualizar a sessão de documentos relacionados do documento A, é apresentado o relacionado entre o documento A e o B e quando visualizar a opção dos documentos relacionados do documento B, o mesmo agora está aparecendo o relacionamento com o documento A também.

Reordenando Documentos Relacionados

É possível reordenar Documentos Relacionados, para isso, basta acessar a aba de Documentos Relacionados, clicar em editar e em seguida selecionar e segurar o documento desejado e arrastá-lo de acordo com a ordenação desejada.

Após realizar a ordenação manual, é necessário clicar em "Publicar" ou "Salvar Propriedades" do documento, para que de fato a nova ordenação seja aplicada. Se optar por clicar na opção "Cancelar", a ordenação manual aplicada será desfeita.

Esta nova ordenação deve ser aplicada no momento da exibição dos documentos relacionados, no visualizador de arquivos.

Nota

Novos documentos relacionados serão adicionados ao final da listagem.

Entendendo a Timeline do Documento

A Timeline faz com que todas as ações realizadas no documento fiquem registradas, com isso podemos ter uma segurança e controle maior das informações do documento, pois sabemos cada passo de alterações e liberações que foram feitas. Para acessar a Timeline do documento na central de documentos, clique para visualizá-lo então deverá exibir a seguinte tela:

Clique na aba Timeline do documento, deverá exibir todos os registros que ocorreram no documento desde a sua publicação, informando data e hora em que as ações foram realizadas e o usuário que realizou.

Ordenando e Filtrando a Timeline

É possível filtrar os eventos exibidos na timeline do documento, na parte superior esquerda da tela, clique na opção Nenhum filtro, e selecione a opção desejada:

Detalhamento das opções de filtro:

1. Publicação: serve para que seja exibido apenas os registros de quando o documento é publicado, selecionando essa opção ele libera mais três opções de filtro:

• Versionado: Para mostrar apenas registros de versionamento do documento.
• Revisado: Para exibir apenas registros de revisões que ocorreram no documento.
• Editado: Para exibir apenas eventos de quando o documento sofreu alguma alteração e logo após foi liberado no sistema.

2. Cópia: serve para que seja exibido apenas registros de cópia controlada e não controlada, ao selecionar essa opção é exibido mais duas opções de filtro e suas situações:

• Não Controlada: Selecionando essa opção apenas a situação Ativa fica selecionável, esse filtro mostrará apenas registros de cópias não controladas que foram geradas no documento.
• Controlada: Selecionando essa opção libera três situações para selecionar no filtro:
  • Ativa que significa que vai trazer na Timeline apenas registros de cópias controladas que ainda estão ativas no sistema.
  • Inativa, que irá exibir apenas as cópias que foram inativadas.
  • Expirada, que selecionando essa situação irá exibir apenas os registros de cópia controlada que já expiraram.

3. Situação: serve para que seja exibido apenas registros de alguma situação específica que ocorreu no documento, as opções de situação são:

• Ativo: Apenas registros de quando o documento foi ativado no sistema.
• Inativo: Apenas registros de quando o documento foi inativado.
• Removido: Mostra os eventos em que o documento foi encaminhado para a lixeira.
• Restaurado: Exibe os eventos de quando o documento foi restaurado da lixeira.
• Expirado: Exibe registros de quando o documento expirou.

4. Processo de aprovação: essa opção é utilizada para que seja exibido apenas registros de quando o documento passou por algum processo de aprovação.

Após selecionar as opções de filtro clique em Aplicar para que os registros informados sejam de acordo com os filtros selecionados.

Atenção

Ao clicar na opção Limpar dentro do menu de Filtros, volta a exibir todos os registros na Timeline. Também tem a opção de alterar a ordenação dos eventos, por padrão vem ordenado mostrando por Data, porém ao clicar exibe outras opções de ordenação, conforme mostra a seguinte tela:

Restaurando Versões do Documento

Por dentro da Timeline é possível realizar algumas ações no documento, quando um documento é versionado, é possível restaurar as versões anteriores, para isso clique na seta de ações do evento de publicação que deseja restaurar e clique na opção Restaurar Versão, conforme mostra a seguinte tela:

Editando Permissões do Documento

É possível modificar as permissões definidas no documento, para isso ao clicar para editar um documento acesse a aba Permissões, então deverá exibir as opções para personalizar as permissões dos usuários, como mostra a imagem a seguir:

Editando Assuntos e Tags do Documento

Ao acessar a aba Social quando o documento estiver em edição, poderá relacionar Assuntos ao documento e inserir Tags, ou se necessário remover as opções já cadastradas.

Excluindo o Documento

Para excluir um documento, acesse a seta de ações do documento e clique na opção Remover. É possível também remover os documentos em lote, selecione os documentos que deseja remover e clique na opção Remover selecionados. Ao clicar em Remover ou Remover selecionados, será exibida uma tela de confirmação. Clique em Remover, então os documentos excluídos serão encaminhados para a lixeira.

Atenção

Documentos em edição ou documentos que possuem relacionamento com o sistema não poderão ser removidos.

Visualizando Documentos

O Fusion Platform dispõe de dois visualizadores para visualização de documentos. São eles: o Visualizador Universal e o Visualizador PDF. Eles servem para que o usuário não necessite de programas instalados para visualizar documentos publicados no sistema. Estes visualizadores convertem o arquivo, gerando um PDF e exibindo ao usuário. Com os visualizadores é possível também restringir que o usuário copie e imprima os documentos. Os visualizadores são capazes de gerar imagem de arquivos como PDF, Power Point, Word, TXT, Excel, entre vários outros formatos.

Atenção

No caso do Microsoft Office, o visualizador de documentos do Fusion não é compatível com macros.

