Tipo de Documento
Para acessar a tipos de documentos, acesse Documentos > Configurar > Tipos de Documentos, como exibe a seguinte imagem:
Ao clicar em Tipos de Documento irá exibir a listagem de todos os tipos de documento já cadastrados no sistema:
Ao lado de cada tipo documental cadastrado possui a data em que o mesmo foi criado, também mostra através de ícones as configurações que o tipo de documento possui, são eles:
| Ícone | Significado |
|---|---|
 | Indica que possui data de expiração configurada. |
 | Indica que possui versionamento configurado. |
 | Indica que possui processo de aprovação configurado. |
Atenção
Os ícones só serão exibidos caso tenha uma das funções configuradas, caso contrário será exibido apenas a data de criação.
Cada tipo de documento possui um menu de ações, entre as ações possíveis num tipo de documento estão:
Opções do Tipo de Documento
- Selecionar todos: Selecione essa opção para que todos os tipos de documentos fiquem selecionados e possa ser feita exclusão em lote.
- Editar: Selecione para editar o tipo de documento.
Atenção
Não é possível editar campos de Sigla, Código e Tipo de Documento Modelo.
- Remover: Selecione para remover o tipo de documento.
Atenção
Não é possível efetuar a exclusão de tipos de documentos que possuam documentos publicados.
- Analisar Dependências: Selecione para visualizar onde o Tipo de Documento está relacionado dentro da plataforma.
Ao selecionar essa opção, a seguinte janela ficará disponível:
- Importar Documentos: Selecione para realizar o upload de um grande volume de documentos e seus metadados para o Fusion Platform, de modo a não precisar realizar a publicação de cada um dos doscumentos no sistema de forma invidual.
Importador de Documentos
Essa funcionalidade permite que seja possível realizar o upload de uma grande quantidade de documentos sem precisar publicar individualmente cada um deles. Além disso, ficará disponível somente para usuário que sejam administradores do módulo de Documentos e também, possuam as devidas permissões no Tipo de Documento em questão.
Essa importação não poderá ser realizada em lote, com vários Tipos de Documento diferentes, deste modo, se for selecionado mais de um Tipo, a opção aparecerá desabilitada.
Nota
Na Timeline do arquivo, não serão criados novos eventos específicos para indicar a publicação/edição de documentos através da importação.
Nesse caso, essas ações serão registradas na Timeline do Documento e na Central de Auditorias, seguindo o padrão já existente atualmente.
Estrutura do Arquivo
O importador aceitará arquivos do tipo Excel (.xsl ou .xlsx) e cada arquivo de importação deve se referir a somento um único Tipo de Documento no Fusion.
Esse arquivo excel deve ser configurado dentro da estrutura correta para que a importação ocorra corretamente. Por tanto, cada coluna corresponderá a um parâmetro de importação do documento ou um campo de formulário do Tipo de Documento e cada linha será um documento a ser importado.
Deste modo, na primeira linha deverá constar os códigos dos campos configurados no Tipo do Documento a ser importado ou então, o caminho do campo em casos de campos do tipo E-form.
Além disso, existem alguns outros parâmetros adicionais a serem informados além dos campos de formulário do próprio Tipo de Documento.
Esses parâmetros e também o comportamento esperado na importação de acordo com o preechimento desses, serão especificados a seguir.
Atenção
Vale ressaltar que quando as informações importadas não estiverem condizentes com os valores aceitos, seja esta uma informação do documento ou então, do seu formulário, será gerado um erro e a importação do documento em questão será descartada para evitar a publicação com informações incorretas.
Abaixo será especificados todos os parâmetros adicionais que devem ser informados.
Local: folder
Este parâmetro informará ao Fusion o caminho do diretório em que o documento será criado na Central de Documentos ou a pasta para onde o mesmo será movido no caso de uma atualização, assim migrando o documento para a nova pasta.
Dessa forma, o preenchimento do campo será obrigatório para a importação de novos documentos, gerando um erro caso não seja informado e opcional para documentos já existentes. Caso seja deixado em branco na atualização, o local do documento não será alterado e ele permanecerá na sua pasta atual.
Este caminho deverá informar a estrutura completa de pastas desde a raiz, com o separador / entre cada uma e iniciando também com o mesmo separador /.
Por exemplo, para a publicação de um documento no diretório selecionado, o local informado deverá ser:
"Comercial/Propostas/2022"
Outro ponto importante é que a pasta em questão precisa estar configurada para permitir aquele Tipo de Documento. O usuário publicador precisa da permissão de criação/edição daquele Tipo (e do documento caso ele já esteja publicado) e das pastas envolvidas na operação.
Código do Documento: code
Este parâmetro aceitará todo tipo de valor, numérico ou texto, mesmo que tenha uma formatação diferente do código padrão do documento e desde que não exceda o limite de caracteres do campo.
Quando este campo não estiver com nenhum valor na planilha, o sistema gerará automaticamente o código conforme o valor padrão, portanto, o preenchimento deste campo não é obrigatório.
Quando forem informados valores de códigos já existentes no sistema para um mesmo Tipo de Documento, há dois comportamentos possíveis:
O primeiro deles é que se caso a configuração de atualizar documentos esteja ativada, irá sobrescrever as informações do documentos pelas que foram informadas na planilha, podendo gerar uma nova versão ou manter a atual, isso vai depender das configurações do Tipo.
E a outra alternativa é que caso a configuração de atualizar documentos não esteja ativada, será descartada a linha atual e o documento será mantido como está.
| Configuração da Importação | Valor inserido no campo code | Resultado esperado na importação |
|---|---|---|
| Sem atualizar | Vazio | Importa o documento e o sistema gera o código |
| Atualizar | Vazio | Importa o documento e o sistema gera o código |
| Sem atualizar | Código Existente | Descarta a linha e não atualiza o documento em questão |
| Atualizar | Código Existente | Atualiza as informações do documento já existente |
| Sem atualizar | Código Novo | Importa o documento com o código informado |
| Atualizar | Código Novo | Importa o documento com o código informado |
Data de Expiração: expirationDate
Caso o Tipo de Documento seja configurado com expiração e essa data puder ser editada na publicação, este parâmetro poderá ser editado e aceitará datas conforme a máscara XX/XX/XXXX - XX:XX.
Se este campo não estiver preenchido, o Fusion irá gerar automaticamente a data conforme o padrão do Tipo, caso a expiração esteja/seja ativada.
Se este campo não estiver com a opção de editável habilitada mas ainda assim estiver presente na estrutura da planilha de importação, os valores dessa coluna ainda serão importados para o banco, mas serão ignoradas pelo Fusion para que a configuração do Tipo seja respeitada e o prazo de espiração padrão seja mantido.
Tags: tag
A inserção de tags é opcional e se aplica tanto na edição de documentos quanto na publicação dos mesmos. Cada tag deverá ser separada pelo divisor ";" e deve respeitar o limite de 255 caracteres do Fusion.
Caso a tag ultrapasse esse limite, o documento da linha com a inconsistência não será importado com o erro de limite de caracteres atingido.
Assuntos: subjects
Os assuntos configurados no Tipo de Documento são obrigatórios e não poder ser removidos na publicação ou edição. Dessa forma, este parâmetro se refere apenas a Assuntos adicionais incluídos além do padrão do Tipo.
Além disso, os assuntos deverão ser separados pelo caractere ";" e já devem existir no Fusion para que sejam adicionados a um documento.
Atenção
Não será possível criar novos Assuntos a partir da importação, assim como já ocorre na publicação padrão de documentos.
Caso o Assunto informado for inexistente no Fusion, o documento da linha com a inconsistência não será importado, gerando um erro em tela.
Versão: version
Este parâmetro é aplicável somenta no caso de Tipos de Documentos com versionamento e deve seguir o padrão configurado no Tipo, considerando o formato numérico ou alfabético e os níveis de revisão definidos.
Se o valor informado não for condizente com o padrão do Tipo, o documento da linha com essa inconsistência não será importada.
