Modelo de Documento
Os modelos têm o objetivo de facilitar a criação de documentos e também de ajudar a manter um padrão. Desta forma, quando o usuário final criar um documento de determinado tipo, não irá começar do zero, mas sim de um modelo previamente homologado, já contendo o estilo, fontes, figuras, conteúdo e orientações para auxiliar. A criação de modelos fará com que, na tela de novo documento, o campo Arquivo já venha preenchido com um documento que servirá como modelo.
Para acessar modelos de documentos, acesse Documentos > Configurar > Modelos de Documentos, como exibe a seguinte imagem:
Ao acessar a tela de Modelos de Documento, você verá a seguinte tela:
Novo Modelo de Documento
Para criar um novo modelo de documento clique em Novo. Para criar mais de um novo modelo clique em Novos:
Ao clicar, é exibida a seguinte tela:
- Código: Vem preenchido, mas pode ser modificado. Este campo é preenchimento obrigatório e único, ou seja, além de não poder ficar vazio, não pode haver nenhum outro modelo de documento com o mesmo código.
- Título insira um título ao modelo que está sendo criado. Este campo é de preenchimento obrigatório.
- Descrição é um campo apenas informativo e serve para que possa preencher uma descrição sobre o modelo de documento que está sendo criado.
- Arquivo de Modelo é possível definir o modelo de documento disponibilizado ao usuário.
- Ao selecionar Sim para inserir um arquivo como modelo, será exibido o campo Arquivo. Em arquivo, selecione o arquivo que será usado como modelo de documento. A seleção de um arquivo é obrigatória:
- Ao selecionar Não no campo Arquivo de Modelo será exibido o campo Adapter. Em Adapter, insira obrigatoriamente uma classe Java com um modelo de documento customizado:
- Tipo de Documento que terá o modelo vinculado. Selecionando um tipo, é possível inserir os campos do tipo de documento como partes rápidas.
Após criar o modelo de documento clique em Ok para salvar o modelo.
Editando Modelos de Documento
Para editar um modelo de documento, na tela de Modelos de Documento, clique no ícone de Editar, como exibe a seguinte tela:
A tela de edição do modelo ficará disponível:
Após finalizar as alterações, clique em Ok para gravar os dados.
Edição Paralela de Arquivos
A edição paralela de arquivos funciona dando prioridade para o primeiro editor daquele arquivo.
Então por exemplo, quando um usuário clicar na seta de ações de um arquivo e selecionar a opção de "Abrir", no mesmo momento será iniciada a conexão com o FusionBOX para que o arquivo seja aberto em edição no Word.
No momento em que este usuário abre o arquivo no Word, o sistema automaticamente cria um bloqueio e vincula esse arquivo ao usuário que está realizando a edição. Portanto, quando a edição foi concluída e a opção de salvar for selecionada, o FusionBOX realizará a ação de salvar o arquivo no Fusion Platform, caso o usuário possua as devidas permissões.
Se um usuário tentar realizar a edição do mesmo arquivo já vinculado a outro usuário, o próprio FusionBOX disponibilizará uma mensagem informando que o mesmo arquivo encontra-se em edição com outro usuário, por isso, é necessário que a edição seja concluída, para que uma nova seja realizada.
A única ação que pode ocorrer em um arquivo em edição com outro usuário, é a visualização do mesmo e também salvá-lo localmente na sua máquina, caso possua as devidas permissões.
Caso a conexão com o FusionBox seja perdida durante a edição de um arquivo, o mesmo também será liberado para os outros usuário realizarem edições, caso queiram.
Atenção
Importante ressaltar que no momento em que um arquivo estiver bloqueado em edição com algum usuário, as opções de "Assinar", "Configurar Signatários" da assinatura eletrônica e/ou digital, "Procurar", "Digitalizar", clicar no "x" do arquivo, "Remover" e/ou arrastar outro arquivo com a finalidade de "Substituir" o atual, uma mensagem também ficará disponível em tela, informando que como o arquivo encontra-se em edição, não é possível exercer tais ações sobre ele.