Por padrão o sistema utilizará o Visualizador Universal como padrão para visualização de arquivos no sistema. Caso queira alterar o visualizador padrão para o Visualizador PDF será necessário alterar essa opção nas configurações do sistema. Para saber mais informações de como realizar essa alteração clique aqui.

Atenção

Ao clicar para visualizar um documento todas as abas ficam acessíveis em modo de visualização, caso seja necessário realizar alguma alteração clique para editar o documento.

Visualizador Universal

Na listagem de documento, clique em cima do documento, então o mesmo deverá abrir em modo de visualização, como exibe a seguinte tela:

O funcionamento do visualizador acontece com a conversão do arquivo anexado no ato da publicação do documento e então exibido para o usuário, porém ele possui opções limitadas de extensões aceitas sendo elas:

Aplicação	Extensões suportadas
Pacote Office e Editores de Texto	DOC, DOCX, XLS, XLSX, XLSM, PPT, PPTX, PPS, PPSX, LOG, ODT.
PhostScripts	PDF.
Imagens	JPG, JPEG, PNG, BMP, GIF, TIF, TIFF.
Vídeos	MP4.
Áudio	MP3.
Arquivos CAD	DWG, DXF, EPRT, EDRW, SLDPRT, SLDASM, SLDDRW, STL, OBJ.

Menu do Visualizador Universal

No canto superior esquerdo do visualizador é exibido o ícone Mostrar Menu, como exibe a seguinte imagem:

Ao clicar em Mostrar Menu, são exibidas as miniaturas das páginas do documento. Essa visualização auxilia na visualização ao buscar uma página específica. Ao lado da opção Mostrar Menu possuí uma seta de ações para que o usuário possa alterar de miniaturas para modo lista a visualização das páginas.

Configurações do Visualizador Universal

Para realizar configurações básicas na visualização do documento, clique no ícone de Configurações no canto superior direito para que seja exibida a seguinte tela:

• Utilizar contador de páginas geral: Selecione para que as páginas sejam numeradas pelo número total de páginas de todos os documentos que o visualizador apresenta. Desmarcando esta opção, as páginas só serão numeradas pelo número de páginas de cada documento.

Por exemplo: Marcando esta opção, se dois documentos estão sendo exibidos no Visualizador e o primeiro contém 50 páginas, a marcação da primeira página do segundo documento estará com a numeração 51. Desmarcando a opção, a primeira página do segundo documento estará com a numeração 1.

• Exibir faixa de páginas por documento: Marque para que o documento, no menu, exiba o número de páginas.

Atenção

Nas configurações exibe a opção Clarear plano de fundo onde é possível selecionar para que o fundo fique de uma cor clara, facilitando a visualização do documento.

• Posicionar na última página: Quando o documento for aberto ele estará posicionado na última página.

Adicionando Comentários no Visualizador Universal

É possível criar comentários no documento. Para isso, clique no ícone de Adicionar Comentário, conforme exibe a seguinte imagem:

Os comentários adicionados ficam disponíveis para visualização de todos os usuários que tiverem acesso ao documento. Para encontrar comentários no documento, clique no ícone de Comentários:

Com o documento aberto em modo de visualização, clique na opção de adicionar comentários, selecione o local onde quer que o comentário seja exibido, insira o comentário e clique na opção Salvar. Os comentários podem ser adicionados em todos os tipos de arquivos, desde textos até de aúdios e vídeos.

Ao clicar para inserir comentários em um áudio ou vídeo, é necessário inserir o tempo em que o comentário deve ser exibido.

Após inserir o comentário e configurar o tempo que o mesmo deve ser exibido, clique em Salvar.

Atenção

O comentário só será exibido em aúdio e vídeo no tempo configurado se a opção Comentários do visualizador estiver ativada. Além disso todos os usuários que tiverem acesso ao documento poderão visualizar os comentários inseridos no mesmo.

Para visualizar esses comentários feitos no documento, coloque o mouse em cima do documento, exibirá os números de acordo com a quantidade de comentários na página, ao passar o mouse em cima do número mostrará o conteúdo do documento.

Outra forma de visualizar os comentários, é clicando na opção Comentários, então deverá exibir todos os comentários na tela.

No comentário é possível visualizar o usuário que comentou bem como a data e horário em que a ação foi realizada.

Ao acessar o documento em modo de visualização, também é possível visualizar pelo menu de paginação quais páginas possuem comentários. Quando o menu estiver selecionado para mostrar em Modo Miniatura, ao lado das páginas que possuem comentário mostrará uma bolinha laranja.

Quando estiver visualizando as páginas em Modo Lista, exibirá uma seta ao lado esquerdo da página que possuí comentário e ao expandir ela, exibe o usuário que realizou o comentário bem como a data e a hora que a ação foi realizada:

Para apagar um comentário realizado no documento, acesse o comentário e clique no ícone de Lixeira, conforme exibe a seguinte imagem:

Atenção

Apenas usuários que são administradores do módulo GED poderão modificar e excluir os comentários inseridos no arquivo.

Atenção

Os comentários realizados dentro do documento não são integrados com a parte social do Fusion. Os comentários sociais pertencem a outro formato de comentários.

Navegação no Visualizador Universal

No visualizador, é possível abrir mais de um documento. Para isso, na navegação de documentos, selecione mais de um documento e clique na seta de ações de um dos documentos e selecione a opção Visualizar selecionados. Ao clicar em Visualizar selecionados, são abertos todos os documentos selecionados no Visualizador.

Durante a visualização do documento é possível selecionar a opção da “mãozinha” para poder navegar no documento de uma melhor forma.