Novos documentos publicados pelo importador não precisam desse valor preenchido, pois o sistema criará com base na versão inicial configurada no Tipo. Entretanto, ainda será possível que sejam criados em um versão diferente da versão inicial caso este valor seja alterado na planilha.
Já na atualização de documentos via importação, essa informação será obrigatória para que seja feito o controle de versão corretamente. Dessa forma,s erá possível editar este valor para qualquer outra versão/revisão surperior à versão corrente no sistema.
Além disso, também será possível realizar diversas atualizações em um mesmo documento, como por exemplo, as versões 1, 2 e 2.1 em uma única importação, desde que todas as versões sejam informadas corretamente em cada linha da planilha no Excel.
Atenção
Ainda, caso o tipo de documento não for versionado mas este campo ainda esteja presente na estrutura da planilha de importação, a mesma será descartada devido ao erro estrutural e nenhum documento será importado.
Outros parâmetros
As informações de Autor, Endereço de IP e Data de publicações/edições serão informadas automativamente pelo Fusion, com base no usuário que está realizando a importação.
Documentos publicados através do Importador de Documentos vão herdar as permissões padrões do Tipo de Documento e da pasta em que está localizado, já que os documentos atualizados na importação vão manter as configurações de permissão já configuradas no mesmo.
Quanto à validação de obrigatoriedade de campos do formulário do Tipo de Documento, serão validados apenas campos obrigatórios de e-forms de sistema, além dos parâmetros obrigatórios mencionados anteriormente.
Campos do Tipo de Documento
Os campos de formulário do Tipo, seguirão as máscaras configuradas no sistema e quando as informações importadas não estiverem condizentes com os valores aceitos, será gerado um erro e toda a linha do documento será descartada. Desde modo, serão apresentados os valores aceitos para cada tipo de campo.
Campos do Tipo Texto
| Tipo | Regra |
|---|---|
| Padrão | Todo tipo de texto desde que não exceda o limite de caracteres |
| Máscara Senha | Importa desde que não exceda o limite de caracteres |
| Máscara Personalizada | Valores que atendam exatamente a configuração da máscara personalizada, incluindo caractes. |
| Máscara Telefone +55 (00) 0000-0000 | (00) 0000-0000 ou 52348162231 |
| Máscara CEP 00000-000 | 96040-720 ou 96040720 |
| Máscara CPF 000.000.000-00 | 070.840.070-16 ou 07084007016 |
| Máscara CNPJ 00.000.000/0000-00 | 03.166.678/0001-37 ou 03166678000137 |
Importante
Campos marcados como traduzíveis, funcionarão corretamente desde que o termo esteja cadastrado.
Se o valor informado na planilha ultrapassar o limite de caracteres, será gerado um erro e a linha de documento será descartada.
Campos do Tipo Booleano (Sim/Não)
| Valor | Regra |
|---|---|
| Sim | true, sim ou 1 |
| Não | false, não ou 0 |
Campos do Tipo Número Inteiro
| Tipo | Regra |
|---|---|
| Padrão 1.234 | 1.234 ou 1234 |
| Máscara sem separador de milhar 1234 | 1.234 ou 1234 |
| Máscara Porcentagem 1234% | 1234% ou 1234 |
| Máscara Personalizada | Valores que atendam exatamente a configuração da máscara personalizada, incluindo caractes. |
| Máscara Telefone +55 (00) 0000-0000 | (00) 0000-0000 ou 52348162231 |
| Máscara CEP 00000-000 | 96040-720 ou 96040720 |
| Máscara CPF 000.000.000-00 | 070.840.070-16 ou 07084007016 |
| Máscara CNPJ 00.000.000/0000-00 | 03.166.678/0001-37 ou 03166678000137 |
Importante
Se o valor informado na planilha ultrapassar o limite de caracteres, será gerado um erro e a linha de documento será descartada.
Os separadores (virgula e ponto), seguem a configuração de idioma do ambiente do sistema e não de usuário, desde modo, quando o idioma for inglês, o separador será vírgula ao invés de ponto.
Utilizar um separador de milhar mais um separador decimal (por exemplo.: 10.000,43), ocasionará em erro.
Campos do Tipo Número Decimal
| Tipo | Regra |
|---|---|
| Padrão 1.234,10 | 1.234,10 ou 1234.10 ou 1234 |
| Máscara sem separador de milhar 1234,10 | 1.234,10 ou 1234.10 ou 1234 |
| Máscara Porcentagem 1234,10% | 1234,10% ou 1234,10 ou 1234.10 ou 1234 |
| Máscara Monetária Prefixo R$1.000,00 | 1.000,00 ou 1000.00 ou 1000 |
| Máscara Monetária Sufixo 1.000,00 $ | 1.000,00 ou 1000.00 ou 1000 |
| 1 Casa Decimal 0,0 | 1,0 ou 1.0 ou 1 |
| 2 Casas Decimais 0,00 | 1,00 ou 1.00 ou 1 |
| 3 Casas Decimais 0,000 | 1,000 ou 1.000 ou 1 |
| 4 Casas Decimais 0,0000 | 1,0000 ou 1.0000 ou 1 |
| 5 Casas Decimais 0,00000 | 1,00000 ou 1.00000 ou 1 |
| 6 Casas Decimais 0,000000 | 1,000000 ou 1.000000 ou 1 |
Importante
Os separadores (virgula e ponto), seguem a configuração de idioma do ambiente do sistema e não de usuário, deste modo, quando o idioma for inglês, o separador será vírgula ao invés de ponto.
Utilizar um separador de milhar mais um separador decimal (por exemplo.: 10.000,43), ocasionará em erro.
Campos do Tipo Data
| Tipo | Regra |
|---|---|
| Máscara 15/03/2018 | 15/05/2018 |
| Máscara 15/03/18 | 15/03/18 |
| Máscara 15/03 | 15/03 |
| Máscara 15/03/2018 - 16:34 | 15/03/2018 - 16:34 |
| Máscara 15/03/2018 - 16:34:59 | 15/03/2018 - 16:34:59 |
Importante
A opçpão de Dias Úteis permitirá a importação de datas que não sejam dias úteis, mesmo que essa configuração esteja ativa.
O Excel não permitirá que sejam utilizadas datas menores de 1900, devido ao padrão de início do calendário. Neste caso, se for necessário buscar uma data antes de 1900, é possível configurar no Excel essa célula de data como sendo uma célula de texto, dessa forma, a importação ocorrerá corretamente.
Atenção
O campo data segue a configuração de idioma do ambiente do sistema e não do usuário, deste modo, quando o idioma for inglês, ao invés de ser "dia/mês/ano - 00:00", será "mês/dia/ano - 00:00 AM/PM".
Campos do Tipo Hora
| Tipo | Regra |
|---|---|
| Máscara 16:34 | 16:34 |
| Máscara 16:34:53 | 13:34:59S |
Importante
O campo hora segue a configuração de idioma do ambiente do sistema e não do usuário, deste modo, quando o idioma for inglês, ao invés de ser "00:00", será "00:00 AM/PM".
Campos do Tipo Arquivo
Caminho (Path): O arquivo pode estar no servidor ou na rede, desde que esteja visível para o servidor do Fusion Plarform.
- C:\temp\arquivo.xml (exemplo do caminho em ambiente em servidor windows)
- /opt/nomeDoArquivo (exemplo do caminho em ambiente em servidor linux)
Importante
Caso o arquivo ultrapasse o tamanho máximo do campo, será gerado um erro. Este tamanho se refere ao limite do campo configurado no gerenciamento do Tipo de Documento ao criar/editar um Tipo. Na criação desses campos, o padrão do sistema é um limite de 2mb, mas pode ser alterado para até 500mb.
Atenção
Os ambientes cloud não possuem acesso aos diretório de arquivos, dessa forma, não é possível importar arquivos. Nesse momento, a importação só é permitida a partir de diretórios que o servidor tem acesso.
Além disso, a obrigatoriedade de assinatura de arquivos, caso configurada, também não será validada nesse momento através da importação de documentos.
Campos do Tipo Lista de Opções
Aceitará o nome da opção ou o número referente a posição da opção.