Adicionando Partes Rápidas
Partes Rápidas ou Mala Direta, é um recurso para que os campos preenchidos sejam ligados diretamente ao documento. Para criar um documento com partes rápidas, antes de tudo, crie um documento que servirá como modelo. A seguinte imagem exibe um exemplo:
Perceba os espaços deixados em branco nas frases. Estes espaços serão configurados para serem preenchidos com campos do tipo de documento.
Atenção
Partes Rápidas podem ser configuradas tanto em arquivos de Word como em arquivos de Libre Office, mas é importante que independentemente do editor utilizado, a extensão do arquivo seja ".docx" ou ".doc".
No modelo de documento, preencha os campos com os dados do modelo. Em Arquivo, selecione o documento criado. Clique em Ok para salvar:
Após criar o modelo de documento, é necessário criar o tipo de documento. Será no tipo de documento onde serão configurados os campos que o usuário vai preencher e que serão exibidos no documento. Acesse Tipos de Documento e crie um novo, para saber como criar um novo tipo de documento, acesse Tipos de Documentos.
Ao clicar em Novo Tipo de Documento, será exibida a tela para preenchimento das configurações do tipo. Na sessão de campos, acrescente os campos necessários no documento. Neste exemplo, foram criados seis campos, o campo Nome Completo, RG, CPF, Número do Plano, Data Cancelamento e Contratante, como exibe a seguinte tela:
Atenção
Para cada campo confira se ele está marcado como parte rápida. Essa opção pode ser visualizada em Editar Campo > Mais Opções. Conforme a imagem abaixo:
Ao concluir a edição do documento, clique no ícone de Salvar e ao voltar para a tela do modelo do documento que está sendo editado, altere o arquivo para esse arquivo que estava sendo feita a inserção de partes rápidas, então clique em Ok para salvar o modelo de documento.
Crie a quantidade de campos necessária para usar como partes rápidas no documento, depois clique para salvar o tipo de documento.
Para abrir o documento e configurar as partes rápidas, em Modelos de Documento, clique no ícone de edição do modelo Protocolo (modelo cadastrado anteriormente):
Deverá abrir em modo de edição, conforme exibe a seguinte imagem:
No campo de arquivo, você deve inserir o arquivo .docx criado anteriormente. Depois selecione o Tipo de Documento criado, com isso, o modelo chama os campos do tipo de documento:
Após selecionar o tipo, clique em Aplicar.
Atenção
É possível criar mais de um modelo de documento e selecionar o mesmo tipo. Esta opção deve ser utilizada apenas quando, no tipo de documento, houverem mais campos do tipo arquivo, pois desta forma, será possível escolher o modelo que será utilizado em cada campo. Conforme imagem abaixo:
Caso o cenário não se aplique ao especificado acima, não é recomendado a utilização de um mesmo tipo de documento em mais modelos, visto que o modelo que prevalecerá no momento da criação do documento será sempre o primeiro que foi criado.
Atenção
A partir daqui as configurações podem ser diferentes de acordo com o editor utilizado pelo usuário (Word ou Libre Office).
Nota
São definidos limites de caracteres para documentos com partes rápidas. Para arquivos no formato .doc o limite é de 1500 caracteres, referente ao pacote Office 2016. Já para arquivos .docx o limite é de 100 mil caracteres, sendo esse o limite definido pelo Fusion.
Word
Após selecionar o tipo de documento, clique na seta de ações do arquivo:
Selecione a opção Abrir, então o documento abrirá em modo de edição.
Atenção
É necessário ter o Fusion Box configurado para executar essa ação.
Com o documento aberto em modo de edição, posicione o mouse no local onde deve ser inserido a parte rápida e no menu do Word acesse: Inserir > Partes Rápidas > Campo. Conforme a seguinte tela:
Ao clicar em Campo é exibida a seguinte tela:
Em Nome de Campos, selecione DocProperty:
Em Propriedade, selecione os campos criados no Tipo de Documento. Por exemplo, se no documento foi selecionado o espaço que vai corresponder ao nome completo, então em Propriedade encontre o campo que corresponde ao nome completo:
Atenção
Os campos do tipo de documento são exibidos com "Neomind" em frente ao nome de cada campo.