Paginação no Visualizador Universal

Na parte inferior do documento é disponibilizado o menu Paginação. Nele é possível visualizar a informação de quantidade de páginas que o documento possui e da página que o documento está atualmente. Na paginação também é disponível a navegação entre páginas, com botões de Primeira Página, Página Anterior, Próxima Página e Última Página:

Zoom no Visualizador Universal

Na parte superior são exibidos menus que dispõem diferentes formas de visualizar o documento. A seguinte imagem mostra as opções de zoom do visualizador:

No campo de zoom, é exibido o zoom com valor em porcentagem do tamanho do documento.

• Clique no ícone (-) para reduzir o zoom do documento.
• Clique no ícone (+) para amplificar o zoom do documento.
• Clique na opção de Tamanho Original para que o documento seja exibido em 100%, no seu tamanho original.
• Clique na opção de Tamanho da Página para que uma página do documento seja exibida por completo no visualizador.

Ao lado ícone de configurações, é exibida a opção para Abrir Tela Cheia para que o documento seja exibido em toda a tela do Fusion. Conforme mostra a seguintes imagem:

Para sair, clique no ícone de Fechar no canto superior direito.

Pesquisando dentro de um Documento

Com o visualizador de documentos do Fusion, é possível pesquisar pelo conteúdo de todo o documento, pois conta com a tecnologia de OCR. Essa tecnologia reconhece caracteres a partir de arquivos de imagem, arquivos escaneados, escritos à mão, impressos, etc., e com isso o Fusion Platform consegue obter um arquivo de texto editável, para indexar e permitir a consulta. Para poder realizar a pesquisa no documento é preciso que ele esteja em modo visualização a partir da central de documentos.

Ao abrir o documento e colocar o mouse no ícone de pesquisa, irá exibir mensagem de que o documento ainda está em processo e em instantes será liberada a opção de pesquisa. Após o documento estar carregado, clique no ícone de pesquisa, verifique que exibe uma barra para inserir o termo que irá pesquisar, e duas setas, uma para avançar para o próximo resultado da pesquisa e outra para retornar ao resultado anterior. Clique no ícone de lupa que é exibido na barra superior:

Digite na barra o termo que deseja pesquisar e pressione Enter, então exibirá uma marcação em amarelo para identificar o termo pesquisado e será exibida marcação na cor laranja para identificar o termo que está com foco da pesquisa.

Atenção

Ao clicar na opção de avançar para o próximo resultado o mesmo irá ser exibido na cor laranja, e assim por diante.

Na barra de pesquisa do visualizador, após pesquisado por um termo exibe um ícone de X para que o usuário possa limpar a busca e realizar uma nova pesquisa.

Atenção

O percentual de acerto da busca pelo OCR dependerá da qualidade do documento. Por exemplo, se um documento foi digitalizado com qualidade de 300dpi terá um percentual de acerto de 95%, ou seja, como a qualidade do documento é boa, o Fusion reconhecerá mais as palavras e retornará na pesquisa.

Copiando Conteúdo Textual

Ainda na parte superior, mais ao lado direito, possuímos um ícone de copiar conteúdo:

É possível copiar o conteúdo textual da página de um arquivo no momento na visualização da mesma. Ou seja, basta clicar na página a qual você deseja copiar o conteúdo e selecionar a opção indicada na imagem anterior.

Atenção

O conteúdo textual só poderá ser copiado da página atual selecionada.

Arquivos que possuírem a configuração de campo ou Tipos de Documentos, Documentos e/ou Pastas que não possuem permissão para copia, não poderão ter seu conteúdo textual copiado.

Além disso, arquivos não estáticos como por exemplo vídeos, áudios e gifs, também não terão permissão para realizar a cópia e por isso, a opção ficará desabilitada conforme mostra imagem abaixo:

Para que a cópia do conteúdo ocorra corretamente, dependerá do formato do arquivo.

Quando for possível copiar o conteúdo textual diretamente do arquivo original (PDF, DOCX, entre outros), a copia do texto será realizada dessa forma.

Por outro lado, caso o arquivo original não puder ser utilizado, a cópia será gerada através do OCR.

Nota

Vale ressaltar que quanto maior a qualidade do arquivo, mais assertividade o OCR terá em gerar o texto corretamente, sem erros de escrita ou de estruturação.

Ao clicar para copiar o conteúdo da página, aparecerá uma segunda tela para visualização. Nela, serão carregadas as informação e em seguida ficará disponível ou não o conteúdo do arquivo para cópia.

Durante o carregamento, é possível que ocorra alguma falha, gerando uma tela de erro conforme abaixo:

Esse erro pode ocorrer caso o ambiente saia do ar no momento do carregamento ou caso aconteça alguma falha na conexão com a internet ou com servidor, por exemplo.

Após o carregamento bem sucedido, aparecerá em tela a cópia das informações:

Ainda nessa tela, é possível editar a estrutura em que o texto está disposto e também realizar ajustes, caso necessário.

Em seguida, para gerar a cópia basta clicar na opção de Copiar para que as informações sejam copiadas ou então Fechar, caso decida cancelar a cópia do conteúdo.

Download de Arquivos

Ao lado do ícone de cópia, possuímos o ícone que permite ao usuário realizar o download do documento.

Arquivos que não possuírem permissão de download, ficarão com o ícone desabilitado.

Nota

Lembrando que o usuário publicador do documento, sempre terá todas as permissões sobre o documento em questão. O não permissionamento de download de determinado documento será aplicado apenas a outros usuários.

Quando a opção é selecionada, uma segunda tela disponibiliza as configurações de download do arquivo.

Nessa tela você pode selecionar entre as opções:

Somente arquivo atual: Nesse caso, somente o arquivo que está sendo visualizado no momento será baixado. Nesta opção é referenciado o título do arquivo e vem selecionada por padrão.