Por exemplo: "1. Maçã", "2. Uva": Aceitará o valor 1 (posição) ou Maçã (nome da opção).
Importante
O sistema irá procurar primeiramente se o valor informado na planilha é compatível com a posição, sendo compatível, ele vai considerar a opção encontrada. Se não for compatível, o sistema irá buscar se o valor informado é compatível com o nome da opção. Esta aplicação é necessário visto que a posição e o nome podem conter valores numéricos e ocasionar conflito.
Campos do E-form
Os campos do Tipo Usuário e do Tipo Consenso possuem a mesma definição do campo do Tipo E-form. :::
No campo do Tipo E-form, deve ser utilizado o caminho como referência do campo presente no formulário relacionado, na primeira planilha.
Por exemplo: usuario1.name
- usuario1: Código do campo do formulário principal, do Tipo Usuário.
- name: Código do campo "nome do usuário", no e-form NeoUser.
Os campos do Tipo E-form podem ser configurados como selecionáveis e não selecionáveis, além disso, podem ser configurados também como lista.
Campos Selecionáveis: Tipo de campo para vincular dados existentes no formulário relacionado. Utilizará os campos-chaves para buscar no sistema os respectivos valores.
Importante
Os campos-chaves deverão ser indicados na primeira linha da panilha, representados por um "*" (asterisco) ao lado do código do campo e no caso de caminhos de campos, o asterisco deve ir no final (por exemplo: usuario1.name).
Se nenhum campo do E-form for configurado como valor único, a chave não é obrigatória, deste modo, sempre serão criados novos registros e não atualizados, pois não tem um campo chave de parâmetro. Por outro lado, se for definida uma chave, a atualização ocorrerá normalmente.
Entretanto, se algum campo da planilha for valor único, é necessário informá-lo como chave, caso contrário, será gerado um erro estrutural que impedirá a importação de todos os documentos.
Campo Selecionável
| Configuração de Importação | Código Informado | Resultado Esperado na Importação |
|---|---|---|
| Criação e Atualização desativadas | Existente no Fusion Platform | Vincula registros existentes e não cria novos registros |
| Criação e Atualização desativadas | Novo | Importa com o campo e-form em branco |
| Criação ativada | Existente no Fusion Platform | Vincula registros existentes e não edita registros |
| Criação ativada | Novo | Importa e cria novos registros |
| Atualização ativada | Existente no Fusion Platform | Vincula e atualiza os registros existentes |
| Atualização ativada | Novo | Importa com o campo e-form em branco |
| Criação e Atualização ativadas | Existente no Fusion Platform | Vincula e atualiza os registros existentes |
| Criação e Atualização ativadas | Novo | Importa e cria novos registros |
Atenção
Em casos de um Formulário Externo ser vinculado em um campo E-form, mesmo com as configurações de Criação e Atualização ativas, será mantido o comportamento das configurações desativadas, visto que não será suportado via importação a criação ou edição de dados de Formulários Externos.
Campo Não Selecionável: Tipo de campo para criar novos dados no formulário relacionado. Os campos seguirão as formatações e regras já apresentadas e os registros sempre serão criados sem a necessidade de um campo-chave ou de ativar as configurações avançadas destinadas a campos do tipo selecionável.
Campo Lista: O campo lista segue o mesmo comportamento do campo selecionável e não selecionável, porém utilizando o separador "|" para separar os valores que correspondem a lista. Em casos avançados que podem possuir uma lista dentro de outra, utilizará também o separador ";".
Por exemplo: "Joinville|Curitiba" ou "Joinville|Curitiba;Blumenau|Brusque" (Lista dentro de lista).
Importar Documentos
Etapa Configuração
Nessa etapa, será necessário selecionar o arquivo Excel (.xls ou .xlsx) que foi configurado com as informações para importação.
Ao escolher o arquivo, caso a extensão do mesmo não for uma das duas citadas anteriormente, ele não vai permitir adicionar o arquivo, ou então, se ele estiver incorretamente configurado, o Fusion informará que houve um erro no carregamento do arquivo e que será necessário tentar novamente.
Após inserir o arquivo correto e o carregamento ocorrer com sucesso, ficarão disponíveis algumas opções em tela referente a configurações da importação:
Atualizar Documentos
Ao ativar esta opção, os documentos que possuam códigos já existentes no sistema serão editados com as informações importadas e os seus metadados serão utilizados. Caso a opção esteja desativada, os documentos não serão atualizados.
Atenção
Se esta opção estiver desativada, todas as linhas com documentos já existentes (com base Tipo de Documento e seu código) serão descartadas, mas não gerará informações na etapa resumo.
Caso seja selecionado a atualização, irá atualizar os metadados dos documentos em questão, desde que o documento não esteja em edição, aprovação, inativo ou na lixeira de algum usuário. A única exceção é com os campos selecionáveis que necessitam estar com a opção "Atualizar registros dos formulário relacionados" ativado.
Ressaltando também que todos os documentos serão atualizados, deste modo, as linhas que estiverem com valor em branco na planilha, serão incluídas no banco de dados com o valor em branco.
Criar Registros nos Formulários Relacionados
Ao habilitar esta opção, os registros cujos campos-chaves definidos não existam nos formulários relacionados, serão criados a partir dos dados importados. Caso a opção seja desativada, os registros importados serão descartados.
Atenção
Esta configuração refere-se a campos e-forms configurados como selecionáveis, deste modo, se esta opção estiver desativada e houver campos-chaves não existentes no sistema, toda a linha de registros referente ao formulário relacionado está descartada.
Caso seja selecionado a criação, mas a linha não possuir todas as informações do registro, será criado normalmente, mesmo sem informações chaves ou obrigatórias.
Em casos de informações de sistema, como usuário, grupo e papel, se a planilha não possuir a coluna de código do Fusion, o registro não poderá ser criado.
Atualizar Registros dos Formulários Relacionados
Ao habilitar esta opção, os registros cujos campos-chaves definidos já existam nos formulários relacionados serão substituíos pelas informações importadas. Caso a opção esteja desativada, os registros serão somente vinculados.
Esta configuração refere-se a campos E-forms configurados como selecionáveis, deste modo, se esta opção estiver desativada toda a linha de registros referente ao formulário relacionado ao campo e-form será descartada.
Caso seja selecionado a atualização, todos os registros que estiverem com valor em branco na planilha, serão incluídos no banco de dados com o valor em branco. :::
Criar Pastas Não Existentes:
Ao habilitar esta opção, as pastas informadas no campo folder que ainda não existirem no sistema, serão criadas herdando as permissões da pasta superior. Caso a opção esteja desabilitada, os documentos não serão importados e aparecerá um erro em tela informando que o caminho disponibilizado não existe.
Atenção
Se nenhuma pasta superior já existente no sistema for encontrada, a estrutura completa será criada na raiz, com a permissão para o papel Todos os Usuários.
Para a criação de pastas, o usuário importador também deve possuir as devidas permissões para que a criação seja realizada. Caso ele não possua tais permissões, será gerado um erro.
Ignorar Gatilhos de Processos: Ao habilitar esta opção, todos os gatilhos de processos iniciados com a publicação de documentos não serão disparadas pela importação. Caso a opção esteja desabilitada, os processos serão iniciados normalmente.
Após habilitar as opções de acordo com a sua necessidade, basta clicar em "Próximo", localizado no canto inferior direito da tela.
Etapa Confirmação
Caso o arquivo não possua nenhum erro estrutural, será avançado para a etapa de Confirmação.
Em tela aparecerá a quantidade de documentos que serão importados juntamente com uma mensagem informando sobre o arquivo que será importado e também que é importante se certificar de não importar informações incorretas, desatualizadas ou com campos obrigatórios ausentes, pois isso pode gerar inconsistências nos documentos e nos formulários relacionados.
Outro ponto importante é que, após avançar, não será possível reverter essa ação.
Atenção
Vale ressaltar que caso o Tipo de Documento em questão possua gatilhos para iniciar processos no momento da sua publicação e o mesmo não tiver sido desabilitados na Etapa Configuração, pode haver lentidão no processo de importação desses documentos.