Para salvar a inclusão desse campo, clique em Ok.
Ao concluir a inclusão do metadado, serão exibidos os campos no documento, conforme exemplifica a seguinte imagem:
Atenção
É possível adicionar variáveis do sistema na configuração de campos de partes rápidas, tais como Versão do Documento, Data de Publicação, entre outros. Para isso basta localizar dentro de propriedades de campos, a variável desejada, na imagem abaixo temos por exemplo o campo de versão do documento:
Ao concluir a edição do documento, clique no ícone de Salvar e ao voltar para a tela do modelo do documento que está sendo criado, clique em Ok.
Atenção
Após concluir a edição do documento e realizar download do arquivo em formato DOCX, as informações dos campos aparecerão corretamente atualizadas e populadas nas partes rápidas do arquivo baixado. Ou seja, ao abrir este documento (DOCX) baixado, será possível visualizar os campos no documento já corretamente informados, conforme preenchidos dentro do Fusion.
Entretanto, para arquivos do tipo DOC, as informação não podem ser baixadas já com os campos atualizados no arquivo. Isso acontece devido limitações do próprio WORD. Assim, ao realizar o download do arquivo DOC e abri-lo, será necessário clicar com o botão direito dentro do arquivo e atualizar as informações para que os campos de partes rápidas sejam atualizados e recebam os dados do Fusion.
Libre Office
Após selecionar o tipo de documento, clique na seta de ações do arquivo:
Selecione a opção de Download, então o documento será baixado em seu computador.
Ao finalizar, encontre ele em seu computador e selecione a opção de abrir com Libre Office:
Com o documento aberto, posicione o mouse no local em que a informação será inserida, então acesse: Inserir > Campo > Outros Campos como exibe a seguinte tela:
Ao clicar em Outros Campos é exibida a seguinte tela:
Atenção
Certifique-se de estar na aba Informações do documento:
Expanda a seção de Personalizado:
Então selecione os campos criados no Tipo de Documento. Por exemplo, se no documento foi selecionado o espaço que vai corresponder ao nome completo, então em Propriedade encontre o campo que corresponde ao nome completo:
Atenção
Os campos do tipo de documento são exibidos com "Neomind" em frente ao nome de cada campo.
Para salvar a inclusão desse campo, clique em Inserir, depois em Fechar.
Ao concluir a inclusão das partes rápidas, serão exibidos o campos no documento, conforme exemplifica a seguinte imagem:
Atenção
É possível adicionar variáveis do sistema na configuração de campos de partes rápidas, tais como Versão do Documento, Data de Publicação, entre outros. Para isso basta localizar dentro de propriedades de campos, a variável desejada, na imagem abaixo temos por exemplo o campo de versão do documento:
Ao concluir a edição do documento, clique no ícone de Salvar e ao voltar para a tela do modelo do documento que está sendo editado, altere o arquivo para esse arquivo que estava sendo feita a inserção de partes rápidas, então clique em Ok para salvar o modelo de documento.
Publicando Documentos com Partes Rápidas
Publique um novo documento. Para isso, acesse a central de documentos e selecione a pasta desejada. Clique em Novo Documento selecione o tipo de documento criado, na aba Dados realize o preenchimento dos campos e clique na seta de ações ao lado do botão próximo, clique na opção Salvar em edição (caso queira observar como ficará seu documento antes de publicá-lo propriamente), , conforme mostra a seguinte tela:
Após salvar em edição, clique no campo arquivo para visualizar se os campos das partes rápidas foram preenchidos com os valores informados durantes a publicação. Ao clicar, é exibida a seguinte tela:
Pronto! Já está concluída a criação de partes rápidas no modelo de documento
Excluindo Modelos de Documento
Para excluir um modelo, clique em no x como exibe a seguinte tela:
Para excluir mais de um modelo, selecione os desejados e clique em Excluir:
Ao clicar em Excluir, será exibida uma tela de confirmação. Confirme para efetivar a exclusão.