Todos os arquivos: Nesse caso, todos os arquivos do documento no visualizador serão baixados, ou então, todos aqueles que o usuário logado possuir permissão.

Ao selecionar a opção de Somenta arquivo atual e avançar para o próxima passo, ficará disponível a tela para escolher o formato do arquivo para download.

As opções disponíveis são de Formato Original do arquivo, selecionada por padrão, ou então, PDF.

Em seguida, para prosseguir com o download, basta clicar em Confirmar.

Nota

Caso o arquivo não puder ser convertido em PDF (formato de vídeo ou áudio, por exemplo), a opção de PDF fica desabilitada, conforme evidenciado abaixo:

Ao retornar ao primeiro passo de download do arquivo e selecionar, dessa vez, a opção de Todos os arquivos, ao avançar para o segundo passo e escolher PDF, outras opções ficarão disponíveis.

Dentre elas:

Baixar arquivos separadamente: Significa que todos os arquivos serão baixados em um único PDF.

Baixar arquivo unificado: Significa que todos os arquivos serão baixados separadamente em um arquivo compactado (zip), mantendo o nome original de cada um deles.

Atenção

Lembrando que os arquivos que não puderem ser convertidos em PDF ou que o usuário logado não possua permissão para download, serão ignorados.

Ao avançar para o último passo, que é o de Validação, o download será concluído com sucesso.

Ainda sobre o download, é possível que ao avançar para o passo de Validação ocorra um erro.

Isso pode ocorrer caso o ambiente saia do ar no momento do carregamento ou caso aconteça alguma falha na conexão com a internet ou com servidor, por exemplo.

Formato de arquivos suportados pelo Visualizador Universal do Fusion Platform

Classificação dos Formatos	Extensões	Cópia do Conteúdo Textual (OCR)	Exportação em Formato Original	Exportação em PDF
CAD	dwg, dxf, dwf.eprt, easm, edrw, eprtx, easmx, edrwx,sldprt, sldasm, slddrw, prtdot, asmdot, drwdot, stl e obj	Todos permitidos	Todos permitidos	Todos permitidos
Imagens	png, jpg, jpeg e bmp	Todos permitidos	Todos permitidos	Todos permitidos
Imagens	tif ou tiff	Permitido	Permitido	Permitido
Imagem	gif	Não permitido	Permitido	Não permitido
Office e Editores de Texto	doc, docx, txt, log, xls, xlsx, csv, ppt, pptx, pps, ppsx, vsd, odt, ods, odp e rtf	Todos permitidos	Todos permitidos	Todos permitidos
PhotoScripts	eps e ps	Não permitido	Todos permitidos	Não permitido
PhoroScript	pdf	Permitido	Permitido	Permitido
Vídeo	mp4	Não permitido	Permitido	Não permitido
Áudio	mp3	Não permitido	Permitido	Não permitido

Atenção

Atualmente, o Fusion não faz a conversão de Tiff/Tif para PDF.

Visualizador PDF

No Visualizador PDF a abertura de arquivos compatíveis ocorre de maneira mais rápida, com uma ferramenta otimizada especificamente para a exibição de arquivos no formato PDF. Isso reduz a quantidade de conversões necessárias para a exibição de arquivos individuais.

Na listagem de documento, clique em cima do documento, então o mesmo deverá abrir em modo de visualização, como exibe a seguinte tela:

O funcionamento do visualizador acontece com a conversão do arquivo anexado no ato da publicação do documento e então exibido para o usuário, porém ele possui opções limitadas de extensões aceitas sendo elas:

Aplicação	Extensões suportadas
Pacote Office e Editores de Texto	DOC, DOCX, XLS, XLSX, PPT, PPTX, LOG, ODT, ODS, ODP, TXT, RTF e VSD.
PhostScripts	PDF.

Menu Lateral do Visualizador PDF

Na lateral esquerda do visualizador PDF, você encontrará dois ícones.

Eles possuem as seguintes funções:

• Exibir/ocultar painel de arquivos: Esta opção permite exibir ou ocultar o painel de arquivos, proporcionando uma visão mais ampla ou focada, conforme suas necessidades.
• Abrir em uma nova aba: Ao clicar neste ícone, o Visualizador PDF será aberto em uma nova aba do navegador, proporcionando flexibilidade durante a navegação.

Estas funcionalidades visam tornar sua interação com documentos PDF mais eficiente e personalizável.

Painel de Arquivo do Visualizador PDF

Ao clicar para abrir o painel de arquivos, uma lista detalhada dos arquivos inseridos no documento será exibida.

Nessa funcionalidade serão mostrados todos os arquivos referentes ao documento, incluindo os documentos relacionados.

Este painel oferece flexibilidade, permitindo ajustar a largura conforme necessário. Basta clicar e arrastar no controlador para personalizar a exibição.

Os arquivos continuam sendo exibidos individualmente no Visualizador PDF. Essa listagem permitirá a navegação entre os demais arquivos do documento que pode ser realizada de duas maneiras:

• Clicando nos títulos dos arquivos no painel lateral;

• Clicando nas setas de Próximo arquivo e Arquivo anterior.

Nota

Se o arquivo visualizado for o primeiro ou o último da lista, as opções de Arquivo Anterior ou Próximo Arquivo, respectivamente, não estarão disponíveis.

Portanto, caso seja aberto um documento com apenas um arquivo, nenhuma seta será exibida.

Caso haja um arquivo na lista que não pode ser convertido para o formato PDF, mas ainda pode ser visualizado no Visualizador Universal (como JPG, JPEG, PNG, BMP, GIF, TIF, TIFF, entre outros), será exibida uma tela com o nome do arquivo e a opção de visualiza-lo em uma nova aba.