É necessário concordar e posteriormente, selecionar "Próximo" no canto inferior direito para continuar.
Etapa Resumo
Essa etapa traz informações finais da importação, caso qualquer erro for encontrado, será especificado neste etapa. Lembrando que quando o erro for identificado já na Etapa Configuração, o usuário é diretamente encaminhado para a Etapa Resumo que vai detalhar o problema em questão.
Além disso, poderão ocorrer três cenários possíveis de erro e são eles:
Exceder o Limite de Registros
Caso o usuário realize o upload de um arquivo que contenha mais de 50.000 linhas de registros, que é a quantidade máxima suportada pelo importador, o Fusion informará em tela conforme imagem abaixo:
Arquivo sem informações
Caso o usuário realize o upload de um arquivo sem nenhuma informação/totalmente em branco, o Fusion informará em tela conforma imagem abaixo:
Arquivo com informações incorretas
Caso o usuário realize a configuração das colunas do Excel fora dos padrões já explicados anteriormente, serão considerados erros impeditivos para a importação e o Fusion informará em tela conforme imagem abaixo:
Os erros estruturais serão listados e poderão ser quatro tipos diferentes:
| Tipo de Erro | Mensagem |
|---|---|
| Coluna (código do campo) informada no Excel não existe no Fusion. | O campo {0} não foi encontrado no sistema. |
| Campos E-forms do Tipo Selcionável que tiverem campos configurados como valor único e sem chave no arquivo enviado.Lembrando que os campos-chaves são identificados por um * (asterisco) do lado do código. | O campo único {0} não está marcado como chave. |
| Quando for informado mais de uma coluna com o mesmo código. | O campo {0} está duplicado no arquivo enviado. |
Quando for informado códigos de campos de processos não mapeados ou campos de E-form Tipo de Documento (exceto Lista = Não e Selecionável = Sim). | O campo {0} não pode ser importado. |
Ainda na Etapa Resumo, caso o Excel tenha sido configurado corretamente, o Fusion informará em tela conforme imagem abaixo:
E ainda, é possível que a importação tenha acontecido de forma bem sucedida, entretanto, ainda assim poderá ter ocorrido alguns erros pontuais, nesses casos, o Fusion também informará em tela, conforme imagem abaixo:
Abaixo estão alguns outros erros que podem gerar falha na importação de um arquivo:
| Campo | Tipo de Erro | Mensagem |
|---|---|---|
| Todos os tipos de campo | Máscara incorreta/Valor não suportado | O valor do campo {0} não corresponde ao tipo de campo {0} ou à máscara. |
| Tags, Texto, Número Inteiro e Número Decimal | Limite de caracteres atingidos | O valor do campo {0} excedeu o limite de {0} caracteres. |
| Arquivo | Arquivo não encontrado/Valor não suportado | O valor do campo {0} não foi encontrado ou não corresponde ao tipo de campo Arquivo. |
| Arquivo | Limite máximo atingido | O arquivo do campo {0} excedeu o tamanho máximo {0}. |
| E-form e parâmetros do documento | Informação obrigatória | O valor do campo obrigatório {0} não foi informado. |
| E-form | Campos chaves trazendo mais de um resultado | Chave Simples: A chave informada no campo {0} possui mais de um registro e é necessário que este seja um valor |
| E-form | Campos chaves trazendo mais de um resultado | Chave Composta: A chave informada nos campos {0}, {0} e {0} possuem mais de um registro e é necessário que estes sejam valores únicos. |
| Genérico | Campo com configuração de valor único | O valor do campo {0} já existe no sistema e é necessário que este seja um valor único. |
| Status do Documento | Documento em edição, aprovação, inativo ou na lixeira de algum usuário | O status desde documento não permite a edição. |
| Código do Documento | Código já existe no Fusion em duplicidade | O código desde documento já existe no sistema nas pastas {local} e {local} |
| Versão do Documento | Versão documento superior à versão informada | O documento já está em uma versão superior à informada. |
| Permissões | Permissões insuficientes para realização a ação | Você não possui as permissões necessárias para reliazar a importação. |
| Local de Publicação | Pasta(s) informada(s) não existente(s no sistema | O caminho de pastas informado não existe no sistema. |
Pesquisando Tipos de Documentos
Para realizar uma pesquisa entre os tipos de documentos, insira a pesquisa no campo Pesquisar tipos de documentos, para efetuar sua pesquisa clique na lupa ou pressione Enter.
Para desfazer uma pesquisa clique sobre o x que fica ao lado do campo de pesquisa:
Ordenando Tipos de Documentos
Os tipos de documentos podem ser ordenados, abaixo do campo de pesquisa estão as opções de ordenação:
- Nome: Selecione para os tipos de documentos sejam ordenados por Nome.
- Data de criação: Selecione para os tipos de documentos sejam ordenados por Data de criação.
- Crescente: Selecione para que a ordenação seja feita de A à Z.
- Decrescente: Selecione para que a ordenação seja feita de Z à A.
Novo Tipo de Documento
Para cadastrar um novo tipo de documento, clique em Novo Tipo de Documento no canto superior direito:
Etapa Geral
Então será exibida a seguinte imagem:
A – Geral: Primeiramente será necessário realizar o preenchimento das configurações gerais, ao preencher o campo Nome automaticamente serão preenchidos os campos Sigla e Código, conforme mostra na imagem a seguir:
Atenção
Apesar dos campos de sigla e código serem de preenchimento automático, eles podem ser alterados.
O campo Descrição não é obrigatório, porém se necessário informe uma descrição para o tipo de documento que está sendo cadastrado no sistema.
Posteriormente é necessário selecionar como será realizada a publicação dos documentos com esse tipo:
- Manual: Publicação de documentos manualmente na central de documentos.
- Sistema: Publicação de documentos por processos ou integrações.
- Nunca: O tipo de documento que está sendo criado servirá apenas como um modelo, em um tipo modelo poderão ser criados campos que serão reutilizados em outros tipos.
E para finalizar a primeira etapa selecione o tipo de documento que servirá como modelo, por padrão já vem pré selecionado Tipo de documento padrão, porém, o usuário pode alterar.
Atenção
Ao selecionar um tipo de documento como modelo, na etapa de publicação campos que possuam o mesmo código (tanto no modelo, como no tipo de documento que foi criado) aparecerão apenas uma vez. Nesse caso, permanecerão visíveis somente os campos presentes no tipo de documento que está sendo criado.
Atenção
Os tipos de documento que forem cadastrados com a opção de publicação Nunca irão aparecer na seleção de tipo de documento modelo.
Ao finalizar as configurações na aba Geral, selecione Próximo.
Etapa Campos
B – Campos: Durante a configuração de um tipo de documento é possível adicionar novos campos, para realizar essa configuração, no tipo documental acesse a etapa Campos e nessa etapa cadastre e configure campos que serão exibidos no documento, por padrão já tem três campos cadastrados no tipo de documento, são eles: Código, Titulo e Arquivo.
Para cadastrar um novo campo, clique em Novo Campo. Será exibida a seguinte imagem:
Então ficará disponível o preenchimento do novo campo:
As configurações de campos de tipos de documentos são as mesmas de campos de formulário.
Nota
Ao selecionar o Formulário padrão de Documento (NeoDocument) do Fusion para referenciar em um campo do tipo E-form de um Formulário Dinâmico, o campo Arquivo - um campo padrão dos Tipos de Documento - não será exibido na lista de Campos Disponíveis para ser selecionado nas atividades do processo. Em outras palavras, não será possível selecionar o campo Arquivo em nenhuma atividade do processo nesse cenário.
É importante observar que, ao referenciar um Tipo de Documento específico, o campo Arquivo continuará a ser exibido normalmente.
Etapa Configurações
C – Configurações: É possível adicionar configurações a respeito de Aprovação, Versionamento, Expiração e outros detalhes sobre o tipo de documento:
Atenção
Para adicionar configurações que referenciam campos adicionados na aba de campos, é necessário primeiramente avançar até a aba de Social, para salvar o tipo de documento. Depois editar o tipo do documento e avançar para aba de configuração para que seja possível fazer as configurações.