Além disso, ao clicar no título do documento no painel de arquivos, é possível abrir um documento que não pode ser visualizado pelo Visualizador PDF. Nesse caso, o arquivo será convertido pelo Visualizador Universal.

Painel Lateral do Visualizador PDF

Ao lado do painel de arquivos, terá um ícone para Exibir/ocultar painel lateral, como exibe a seguinte imagem:

Ao clicar nessa opção, são exibidas as miniaturas das páginas do documento. Essa visualização auxilia na busca de uma página específica.

Abaixo da opção Exibir/ocultar painel lateral, haverá outras opções de visualização do documento.

A opção Mostrar estrutura do documento pode ser habilitada somente se o documento que está sendo visualizado tiver uma estrutura que atribua nome às páginas, de forma que cada página possua um nome. Isso é comum em arquivos do PowerPoint, onde cada slide é automaticamente nomeado, sem necessidade de renomeação, ou em arquivos em formato Word, onde é possível que alguma parte do texto seja considerada como título.

Além disso, ao habilitar essa opção de visualização, o botão Encontrar item atual da estrutura fica disponível. Ao clicar nessa opção, ela possibilita que o usuário identifique em que página ele se encontra, facilitando a navegação pelo menu lateral.

A última opção é chamada de Mostrar camadas. Ela pode ser habilitada sempre que um arquivo conter camadas, como é o caso do PDF no qual é possível ativar novas camadas. Ao escolher essa visualização será possível habilitar ou desabilitar as camadas conforme desejado.

Configurações do Visualizador PDF

Para realizar configurações básicas na visualização do documento, clique no ícone de configurações no canto superior direito para que seja exibida a seguinte tela:

• Modo de apresentação: No modo de apresentação, o visualizador ficará em tela cheia, permitindo a navegação para as próximas páginas através de cliques do mouse ou das teclas de seta.
• Ir para a primeira página: Essa opção fica disponível apenas quando o visualizador não estiver posicionado na primeira página. Ao clicar nela, o visualizador encaminhará o usuário para a primeira página.
• Ir para a última página: Essa opção fica disponível apenas quando o visualizador não estiver posicionado na última página. Ao clicar nela, o visualizador encaminhará o usuário para a última página.
• Girar no sentido horário: Clicar nessa opção faz o visualizador girar o documento no sentido horário.
• Girar no sentido anti-horário: Clicar nessa opção faz o visualizador girar o documento no sentido anti-horário.
• Ferramenta de seleção de texto: Quando o Visualizador PDF está no modo Ferramenta de seleção de texto, o cursor terá a seta padrão do Windows.
• Ferramenta de deslocamento: Quando o Visualizador PDF está no modo Ferramenta de deslocamento, o cursor se transforma em uma mão, e com ela será possível realizar o deslocamento das páginas.
• Rolagem de página: Habilitar essa opção faz o visualizador exibir o arquivo por páginas. Portanto, com essa visualização, será necessário realizar a troca de páginas por meio do menu lateral de exibição de páginas.
• Deslocamento vertical: Habilitar o deslocamento vertical exibe o arquivo de forma vertical, nesse caso, para visualizar outras páginas será necessário rolar o arquivo na vertical.
• Deslocamento horizontal: Habilitar o deslocamento horizontal exibe o arquivo de forma horizontal, nesse caso, para visualizar outras páginas será necessário rolar o arquivo na horizontal.
• Deslocamento contido: Habilitar o deslocamento contido permite que o usuário possa visualizar várias páginas de uma vez.
• Não estender: Ao habilitar essa opção, o visualizador mostrará apenas uma página por vez.
• Estender ímpares: Ao habilitar essa opção, o visualizador estenderá as páginas ímpares. Nesse caso sempre que houver páginas ímpares mostrará em tela duas páginas por vez.
• Estender pares: Ao habilitar essa opção, o visualizador estenderá as páginas pares. Nesse caso sempre que houver páginas pares mostrará em tela duas páginas por vez.

Nota

Para visualizar mais de uma página no modo Deslocamento contido, é necessário reduzir o zoom no visualizador.

Paginação no Visualizador PDF

Na parte superior do documento, será disponibilizado o menu Paginação. Nele, é possível visualizar a informação de quantidade de páginas que o documento possui e da página que o documento está atualmente. A paginação também oferece opções de navegação entre páginas, permitindo: avançar para a próxima página, voltar a página anterior, ou até mesmo inserir o número da página desejada.

Zoom no Visualizador PDF

Na parte superior, são exibidos menus que oferecem diversas opções para visualizar o documento. A seguinte imagem mostra as opções de zoom do visualizador:

No campo de zoom, é exibido o zoom com valor em porcentagem do tamanho do documento.

• Clique no ícone (-) para reduzir o zoom do documento.
• Clique no ícone (+) para aumentar o zoom do documento.
• Clique na opção Zoom Automático para que o zoom seja ajustado automaticamente de acordo com o tamanho do documento.
• Clique na opção Tamanho real para visualizar o documento em 100%, em seu tamanho original.
• Clique na opção Ajustar à janela para que cada página do documento seja exibida ajustado a janela aberta.
• Clique na opção Largura da página para visualizar as páginas do documento com o tamanho da largura da tela.

Realizando pesquisas no Visualizador PDF

O Visualizador PDF do Fusion também oferece a capacidade de realizar pesquisas pelo conteúdo de todo o documento, graças a tecnologia de OCR. Essa tecnologia reconhece caracteres a partir de arquivos de imagem, arquivos escaneados, escritos à mão, impressos, etc. Dessa forma, o Fusion Platform consegue obter um arquivo de texto editável, para indexar e permitir a consulta.