Ao avançar até a última aba e clicar em Concluir, aparecerá o alerta de confirmação de cadastro de novo tipo de documento.
Esse alerta avisa que o sistema ficará indisponível por alguns instantes pois as estruturas do sistema serão atualizadas. Além de informar quantos usuários estão online e terão suas sessões bloqueadas por esses instantes, porém isso não causa nenhuma consequência prejudicial, eles poderão continuar suas atividades normalmente ao finalizar essa atualização.
Volte para a tela de tipos de documentos e no menu do documento desejado clique em editar:
Configurando Aprovação
O Fusion permite configurar documentos para que passem por uma aprovação. Com isso, o documento terá que primeiro ser aprovado para depois ser liberado aos demais usuários. Na criação do Tipo de Documento está disponível a opção de aprovação. Assim que for criado e liberado um novo documento, ele irá diretamente para aprovação.
Para configurar a aprovação, na sessão de Aprovação clique na frase "Não possua aprovação" e selecione a frase "Possua aprovação na publicação":
Ao selecionar a frase "Possua aprovação na publicação", serão exibidos campos para configurar a aprovação do documento que está sendo criado. Onde está escrito consenso é necessário clicar para selecionar se a aprovação do documento será por Consenso, Alçada ou Alçada com consenso:
Selecione Consenso para que, se existir mais de um aprovador, todos possam aprovar o documento paralelamente. Ou seja, todos os aprovadores receberão as atividades de aprovação assim que o documento for submetido a análise. A decisão é de forma democrática, cada aprovador envolvido terá participação. Ao selecionar esta opção, é exibido o campo Aprovadores.
Ao selecionar essa opção deve ser preenchido um valor juntamente da opção usuários ou por cento para configurar o consenso:
Essas opções mostradas na imagem anterior são para selecionar se o consenso será por Porcentagem para definir a porcentagem mínima para que o documento seja aprovado ou se será por Usuário para definir a quantidade de aprovações que o documento deve ter para que seja aprovado.
Após inserir o valor é necessário configurar os aprovadores, ao clicar na opção Selecione tem duas opções, são elas:
- Listados por mim: Selecione essa opção caso queira já deixar pré configurado no tipo de documento os usuários fixos que serão os aprovadores.
- Por campo de formulário: Selecione essa opção para configurar os campos de formulário que receberão os usuários aprovadores do documento.
Atenção
Para selecionar usuários aprovadores por campo de formulário é necessário ter cadastrado um campo do tipo usuário ou um campo do tipo e-form que seja selecionável.
Selecione a opção Listados por mim então irá expandir um outro campo para que seja selecionado os aprovadores do documento, conforme mostra na imagem a seguir:
Após selecionar os aprovadores irá exibir a opção para selecionar se o usuário deseja que ao atingir o consenso, não aguardar a finalização de todas as tarefas para avançar o processo, ou se o usuário deseja aguardar independente do resultado:
Selecione a opção Por campo de formulário então irá expandir um outro campo para que seja selecionado o campo do tipo usuário:
Após realizar as configurações de acordo com a sua necessidade, clique em Salvar e o tipo de documento será atualizado com as configurações de aprovação.
Atenção
Ao selecionar a opção "Por campo de formulário", as opções que serão exibidas na configuração dos "Aprovadores" estará diretamente relacionada ao tipo de campo selecionado.
Por exemplo, se o campo do formulário selecionado for um E-form que aponta para os grupos, apenas grupos serão exibidos para serem selecionados como aprovadores.
Nota
Ao configurar para que haja aprovação do tipo de documento, o preenchimento dos aprovadores é obrigatório, independente de serem listados ou via campo do formulário.
Atenção
Para que a aprovação possa ocorrer, após configura-la é necessário configurar um gatilho acessando Opcionais e configurando as informações no item Iniciar Processo.
Configurando Alçada
Em Alçada, as tarefas de aprovação são geradas de acordo com a sequência de usuários informada. Selecione esta opção para que a aprovação seja liberada ao primeiro usuário inserido na lista de Aprovadores. A decisão é de forma hierárquica e limitada. Caso o usuário aprove o documento, o segundo usuário da lista também poderá aprovar. Se o primeiro usuário da lista reprovar o documento, o segundo usuário não será acionado. Ao selecionar esta opção, é exibido o campo para selecionar os aprovadores listados pelo usuário ou por campo de formulário.
Atenção
Para selecionar usuários aprovadores por campo de formulário é necessário ter cadastrado um campo do tipo usuário ou um campo do tipo e-form que seja selecionável, e este deve estar sendo chamado no tipo de documento.
Configurando Alçada com Consenso
Em Alçada com Consenso, as tarefas de aprovação são geradas também de acordo com a sequência de usuários,papéis ou grupos informados, nesse caso a aprovação é enviada para todos os usuários, usuários do papel, ou ainda usuários do grupo gerando um consenso entre os resultados, caso seja aprovado vai para o próximo usuário, papel ou grupo da alçada, caso seja reprovado o segundo não será acionado.
Ao selecionar essa opção deve ser preenchido um valor juntamente da opção usuários ou por cento para configurar a alçada com consenso:
Atenção
Para consenso que considerem papéis e/ou grupos que não possuam o mesmo número de usuários, é recomendado utilizar a configuração de porcentagem para definir a quantidade de aprovações que o documento deve ter em cada alçada para que seja aprovado.
Essas opções mostradas na imagem anterior são para selecionar se o consenso será por Porcentagem para definir a porcentagem mínima para que o documento seja aprovado ou se será por número de usuários para definir a quantidade de aprovações que o documento deve ter para que seja aprovado.
Após inserir o valor é necessário configurar os aprovadores, ao clicar na opção Selecione tem duas opções, são elas:
- Listados por mim: Selecione essa opção caso queira já deixar pré configurado no tipo de documento os usuários/papéis/grupos fixos que serão os aprovadores.
- Por campo de formulário: Selecione essa opção para configurar os campos de formulário que receberão os usuários/papéis/grupos aprovadores do documento.
Atenção
Para selecionar usuários aprovadores por campo de formulário é necessário ter cadastrado um campo do tipo usuário ou um campo do tipo e-form que seja selecionável, e este deve estar sendo chamado no tipo de documento.
Selecione a opção Listados por mim então irá expandir um outro campo para que seja selecionado os aprovadores do documento, conforme mostra na imagem a seguir:
Selecione a opção Por campo de formulário então irá expandir um outro campo para que seja selecionado o campo do tipo usuário:
Após realizar as configurações de acordo com a sua necessidade, clique em Salvar e o tipo de documento será atualizado com as configurações de aprovação.
Configurando Versionamento
Para que cada modificação de um documento seja salva, possibilitando acessar dados antigos, o Fusion disponibiliza criar versões de documentos. Com o versionamento, além da versão atual do documento, todas as suas modificações podem ser acessadas em um histórico. Para criar documentos versionados, na tela de criação do tipo de documento na etapa Configurações, clique na opção Não versionar e selecione a opção Versionar. Ao selecionar irá exibir outras opções de configuração de versionamento como mostra seguinte imagem:
Ao habilitar o versionamento dentro de um tipo de documento, será necessário informar se o documento será em formato numérico ou alfabético.
Atenção
Quando o padrão de versionamento for alterado, os documentos já publicados serão mantidos. Deste modo, somente novos documentos publicados estarão no novo padrão definido.
Informe se o versionamento será com ou sem nível de revisão, para isso clique na opção com e selecione a opção desejada como mostra na imagem a seguir:
Com a opção Sem nível de revisão selecionada, é possível informar qual será a versão inicial:
Se optar por alterar o versionamento para o formato alfabético, a versão inicial também se altera de 1 para A
Atenção
Enquanto o versionamento for numérico, apenar números naturais serão permitidos. Para o versionamento alfabético, apenas letras do alfabeto latino e do numeral 0 serão permitidos.
As letras inseridas nesse campo serão formatadas automaticamente para sua versão maiúscula e limitada a 4 caracteres.
Quando um Tipo de Documento possuir o versionamento alfabético habilitado, as novas versões serão identificadas pelas letras do alfabeto, considerando a estrutura abaixo:
| Alfabético | Numérico |
|---|---|
| 0 | 0 |
| A | 1 |
| B | 2 |
| C | 3 |
| D | 4 |
| E | 5 |
| F | 6 |
| G | 7 |
| H | 8 |
| I | 9 |
| J | 10 |
| K | 11 |
| L | 12 |
| M | 13 |
| N | 14 |
| O | 15 |
| P | 16 |
| Q | 17 |
| R | 18 |
| S | 19 |
| T | 20 |
| U | 21 |
| V | 22 |
| W | 23 |
| X | 24 |
| Y | 25 |
| Z | 26 |
Ao alcançar a versão Z = 26, é adicionado um novo caractere na sequência e reiniciado na letra A. Portanto, a nova versão será AA = 27, AB = 28 e assim sucessivamente.
Com a opção Com nível de revisão selecionada, também é possível configurar qual nível de revisão você deseja para o documento, nesse caso clique na opção 1.1.1.1.1 que é a opção que vem selecionada por padrão e altere para a opção que desejar:
Posteriormente, é necessário informar em qual número começará a versão inicial:
Na penúltima etapa de configuração de versionamento, o usuário deve selecionar se quer ou não permitir manter versão corrente, ao permitir manter versão é possível alterar um documento e manter o mesmo número de versão da versão corrente. Selecione "Permitir Manter" para que o documento possa ser modificado e manter ainda a mesma versão. Selecionando "Não Permitir Manter", sempre que um documento for modificado, deverá ser criada uma nova versão. Conforme a imagem abaixo:
A última etapa de configuração é sobre se um usuário terá permissão para acessar versões anteriores do documento, mesmo que ele não possua permissão de edição:
Após realizar as configurações de acordo com a sua necessidade, clique em Salvar e o tipo de documento será atualizado com as configurações de versionamento.
Configurando Expiração
A expiração de documentos permite criar prazos aos documentos no GED. Com isso, a partir de determinado tempo, o documento expira, não ficando mais disponível aos usuários. Na tela de novo tipo de documento, acesse a etapa de Configurações e na sessão Expiração clique em Não Expirar que é a opção que vem selecionada por padrão, ao clicar irá exibir duas opções conforme mostra a seguinte imagem:
Ao selecionar a opção Expirar será liberada mais opções para configuração da expiração do documento.
Alguns campos são de preenchimento obrigatório e outros apenas informativo. Estes estarão descritos a seguir suas formas de preenchimento.
Insira o valor: Neste agrupador é possível definir o tempo de vida do documento, ou seja, o tempo que terá até a sua expiração. Nele, são exibidos os campos para colocar um Valor e outro para definir a Unidade de tempo desse valor. Exemplo: minutos, horas, dias, semana, mês, ano, conforme está mostrando na seguinte imagem:
Após estipular um prazo para a expiração do documento, é necessário configurar se irá notificar com antecedência a expiração do documento, para isso clique na opção Não Notificar que vem selecionada por padrão e clique na opção Irá Notificar, quando selecionada essa opção irá emitir notificações de expiração do documento. Selecionado Não Notificar, os avisos não serão emitidos:
Com a opção Irá Notificar selecionada irá habilitar um campo para configurar com quanto tempo de antecedência os usuários deverão ser notificados:
Após configurado o tempo de antecedência que irá notificar quando o documento tiver expiração é necessário configurar quais os usuários que serão notificados, para isso é necessário clicar na opção Selecione e inserir os usuários desejados, conforme exibe a seguinte tela:
Na última configuração, por padrão a opção de permitir que a data de expiração seja alterada durante a publicação/edição de um documento vem ativada, porém caso necessário é possível alterar para que não seja permitido. Para isso clique em Permitir e selecione a opção Não Permitir, conforme exibe a seguinte imagem:
Após realizar as configurações de acordo com a sua necessidade, clique em Salvar e o tipo de documento será atualizado com as configurações de expiração.
Ainda na aba de Configurações estão as configurações Opcionais:
Nota
Quando na aba de Campos existir algum campo do tipo “Arquivo” configurado com a opção Assinatura Eletrônica ou um campo do tipo “E-form” com algum campo com a configuração citada, nas Configurações Opcionais será possível configurar detalhes da Assinatura Eletrônica nesse tipo de documento.
Tipo de Documento relacionado ao Início de um Processo
As configurações para iniciar processos a partir de documentos são utilizadas para integração do GED com o Workflow. Com eles, é possível configurar para que sejam iniciados processos em determinadas ações do documento. Na tela de criação de tipos de documentos, é possível configurar para que seja iniciado um processo assim que houver determinada ação no documento. A seguinte tela exibe a opção:
Para realizar a configuração para iniciar um processo, primeiramente selecione a opção Antes caso seja um processo de aprovação e a opção Depois para processos que serão iniciados paralelamente a realização das ações:
Agora clique em Selecione a Ação e selecione o que deve ocorrer para que inicie um processo.
• Caso a opção antes esteja selecionada:
Selecione Inativar o Documento para que seja iniciado um processo de aprovação quando um usuário solicitar a inativação de um documento.
Selecione Remover Documento para que seja iniciado um processo de aprovação quando um usuário pedir exclusão de um documento.
Selecione Publicar Documento para que seja iniciado um processo de aprovação quando um usuário publicar um documento.
Selecione Expirar o Documento para que seja iniciado um processo de aprovação quando um documento for expirado. Lembrando que essa opção só ficará disponível se a configuração de expiração acima estiver configurada.
Ao configurar a opção antes de determinada ação ele inicie um processo, o documento só é liberado após conclusão do processo, que deve ser selecionado no campo da imagem abaixo:
Atenção
Este processo deve ser de aprovação, pois irá bloquear o documento e apenas depois de aprovado o documento será liberado novamente.
Agora é necessário configurar o campo que receberá a versão atual do documento, clique na opção Selecione e selecione o campo tipo e-form que aponta para o tipo de documento criado que contém o campo versão ativa do documento e que sofrerá a aprovação no processo. Este campo é de preenchimento obrigatório.
Após selecionado o campo que receberá a versão ativa do documento irá liberar o campo para que seja selecionada a versão nova do documento, selecione o campo tipo e-form que aponta para o tipo documental criado que contém o campo versão nova do documento e que sofrerá a aprovação no processo. Este campo é de preenchimento obrigatório.
Então irá liberar o campo para que seja configurado os aprovadores, a primeira opção é para selecionar um campo de formulário que receberá os aprovadores, por exemplo, é possível que seja configurado um campo que recebe os aprovadores para que o processo possa ser reutilizável em diversos setores da empresa, então selecione o campo que receberá os aprovadores e depois selecione quais serão os aprovadores do documento para esse tipo documental.
Atenção
O campo que receberá os aprovadores deverá ser do tipo Usuário ou ser um campo do tipo e-form que faz relacionamento com o formulário NeoUser.
Para melhor entendimento, por exemplo: selecionando antes de inativar documento, quando um usuário pedir a inativação de um documento no GED, o documento fica travado e um processo é iniciado. Somente quando o processo de inativação do documento for concluído, o mesmo será inativado.
- Caso a opção depois esteja selecionada irá aparecer as ações que mostram na imagem abaixo para seleção:
As opções de iniciar processo depois de uma determinada ação, não realizam nenhuma modificação no documento. Por exemplo: selecionando que irá iniciar processo depois de publicar o documento, será iniciado um processo quando algum documento for publicado. Entretanto, o processo não irá interferir no GED.
Quando é realizado ações como publicar, mover, expirar, inativar ou remover um documento, é iniciado paralelamente um processo.
Selecione Publicar o documento para que um processo seja iniciado quando um documento for publicado. Ou seja, assim que o usuário cria um documento e clicar em Publicar, o documento é liberado aos usuários e posteriormente um processo é iniciado.