Para realizar pesquisas no Visualizador PDF, clique no ícone de lupa que é exibido na barra superior:

Após digitar o termo desejado na barra de pesquisa, basta pressionar Enter. Então exibirá uma marcação em azul para identificar o termo pesquisado.

Note que, após clicar no ícone de lupa, o visualizador exibe uma barra para inserir o termo que deseja pesquisar, juntamente com duas setas, uma para avançar para o próximo resultado da pesquisa e outra para retornar ao resultado anterior. Além disso, existem termos que podem ser utilizados para realizar uma pesquisa detalhada.

• Destacar tudo: Ao habilitar essa opção, o visualizador destacará todas as ocorrências que correspondem ao termo pesquisado. Nesse caso o termo em destaque será exibido na cor azul, enquanto os demais termos ficarão na cor roxa.

Atenção

Ao clicar na opção de avançar para o próximo resultado, o mesmo irá ser exibido na cor azul, e assim por diante.

• Diferenciar maiúsculas/minúsculas: Ao habilitar essa opção, o visualizador realizará a pesquisa diferenciando letras maiúsculas e minúsculas.
• Considerar acentuação: Ao habilitar essa opção, o visualizador realizará a pesquisa diferenciando a acentuação.
• Palavras completas: Ao habilitar essa opção, o visualizador realizará a pesquisa considerando que o termo especificado no campo de pesquisa é uma palavra completa.

Atenção

O percentual de acerto da busca pelo OCR dependerá da qualidade do documento. Por exemplo, se um documento foi digitalizado com qualidade de 300dpi, terá um percentual de acerto de 95%, ou seja, como a qualidade do documento é boa, o Fusion reconhecerá mais as palavras e retornará na pesquisa com maior precisão.

Diferenças entre o Visualizador Universal e o Visualizador PDF

O Visualizador Universal e o Visualizador PDF no Fusion Platform apresentam algumas diferenças em termos de funcionalidades e comportamentos. Aqui estão algumas distinções entre eles:

Funcionalidades	Visualizador Universal	Visualizador PDF
Exibição de marca d’água	OK	OK
Opção clarear fundo	OK	X
Opção para iniciar na última página	OK	X
Cópia de conteúdo da página	OK	X
Adicionar/Ler comentários	OK	X
Utilizar contador geral de páginas	OK	X
Exibir faixa de página por documento	OK	X
Download por arquivo	OK	X
Girar no sentido anti-horário/horário	X	OK
Movimentar documento com mouse	OK	OK
Ir para a última/primeira página	X	OK
Seleção de texto em tela	OK	OK
Pesquisa com base no OCR	OK	OK
Opções de Zoom	OK	OK
Navegação pela Tree ou pelo Scroll	OK	OK
Loader antes das páginas carregarem	OK	OK
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Visualizando Metadados do Documento

Durante a visualização dos documentos, os usuários tem a opção de acessar os dados informados durante a publicação do documento. Na central de documentos clique na opção visualizar do documento desejado, com o visualizador aberto, clique para acessar a aba Dados, conforme mostra a imagem a seguir:

Na aba Dados, é onde o sistema exibe os campos que foram preenchidos durante a publicação/edição do documento. É possível realizar Download do arquivo anexo ao documento bem como abrir o mesmo por qualquer Visualizador a partir da aba Dados, a seguinte imagem exibe a tela:

A opção Visualizar faz com que o arquivo seja aberto pelo Visualizador Universal, enquanto a opção Visualizar PDF fará com que o arquivo seja aberto pelo Visualizador PDF. Essas opções sempre estarão disponíveis na seta de ações da aba Dados, independentemente do visualizador padrão para abertura de arquivos escolhido nas configurações de sistema.

Atenção

Caso seja necessário realizar alguma alteração do documento, o usuário consegue clicar na opção Editar exibida na aba Dados, então deverá liberar os campos para que seja possível editá-los.

Após as alterações realizadas é necessário clicar no botão Publicar para que as mesmas sejam salvas no documento.

Visualizando Documentos Relacionados

Após um documento ser publicado no sistema, ao editá-lo é possível relacionar documentos para que consiga obter informações relacionadas ao assunto do documento de maneira mais fácil e ágil. Durante a visualização do documento, conseguimos visualizar os documentos que foram relacionados, acesse a Central de Documentos, clique para visualizar um documento e acesse a aba Documentos Relacionados.

Visualizando Documentos com Extensão JT

É possível abrir arquivos com extensão .jt no Fusion Platform. Para isso, é necessário instalar o aplicativo "JT2GO Desktop".

Quando existir a necessidade de abrir um arquivo neste formato, o sistema iniciará a comunicação o FusionBox e o mesmo realizará a abetura do arquivo, a visualização ocorrerá diretamente na ferramenta JT2GO.

Importante ressaltar que não será possível editar e nem salvar informações no JT2GO, ele serve apenas para visualização do arquivo.

Atenção

O tamanho limite do arquivo foi definido por padrão como 5GB.

Movendo Documentos

A opção de mover documentos serve para que o usuário possa sempre organizar seus documentos de uma forma mais coerente com a sua regra de negócio. Para mover documentos acesse a central de documentos e clique na seta de ações do documento que deseja mover, clique na opção Mover, conforme mostra a seguinte imagem:

Deverá então mostrar uma tela para que o usuário possa selecionar a pasta de que irá receber o documento, é possível pesquisar por pastas caso seja necessário utilizando a barra de pesquisa, conforme exibe a seguinte imagem:

Atenção

O sistema só irá mostrar pastas que tem permissão para receber o documento, por exemplo, caso tenha uma pasta que aceite somente documentos publicados com o tipo de documento “contratos”, essa pasta não irá exibir nessa tela quando mover um documento que é de outro tipo de documento.