Selecione Mover o documento para que um processo seja iniciado assim que um documento for movido. Ou seja, assim que um usuário visualizar o documento, basta clicar na seta de Ações > Mover e selecionar a pasta desejada, o documento é movido para a pasta selecionada e posteriormente um processo é iniciado.
Selecione Expirar o documento para que seja iniciado um processo assim que um documento for expirado. Ou seja, assim que expirar um documento, o sistema não deixa mais o documento disponível aos usuários e inicia posteriormente um processo.
Selecione Inativar o documento para que seja iniciado um processo quando um documento for inativado. Ou seja, assim que um usuário, na navegação de documento, clicar na seta de Ações > Inativar. Após preenchimento do motivo e confirmação da inativação, o documento é inativado e posteriormente um processo é iniciado.
Selecione Remover o documento para que seja iniciado um processo quando um documento for removido. Ou seja, assim que um usuário, na navegação de documento, clicar na seta de Ações > Remover e confirmar a remoção, o documento é removido e posteriormente um processo é iniciado.
Selecionando qualquer uma das ações acima, serão exibidos os campos abaixo, como exibe a seguinte imagem:
Alguns campos são de preenchimento obrigatório e outros apenas informativo. Estes estarão descritos a seguir suas formas de preenchimento.
Processo: Clique no campo Selecione que é exibido após a seleção da ação e selecione o processo que será iniciado paralelamente com a ação. A seleção do processo é obrigatória.
Versão Atual: Selecione o campo tipo e-form que aponta para o formulário do sistema 'Documento' que contém a versão atual do documento e que sofrerá a aprovação no processo. Este campo não é de preenchimento obrigatório, ou seja, pode selecionar a opção Nenhum caso esse campo não exista no processo selecionado:
Versão Nova: Selecione o campo tipo e-form que aponta para o formulário do sistema 'Documento' que vai armazenar o documento em sua nova versão:
Atenção
É possível excluir configurações de Iniciar Processo, para excluir clique no ícone de lixeira ao lado da configuração:
Além disso, para adicionar configurações de início de processos, clique em (+):
Ao adicionar configurações, os parâmetros ficarão com essa aparência:
Após a conclusão das configurações de iniciar processo, clique em Salvar.
Assinatura Eletrônica
Quando houver algum campo do tipo Arquivo configurado com a opção Assinatura Eletrônica ou um campo do tipo E-form contendo algum campo com a configuração citada, nas Configurações Opcionais será possível configurar regras com detalhes da Assinatura Eletrônica, você poderá adicionar quantas regras julgar necessário.
Para remover alguma regra criada basta clicar no ícone de lixeira no canto direito da frase.
Ao clicar em “selecione” uma tela será aberta e nela será possível selecionar os campos do formulário do Tipo de Documento. Nessa tela são exibidos apenas campos do tipo E-form que possam ser expandidos e servem apenas para navegação permitindo expandir os itens ou campos do tipo Arquivo que possuam assinatura eletrônica configurada.
É importante notar que ao configurar uma nova regra, é possível selecionar qualquer campo do tipo Arquivo, até mesmo campos de outra regra já adicionada, então este campo será vinculado apenas a nova regra e o sistema irá ignorar a regra anterior que possuía esse campo. A regra que perdeu o campo selecionado permanecerá em tela, já que não existe validação na configuração das frases e esta não será persistida pelo sistema. Após salvar o tipo de documento, as frases inválidas serão removidas.
Atenção
Não será possível selecionar campos do tipo Arquivo relacionados a campos E-form configurados como Selecionável Sim, e portanto eles não serão exibidos na tela de seleção de campos.
Em seguida defina se o usuário publicador “poderá”, “será obrigado” ou “não poderá” assinar o arquivo. E após, se ele “poderá”, “será obrigado” ou “não poderá” adicionar outros signatários.
Atenção
Não será possível selecionar em duas regras diferentes de forma simultânea a opção “não possa”. Caso uma das regras já possua essa opção, ao configurar as demais regras ela aparecerá desabilitada.
Após realizar as configurações de acordo com a sua necessidade, clique em Salvar e o tipo de documento será atualizado com as configurações de assinatura eletrônica. Note que depois que o tipo de documento for salvo e publicado as configurações irão valer para todos os documentos criados a partir desse tipo até que as configurações sejam alteradas.
Caso as configurações venham a ser alteradas, os documentos criados anteriormente às alterações permanecerão com as regras aplicadas no momento da criação, portanto as novas configurações irão afetar apenas novos documentos.
Marca D'água
Essa funcionalidade permitirá que o usuário administrador do módulo de Documentos ative e configure a marca d'água, o seu layout, cor, posicionamento e diversas outras opções.
Ao selecionar a opção de "não exibir" para "exibir", outras opções ficarão disponíveis em tela:
Nota
Vale ressaltar que, quando essa opção for alterada, todos os documentos deste Tipo serão atualizados automaticamente para refletir a configuração selecionada, independente de já terem sido publicadas ou não.
Com a marca d'água ativada, surgem algumas configurações adicionais para customizações.
Em primeiro lugar, será possível definir qual será o texto exibido na marca d'água.
Este campo permite configurações por meio de fórmulas, é um comportamento muito similar a marca d'água em Cópia Controlada.
Caso o código do campo informado tenha o seu valor vazio ou ser inexistente, este parâmetro será exibido também em branco, pois não haverá um valor válido para mostrar.
Por padrão, a marca d'água trará o nome completo do usuário logado na sessão atual, seguido da data completa atual. Também será possível que sejam utilizados outros campos atrelados ao formulário do Usuário, inclusive campos do tipo E-form que utilizam NeoUser como modelo.
Vale ressaltar que este campo possui limite de 256 caracteres, caso seja inserido um valor inválido no campo, ele retoma para o valor padrão.
Em seguida, é possível selecionar a orientação do texto, podendo ser exibido em diagonal, horizontal ou vertical, dependendo da seleção.
Além disso, também é possível definir se a marca vai se repetir ao longo das páginas do arquivo ou se será exibida apenas uma vez centralizada em cada página.
Nota
Importante ressaltar que, ao alterar a orientação para diagonal ou vertical e/ou aplicar a marca d'água com repetição, é possível que haja um impacto no tempo de carregamento das páginas desse arquivo em tela, devido às rotações e aplicações de informações, tendo influência da quantidade de páginas que o arquivo possua.
Outra opção disponível, é a definição da cor da marca d'água usando o código hexadecimal e também pelo componente de seleção de cor, exibido ao lado do campo texto.
Lembrando que o campo digitável da cor, só aceita a inserção de números e letras. Caso o valor inserido seja inválido ou vazio, ele retornará para o valor padrão #808080.
Também está disponível a opção de definir o nível de opacidade da marca d'água em sua exibição dentro dos arquivos.
Por padrão o valor é de 40%, entretanto, é possível alterá-lo para qualquer número inteiro entre 0 e 100, sendo 0 uma marca d'água totalmente transparente.
Por fim, é possível definir se será permitida a visualização de arquivos configurados com marca d'água pelo FusionBOX.
Por padrão, essa configuração será selecionada com a opção Não Permitir, nesse caso, esses documentos não poderão ser visualizados por meio do FusionBOX. Ao alterar essa opção para Permitir, a função de visualizar documentos via FusionBOX será habilitada.
Atenção
É importante destacar que a marca d'água não é compatível com o FusionBOX. Mesmo que a configuração permita a visualização pelo FusionBOX, a marca d'água não será exibida.
Atenção
Em casos onde o Tipo de Documento possuir vários arquivos distintos para exibir, o Fusion utilizará o mesmo padrão de marca d'água para todos esses. Dessa forma, cabe ao usuário definir a configuração mais adequada que atenda todos os arquivos que utilizam o mesmo Tipo.
Após configurar a marca d'água, ela ficará disponível conforme imagem abaixo.
No caso, configurada na posição diagonal com o texto, cor e opacidade padrão.
Nota
Caso o arquivo possua um Documento Relacionado de um Tipo de Documento distinto sem a marca d'água configurada/habilitada, o Fusion irá reconhecer as configurações diferentes de cada um e somente exibirá a marca nas devidas páginas. Inclusive, mostrará as diferentes configurações de cada marca d'água, caso houver.