Após selecionada a pasta de destino clique em Confirmar.

Atenção

Apenas usuários com permissão podem mover os documentos de pasta.

Inativando Documentos

O Fusion permite Inativar documentos para que quando sejam descontinuados, ainda possuam o registro dos mesmos no sistema. Após inativação não poderão ser realizadas ações com esse documento, porém o mesmo continuará disponível para fins de visualização. Para inativar documentos acesse a central de documentos e clique na seta de ações do documento e selecione a opção Inativar, conforme mostra a seguinte imagem:

Ao clicar na opção Inativar, deverá exibir uma tela para que o usuário possa informar um motivo para a inativação do documento, após preencher o motivo, clique em Inativar, conforme a seguinte tela:

Após clicar na opção Inativar, como mostrou a tela anterior, deverá exibir uma mensagem informando que o documento foi inativado e o mesmo deverá exibir na listagem com uma marcação, informando que o documento está inativado:

Ao clicar na seta de ações do documento inativado, o sistema bloqueia as opções de Editar e Emitir cópia do documento, e ao passar o mouse informa que não é possível realizar as ações, conforme exibe a seguinte tela:

Atenção

Apenas usuário com permissão podem inativar documentos.

Realizando Download do Documento

O fusion permite que possa ser realizado o download dos documentos. Para realizar esta ação acesse a central de documentos, clique na seta de ações do documento e selecione a opção Download, como exibe a seguinte tela:

Após clicar para realizar o Download deverá baixar um arquivo do tipo .zip com o arquivo.

É possível realizar o Download de mais de um documento ao mesmo tempo, para isso, selecione os documentos necessários, clique na seta de ações de um deles e selecione a opção Download dos selecionados.

Também é possível realizar o download de documentos através dos detalhes do documento, clique para expandir os detalhes e clique na opção onde informa o tamanho do documento, então deverá realizar o Download conforme exibe a seguinte imagem:

Atenção

Quando o documento possui mais de um arquivo anexo, ao clicar no tamanho do documento como mostra a imagem anterior, é realizado download de um zip que contém todos os arquivos vinculados ao documento.

Atenção

Só é permitido realizar Download de documentos que possuem permissão.

Gerando link para acesso direto ao Documento

O Fusion permite gerar links de documentos para que ao acessar o link já seja redirecionado diretamente para o documento específico, sem a necessidade de navegar dentro do sistema para buscar o documento que deseja. Para gerar e copiar o link de um documento, acesse a central de documentos e na seta de ações do documento clique na opção Gerar link, conforme exibe a seguinte tela:

Ao clicar, será aberta a tela com o link do documento, como exibe a seguinte tela:

Clique na opção Copiar link:

Ao acessar o link gerado, deverá redirecionar para a tela de login do sistema e após autenticação redirecionar automaticamente para o documento em modo de visualização.

Atenção

Apenas usuários cadastrados nas permissões do documento poderão acessá-lo.

Emitindo Cópia Controlada de um Documento

A Cópia Controlada permite controlar a impressão dos documentos presentes no Fusion. As impressões realizadas podem ser registradas e armazenadas, gerando maior controle de cópias que podem ou não ser realizadas. Acesse a central de documentos, clique na seta de ações do documento em que deseja emitir cópia, e selecione a opção Emitir cópia:

Ao clicar, será exibida a tela para configurar as opções da cópia, conforme mostra seguinte tela:

Primeiramente é necessário realizar as configurações da aba Geral, como exibe na imagem anterior. Nessa aba é necessário definir se a cópia de Controlada ou Não Controlada.

• Cópia Controlada: Selecione Cópia Controlada para que o documento impresso seja registrado no sistema.
• Cópia não Controlada: Selecionando Cópia não Controlada, o documento não irá gerar registros no histórico.

Depois é necessário selecionar se a cópia será Digital ou Impressa:

• Digital: Cópia em formato PDF para download.
• Impressa: Cópia no formato físico impresso. Selecionando essa opção deverá exibir as configurações para selecionar a impressora e a quantidade de documentos que serão impressos.

Já na etapa Controle é onde o usuário pode selecionar os destinatários da cópia, ou seja as pessoas que irão receber uma cópia controlada do documento.

Também é possível alterar a quantidade de exemplares auditada para cada um dos usuários na timeline do documento. Sendo assim, será auditado na timeline a soma da quantidade selecionada vezes a quantidade de destinatários como um total de exemplares.

Nota

Lembrando que usuários destinatários repetidos não recebem o dobro de exemplares. Se um usuário foi definido nominalmente e por um grupo/papel que ele participa ao mesmo tempo, será contabilizado somente uma vez a quantidade de exemplares configurados.

Além disso, você pode informar se "será" ou se "não será" disponibilizado para o usuário o link para download da cópia.

Também é possível realizar a configuração de expiração da cópia, selecionar uma data para que a mesma não seja mais válida, por padrão vem selecionado a opção de que a cópia Nunca expira, clique nessa opção que irá liberar para escolha as opções, Expira em e Expira daqui a, conforme mostra a imagem a seguir:

Atenção

Só exibirá a etapa de Controle quando a opção de cópia selecionada na etapa geral for Cópia Controlada, caso contrário da etapa Geral avança diretamente para a etapa Validação.

O último campo disponível é sobre o protocolo da cópia, você pode optar ter ou não ter um protocolo, que é uma capa que será utilizada na sua cópia controlada.

Por fim a etapa de Validação, onde é exibido que a cópia foi gerada com sucesso e realiza o download do arquivo de cópia em pdf ou informa o usuário que a cópia foi encaminhada para a impressora.

Ao visualizar o arquivo de cópia gerado deverá exibir a marca d' água de cópia no documento.

Atenção

Só é possível gerar cópia de documentos que possuam permissão.

Nota

Em eventos de cópia controlada, é possível realizar a inativação da mesma, para isso clique na seta de ações do evento de cópia, e clique na opção Inativar cópia.

Curtindo Documentos

Ao navegar pela central de documentos, o Fusion permite que os usuários possam curtir os documentos, para isso acesse o documento que deseja curtir e clique no ícone de Curtir do documento, conforme mostra a seguinte tela:

Ao clicar atualiza o contador mostrando a quantidade atual de curtidas e ao passar o mouse no ícone de curtidas, o sistema mostra o nome dos usuários que curtiram o documento, conforme exibe a tela a seguir:

Atenção

Quando o documento possui acima de oito curtidas, exibe opção para clicar e visualizar todos os usuários que curtiram.

O usuário consegue curtir um documento de duas maneiras, pela listagem de documentos como foi mostrado anteriormente e por dentro do documento. Clique para visualizar um documento, então no canto superior direito deverá exibir o ícone de curtidas, conforme exibe a seguinte tela:

Sempre que o documento for curtido o usuário publicador será notificado.

Atenção

Apenas usuários que tem acesso ao documento conseguem curtir e visualizar as curtidas que o mesmo possui.

Comentando Documentos

O Fusion permite que os usuários possam realizar comentários nos documentos, facilitando a comunicação por dentro do sistema. Ao navegar pela listagem de documento, clique no ícone de comentário para que possa realizar o mesmo, conforme mostra a seguinte imagem:

Ao clicar no ícone de comentários pela listagem de documentos, deverá abrir os detalhes com foco na aba de Comentários, para que o usuário possa comentar o documento.

Após realizar o comentário, clique no botão Enviar, conforme mostra na imagem anterior. Então deverá atualizar o contador para a quantidade de comentários atual.

Também é possível realizar comentários por dentro do documento, clique para visualizar o documento, então no canto superior direito ao lado do ícone de curtidas deverá exibir o ícone de comentários, ao clicar irá expandir os detalhes por dentro do documento com foco na aba Comentários.

Atenção

Os comentários realizados dessa forma, são diferente dos comentários realizados no documento por dentro do visualizador universal, ou seja, os comentários realizados pelo visualizador universal estão vinculados ao arquivo, já os comentários realizados através dos detalhes estão vinculados ao documento.

É possível curtir e responder comentários realizados no documento, para curtir acesse os comentários e clique no ícone de curtidas exibido no comentário em que deseja curtir, e para responder um comentário clique na opção Responder que aparece no comentário, deverá habilitar caixa de texto para que a resposta seja realizada, conforme mostra a seguinte imagem:

:::

Ao curtir, ter o comentário respondido ou ser marcado em um comentário de um documento, o usuário em questão será notificado pelo sininho de notificações localizado no canto superior direito do ambiente (ao lado da foto de perfil).

Atenção

Nenhuma notificação referente a comentários será feita via e-mail.

É permitido ordenar os comentários por Data de Criação, Nome e Versão, para isso clique na opção Data de criação que é a que vem por padrão ordenada, e escolha qual forma de ordenação você prefere, então os comentários serão reordenados.

O sistema permite editar e excluir os comentários realizados, para isso clique no ícone de edição que é exibido no comentário e edite-o, depois clique em Salvar. Caso queira excluir o comentário clique no ícone de edição e depois clique na lixeira, então deverá excluir o comentário:

Atenção

Apenas o criador do comentário tem permissão para editá-lo e excluí-lo.

Favoritando um Documento

Para favoritar um documento, clique em Favoritar no menu de ações do documento, conforme a imagem a seguir:

Ou ainda clique na estrela que fica ao lado de cada documento na listagem de documentos da central:

Para favoritar um documento, clique para visualizá-lo, então no canto superior direito, clique sobre o ícone de estrela:

Atenção

Documentos marcados como favoritos possuem o ícone de estrela preenchido.

Exportando Lista Mestra

A lista mestra é um relatório de todos os documentos publicados no Fusion. É possível gerar lista mestra apenas para documentos selecionados, ou para todos os documentos de uma pasta ou até mesmo do resultado de uma consulta realizada. Para gerar uma lista mestra, acesse Documentos > Central de Documentos.

Acesse uma pasta onde possuí os documentos que deseja, ou se necessário realize uma pesquisa para que possa exportar um relatório dos resultados apresentados. No exemplo a seguir é realizado uma pesquisa por todos os documentos publicados com o usuário Ana Carolina Ferreira. Na tela de exibição do resultado da pesquisa, clique na opção Exportar Lista Mestra conforme exibe a seguinte tela:

Ao clicar deverá ser exibido a tela para configurar o que será exportado na lista mestra, conforme mostra a seguinte imagem:

As opções exibidas para seleção são:

• Apenas versão corrente: Selecionando essa opção deverá exportar apenas a versão atual dos documentos.
• Todas as versões: Selecione essa opção para que o resultado contenha todas as versões que o documento já passou.

Por padrão na opção de incluir histórico de cópias controladas, a opção vem selecionada como Não Incluir, porém, é possível alterar para que inclua Apenas cópias ativas, ou até mesmo Todas as cópias, a seguinte imagem mostra as opções:

Atenção

Caso o usuário queira poderá Exportar apenas os documentos selecionados, para isso é necessário que essa opção seja marcada.

Ao clicar na opção Exportar, deverá informar que o usuário será notificado assim que o relatório estiver disponível para download.

Acessando as notificações, clique na notificação que informa que a lista mestra de documentos está disponível, conforme exibe a seguinte tela:

Após clicar na notificação, o download do arquivo é iniciado. O arquivo será gerado no formato Excel.