Atenção
A marca d'água é aplicada apenas nos visualizadores padrões do Fusion (Visualizador Universal e Visualizador PDF), portanto, não será contemplada a presença da marca d'água no Visualizador do Fusion APP (Mobile), no Visualizador em modo de Assinatura Eletrônica, nem nos arquivos abertos através do FusionBOX ou ao realizar o download de um documento.
Atenção
Lembrando que a aplicação da marca d'água é aplicada apenas em documentos do módulo de Documentos e não em arquivos incluídos como anexos dentro de processos.
Entretanto, dentro de um processo é possível ter um campo do tipo E-form onde o arquivo de um documento também pode ser visualizado. Nesse caso, a marca d'água ainda deverá ser exibida.
Configurando Customização
A Classe Java serve para facilitar a inserção de uma customização no seu Tipo de documento. Podendo criar outros cenários conforme desejar.
Após a conclusão das configurações de customização, clique em Salvar.
Etapa Permissões
D – Permissões: As permissões a respeito de documentos podem possuir até três etapas de permissões. A primeira é em tipos de documentos, onde estão as permissões amplas. Ao configurar um tipo de documento é muito importante definir as permissões, na aba de permissões deverá exibir a tela a seguir:
A primeira etapa será para configurar as permissões do tipo de documento, ou seja, definir quem terá acesso para editar as configurações do tipo, por padrão vem definido que todos os usuários que tem perfil de administrador GED podem realizar alterações no tipo documental, como mostra na imagem a seguir:
Para alterar essa configuração clique no campo onde está selecionado Todos os administradores GED então exibirá a listagem de usuários, selecione os usuários que deverão ter acesso para editar o tipo de documento:
Atenção
Só terá acesso a edição do tipo de documento usuários que tenham perfil de administrador GED.
Podem ser inseridos quantos usuários, papéis ou grupos forem necessários. A partir do momento que algum usuário, papel ou grupo for escolhido, a opção Todos os administradores GED sairá das configurações:
Atenção
Se os usuários configurados para permissões de gerenciamento do tipo de documento, forem excluídos do campo, então a opção Todos os administradores GED voltará automaticamente.
A próxima etapa é configurar os usuários que terão acesso a publicar documentos com este tipo de documento, por padrão o campo vem vazio, ou seja, todos os usuários tem permissão para utilizar esse tipo de documento, porém, também é possível deixar esse campo vazio para que as permissões sejam herdadas das configurações de pastas ou dos documentos publicados com o tipo:
Ao clicar no campo vazio será exibida a listagem de usuários para que o usuário possa selecionar os usuários, grupos e papéis e configurar permissões especificas.
Ao selecionar um ou mais usuários/papéis/grupos serão exibidas as opções para que seja definida as permissões para os mesmos, por padrão todas as opções vêm marcadas como permitir, conforme mostra na imagem a seguir:
As permissões sobre as ações de Visualizar, Criar, Editar, Remover, Emitir cópia controlada, Download copiar e imprimir, podem ser permitidas ou negadas.
Ao permitir uma ação, significa que o usuário/papel/grupo poderá realizar aquela ação sobre o tipo de documento. Ao negar uma ação, significa que o usuário/papel/grupo não poderá realizar aquela ação sobre o tipo de documento, nem nada posterior ao tipo de documento, como a publicação de um documento com aquele tipo.
Atenção
Ao não marcar as opções de permitir ou negar, o sistema entende que nesse momento essa ação está sendo negada, porém ela pode ser modificada mais tarde em algo posterior ao tipo de documento.
Pois as permissões são herdadas em cada configuração, nesse caso respeita as configurações definidas no tipo de documento, depois as configurações da pasta e por último as definidas diretamente no documento.
Ao selecionar as opções Criar, Editar, Remover, Emitir cópia controlada e Download, copiar e imprimir automaticamente a opção de Visualizar é marcada, pois é necessário que o usuário tenha acesso a visualizar para que possa realizar outras ações no documento.
Após configurar as permissões clique em Salvar e o tipo de documento será salvo atualizado com as novas configurações.
Etapa Cópia
E – Cópia: A impressão de cópia controlada foi criada para realizar o controle dos documentos que estão sendo impressos. Para realizar a configuração de cópia controlada é necessário acessar o tipo de documento que irá receber essa configuração, na etapa Cópia a tela disponível é conforme a seguinte imagem:
Por padrão a opção de cópia controlada vem desativada para o usuário, então é necessário clicar em Não irá permitir e será exibido a opção para que o usuário possa ativar a cópia controlada, como mostra na imagem a seguir:
Ao clicar na opção Irá permitir serão habilitadas as configurações da cópia controlada para preenchimento:
Primeiramente exibe as configurações padrões de cópia controlada (para saber mais sobre configuração de cópia controlada no sistema, acesse Configurações do Sistema (link para configurações do sistema)), caso seja necessário que a cópia seja personalizada, clique em Padrão do Sistema e alterar para a opção Personalizada, então as opções da cópia ficaram editáveis, como mostra a imagem a seguir:
Agora é necessário selecionar qual será o tipo de cópia que o tipo de documento vai permitir, os tipos de cópia são:
- Cópia Controlada: Possui um controle de utilização e distribuição.
- Cópia Não Controlada: Não possui controle de utilização ou distribuição.
- Ambas: Será permitido a realização dos dois tipos de cópia.
Para selecionar o tipo de cópia desejada e clique sobre a opção escolhida, ao clicar em Controlada irá exibir conforme mostra a seguinte imagem:
É possível alterar a marca d'água que será exibida no documento ao gerar cópia controlada, para isso insira o texto que deseja que seja informado na cópia e clique fora do campo, então a frase será atualizada. Você poderá utilizar marcações bem como $ para selecionar campo de formulário e % para constantes e campos da cópia controlada:
Nota
É possível pegar a data de expiração da cópia e a data de expiração do documento. Para retornar essas informações é necessário informar os seguintes parâmetros:
• #copy.expirationDate (data de expiração da cópia) • $expirationDate (data de expiração do documento)
Atenção
Quando o tipo de cópia estiver selecionado com a opção Não Controlada não permitirá alterar o campo marca d'água.
A frase da marca d'água, será exibida no documento de exemplo abaixo das configurações, em todas as posições possíveis que serão configuradas posteriormente.
A próxima etapa de configuração da cópia personalizada é para selecionar o formato que será aceito gerar a cópia, os disponíveis são:
- Digital: Cópia no formato PDF para download.
- Impresso: Cópia no formato físico impresso.
- Ambos: Aceitará cópia nos dois formatos disponíveis.
Ao gerar cópia controlada de um documento é possível gerar um protocolo, que é uma página de capa com informações gerais de documento:
Por fim selecione em que local a marca d'água será exibida, o sistema libera cinco opções: Topo, centro, rodapé, lateral direita ou lateral esquerda.
Clique em cima da opção desejada na imagem do documento para que esteja configurado. A posição escolhida ficará com o ícone verde ao lado, como mostra na imagem a seguir:
Então clique em Salvar e o tipo de documento será salvo com as configurações de cópia.
Etapa Social
F – Social: É possível relacionar assuntos diretamente na configuração do tipo de documento, para que quando um documento seja publicado, automaticamente relacione o assunto configurado. Essa configuração permite que usuários que seguem um determinado assunto sejam notificados da publicação ou alteração de um documento do seu interesse. Para saber mais sobre Assuntos, acesse Gestão de Assuntos (link para gestão de assuntos). Ao acessar a aba Social, será exibida a seguinte imagem:
Ao clicar no campo Assuntos irá exibir a listagem de assuntos já cadastrados no sistema, então clique nos assuntos desejados, como mostra na imagem abaixo:
Selecione quantos assuntos quiser.
Atenção
Os assuntos relacionados diretamente no tipo de documento não poderão ser removidos durante a publicação do documento.
Após selecionar os assuntos, clique em Salvar para que o tipo de documento seja salvo.